Netiquette que debes saber
Mentres todos usan o correo electrónico para polo menos algunhas comunicacións empresariais cada mes, algúns de nós utilizaremos o correo electrónico como ferramenta diaria para facer o noso traballo profesional. Usaremos o correo electrónico para comunicarnos cos clientes, compañeiros de equipo, superiores e posibles novas contratacións ou posibles novos empregadores. E si, estas persoas xulgannos pola nosa capacidade de crear unha mensaxe escrita clara e profesional.
A etiqueta de correo electrónico, ou 'netiquette', foi ao redor dos 27 anos da World Wide Web. Netiquette é un conxunto de directrices amplamente aceptadas para mostrar o respecto e a competencia no seu correo electrónico. Desafortunadamente, hai xente que nunca tomou o tempo para aprender netiquette de correo electrónico para os axustes de negocios. Aínda peor: hai persoas que confunden a netiquette de correo co estilo solto e informal de mensaxes de texto.
Non deixes que un correo mal elaborado mate a túa credibilidade cun cliente ou un empresario superior ou potencial. Aquí están as regras de netiquette de correo electrónico que che servirán ben e que lle aforrará vergoña no lugar de traballo.
01 de 10
Insira o enderezo de correo electrónico como o último que fai antes de enviar.
Isto parece contrario intuitivo, pero esta é unha forma excelente. Espera ata o final da súa escrita e corrección antes de engadir o enderezo de correo electrónico ao encabezado do correo electrónico. Esta técnica gardarache a vergoña de enviarlle a mensaxe de forma accidental antes de que remate o contido e a corrección.
Isto é especialmente crítico para un correo electrónico máis longo que ten contido sensible, como enviar unha solicitude de emprego, responder a unha pregunta do cliente ou comunicar malas noticias ao teu equipo. Nestes casos, a diferenza do enderezo de correo electrónico engade seguridade cando necesitas alejarte do teu correo por un tempo para recoller os teus pensamentos e ensaiar as túas palabras na túa mente.
Se está respondendo a un correo electrónico e considera que o contido ten sensibilidades, simplemente elimine temporalmente o enderezo de correo electrónico do destinatario ata que estea listo para enviar e despois engada a dirección. Pódese alternativamente cortar e pegar o enderezo de correo electrónico do destinatario nun ficheiro de Bloc de Notas ou a páxina de OneNote, escribir o correo electrónico e, a continuación, cortar e pegar a dirección de correo electrónico de volta.
Créanos con isto: unha liña de enderezo de correo electrónico en branco durante a súa autoría aforrarache un día un gran pesar.
02 de 10
Comprobe tres veces que está enviando un correo electrónico á persoa correcta.
Isto é especialmente importante se traballas nunha gran empresa ou departamento do goberno. Cando estea enviando un correo electrónico sensíbel a "Mike" ou a "Heather" ou a "Mohammed", o seu programa de correo electrónico quererá teclear o enderezo completo de xeito preditivo. Os nomes máis populares como estes terán moitos resultados na súa axenda de enderezos da empresa , e podes enviar un grouchy accidentalmente máis tarde ao seu vicepresidente ou unha resposta confidencial ás persoas que teñan contabilidade.
Grazas á regra de netiquette número 1 anterior, deixaches dirixíndose ao final, así que a verificación triple do enderezo de correo electrónico do destinatario debería ir sen problemas como o último paso antes de enviar.
03 de 10
Evite "Responder a todos", especialmente nunha gran empresa.
Cando recibe unha transmisión enviada a decenas de persoas, é prudente responder só ao remitente. Isto é especialmente verdadeiro se se trata dunha empresa transmitida con grandes listas de distribución.
Por exemplo: o xestor xeral envía unha mensaxe a toda a compañía sobre o estacionamento no lote sur e pide ás persoas que respecte os postos numerados e asignados aos que pagan os empregados. Se fai clic en "responder a todos" e comece a queixarse de que outros empregados invaden o seu vehículo persoal e rabuñan a súa pintura, poderían prexudicar o avance da súa carreira converténdose na compañía shmuck.
Ninguén quere recibir mensaxes que non lle sexan de aplicación . Aínda máis, ninguén se agradece reclamando ao grupo ou escoitando sobre as súas queixas persoais transmitidas nun formato de transmisión.
Evite este falso paso e use a resposta individual ao remitente como a acción predeterminada. Definitivamente vexa tamén a regra n. 9 a continuación.
04 de 10
Use saúdos profesionais en lugar de expresións coloquiales.
A mellor forma de comezar un correo electrónico profesional é algunha das seguintes versións:
1. Boa tarde, a señora Chandra.
2. Ola, equipo de proxecto e voluntarios.
3. Ola, Jennifer.
4. Bo día, Patrick.
NON, en ningún caso, use o seguinte para iniciar un correo electrónico profesional:
1. Ei,
2. Sup, equipo!
3. Ola, Jen.
4. Mornin, Pat.
As expresións coloquiales como 'hey', 'yo', 'sup' poden parecerle amigables e cálidas, pero realmente erosionan a súa credibilidade nunha configuración empresarial. Aínda que seguramente pode usar estes coloquialismos na conversa unha vez que teña unha relación de confianza coa outra persoa, é mala idea empregar estas palabras nun correo electrónico empresarial.
