Consellos simples para organizar un seminario baseado na web
Nunha época en que os orzamentos de eventos están a ser cortados e o acceso a Internet de banda ancha está a medrar, os webinars están cada vez máis populares. Os seminarios web son seminarios baseados na web, que normalmente inclúen máis de 30 participantes e serven para realizar presentacións, talleres, conferencias e reunións a grande escala. Dado que os seminarios se realizan en liña, permiten ás empresas aforrar diñeiro en viaxes, catering e locais, todos os cales son gastos asociados comúnmente a seminarios cara a cara. Non obstante, debido á súa gran asistencia, os webinars necesitan unha planificación coidadosa para ter éxito. É por iso que os que planean a hospedaxe dun seminario web necesitan levar o seu tempo para garantir que accedan correctamente a todos os pasos necesarios que garantan o éxito do webinar.
Para axudarche a organizar o teu seminario web, resaltei os pasos máis importantes que debes seguir a continuación.
Elixe unha data con antelación
O primeiro que debes facer ao planificar un seminario web ou unha serie de seminarios web é facer referencia a un calendario de festas e eventos con antelación. Teña en conta que invitará a varias persoas con horarios ocupados, así que lles avale o suficiente para dar tempo ao seu webinar. Por exemplo, a semana anterior ao descanso de Nadal podería estar moi ocupada, xa que a xente está a tentar atinar moitas puntas sen soltar antes de ir de vacacións. Considerando atentamente as datas escollidas, pode asegurar a máxima asistencia.
Asegúrese de obter o tempo
Considere as diferenzas de zona horaria; Se estás na costa oeste, pero tamén invitando aos participantes da costa este (e viceversa), non programes un seminario web para cando os teus participantes estarán fóra da oficina. Ademais, non programe o seu seminario demasiado próximo ao final do día: este é o momento en que os seus participantes queren desentenderse e ver o que eles aínda teñen que facer para facelo a tempo a tempo. Se invitas a xente doutros países, escolle un tempo que xeralmente pode funcionar para todos os participantes (o que é raro) ou planea manter o teu webinar varias veces a conta para diferentes zonas horarias.
Elixe a túa ferramenta webinar
A maioría das ferramentas de encontros en liña teñen opcións de webinar, só tes que elixir o plan que corresponde ao número de participantes que espera invitar. Proba as distintas ferramentas dispoñibles e elixe o que posúe as funcións e funcionalidades que máis lles convén. Dependendo do tipo de webinar que presentarás, é posible que teñas que cambiar facilmente os altofalantes ou rexistrar o webinar para publicar en liña. Busca todas as funcións de varias ferramentas diferentes e seguro atoparás o software perfecto para a túa ocasión. Asegúrese de que unha vez que escolleu a ferramenta, o seu provedor está disposto a adestrala para que poida aproveitar o máximo do seu webinar.
Practica o desenvolvemento dun webinar
Como anfitrión, espérase que o webinar funcione sen problemas. Non hai escusas por non saber como cambiar de altofalante, facer unha enquisa ou gravar o webinar, por exemplo. Convida a algúns compañeiros a axudar a probar a ferramenta varias veces despois da súa formación co proveedor. Asegúrese tamén de que todos os presentadores estean familiarizados coa ferramenta webinar.
Desenvolve unha axenda e invitación
Antes de invitar á túa audiencia, configure o teu webinar coidadosamente. Pense en canto tempo durará o seu webinar e os principais elementos que desexa discutir na orde que desexa discutir. Tamén planea unha sesión de preguntas e preguntas, xa que os seus asistentes probablemente terán algunhas preguntas ao final da súa presentación. A continuación, esboza a axenda na invitación. Este é o xeito máis doado para os seus participantes saber se o seu webinar será relevante para eles. A invitación tamén debería incluír unha ligazón que permita aos seus participantes conectarse ao webinar, así como un número de chamada, no caso de que prefiren escoitar por teléfono.
Invita ao teu público
Pense coidadosamente sobre o que quere presentar e elixa o seu público de conformidade. Asegúrese de realizar un seguimento das túas respostas, así que xa sabes quen asistirá ao teu seminario web. Ao seguir de cerca a súa lista de asistentes, poderá planificar o seu seguimento por diante.
Planifica a túa presentación
Teña en conta que as mellores presentacións de reunións en liña son moi visuais e atractivas. Se está a usar PowerPoint, por exemplo, non cram diapositivas só con palabras. Inclúe imaxes que sexan relevantes para o que estás a presentar. Tamén pode usar video e ata xogos en liña, se é o caso, para que a súa presentación pase vida. Algúns planificadores webinar incluso envían materiais ás oficinas dos participantes antes da reunión. Aprende a pensar de forma creativa e o teu seminario web cobrará vida.
Grave o teu webinar
Ao facer unha gravación do seu webinar dispoñible, os que desexen revisar parte da discusión ou aqueles que non puideron facelo, poden escoitar o que se dixo no seu propio tempo. Se está ligando o seu sitio web a unha campaña de mercadotecnia en liña, pode empregar a gravación en calquera correo que envíe, reforzando a súa mensaxe.
Seguimento
Do mesmo xeito que as reunións en liña, o seguimento dun webinar é moi importante. Lembra aos seus participantes do que se discutiu e realiza unha enquisa para recoller os seus pensamentos sobre como se fixo o webinar. Se planea outro seminario web que poida interesarlle ao público, asegúrese de informarlles se poden esperar unha invitación.
Revisa os teus comentarios
Asegúrese sempre de revisar os comentarios que recibiu nos seus seminarios. Así podes mellorar