Adicionalmente, é mala forma de incorporar atallos de ortografía, como 'mornin'. É moi mala forma de acurtar o nome de alguén (Jennifer -> Jen) a menos que esa persoa te pide expresamente que fagas iso.
Do mesmo xeito que ocorre con calquera comunicación empresarial intelixente, é intelixente errar ao carón de ser demasiado formal e demostrar que cree na etiqueta e no respecto.
05 de 10
Revisa cada mensaxe, coma se a súa reputación profesional dependese dela.
E, de feito, a súa reputación é facilmente desmantelada por mala gramática, mala ortografía e palabras mal escollidas.
Imaxina como o teu profesionalismo terá un éxito se envia accidentalmente " Debes verificar a túa metanfetamina , Ala " cando realmente quería dicir " necesitas verificar a túa matemática, Alma" . Ou se di " podo facer unha intervención mañá " cando quería dicir " podo facer unha entrevista mañá ".
Revisa todos os correos electrónicos que envias; faga como se a súa reputación profesional depende dela.
06 de 10
Unha liña de asunto concisa e clara conseguirá marabillas (e axudarache a ler).
A liña de asunto é un título para a comunicación e unha forma de resumir e etiquetar o seu correo electrónico para que poida atopalo máis tarde. Debería resumir claramente o contido e calquera acción desexada.
Por exemplo, unha liña de asunto: "café" non está moi claro.
En vez diso, proba "Preferencias de café de persoal: a túa resposta é necesaria"
Como segundo exemplo, a liña do asunto "a túa solicitude " é demasiado vaga.
En vez diso, proba unha liña de asunto máis clara como: "A túa solicitude de aparcamento: necesítanse máis detalles" .
07 de 10
Use só as dúas fontes clásicas: variantes Arial e Times Roman, con tinta negra.
Pode ser tentador engadir caras de fontes e cores elegantes para o seu correo electrónico para que sexa chamativo, pero é mellor usar negro 12-pt ou 10-pt Arial ou Times New Roman. Variantes semellantes como Tahoma ou Calibri tamén están ben. E se está chamando a atención sobre unha frase ou bala específica, a tinta vermella ou a fonte en negra pode ser moi útil con moderación.
O problema é cando os teus correos electrónicos comezan a ser incoherentes e desenfocados ou comezan a transmitir un descoido ou actitude perturbadora da túa parte. No mundo dos negocios, a xente quere comunicacións de confianza e claras e breves, non decorativas e distraídas.
08 de 10
Evite o sarcasmo e os tons negativos / atrevidos, custe o que custe.
O correo electrónico sempre non permite transmitir inflexión vocal e linguaxe corporal. O que pensas que é directo e sinxelo pode realmente atoparse tan duras e significativas unha vez que se coloca no teu correo electrónico. Non usar as palabras "por favor" e "grazas" causará correntes negativas. E o que consideras chistoso e lixeiro realmente pode transmitir como condescendiente e groseiro.
Entregar un ton respetuoso e un comportamento agradable no correo electrónico leva a práctica e moita experiencia. Axuda cando leu o correo electrónico en voz alta, ou mesmo alguén antes de envialo. Se algo sobre o correo electrónico parece medio ou severo, despois volveo a escribir.
Se aínda está preso de como transmitir o ton de algo nun correo electrónico, considere seriamente levantar o teléfono e entregar a mensaxe como unha conversa.
Teña en conta que: o correo electrónico é para sempre, e unha vez que envíe esa mensaxe, nunca poderá recuperala.
09 de 10
Supoña que o mundo lerá o seu correo electrónico, así que planifique así.
En realidade, o correo electrónico é para sempre. Pode ser reenviado a centos de persoas en segundos. Pódese convocar a aplicación da lei e os auditores fiscais se algunha vez houbo unha investigación. Ata pode facelo nas noticias ou nas redes sociais.
Esta é unha responsabilidade ampla e atemorizante, pero é unha que temos todos: o que escribe nun correo electrónico podería facilmente converterse en coñecemento público. Selecciona as túas palabras con atención e, se pensas que existe algunha posibilidade de que che poida morder, considere seriamente non enviar a mensaxe.
10 de 10
Sempre remate cunha pequena clase "grazas" e un bloque de sinatura.
O poder de niceties como "grazas" e "por favor" son imbéciles. Ademais, os segundos extra para incluír o seu bloqueo de sinatura profesional fala volumes sobre a súa atención aos detalles e que asume a propiedade das súas comunicacións marcando o seu nome e información de contacto.
Ola, Shailesh.
Grazas pola súa consulta sobre os nosos servizos de bordados en TGI Sportswear. Estaría moi feliz de falar contigo no teléfono para contarche máis sobre as opcións das nosas chaquetas deportivas para o teu equipo. Tamén poderiamos ter que visitar a nosa sala de exposicións máis tarde esta semana, e podo mostrarlle as nosas mostras en persoa.
¿Que número podo chamalo? Estou dispoñible para falar despois das 1:00 p.m. hoxe.
Grazas,Paul Giles
Director de Servizos ao Cliente
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"A túa marca é o noso foco"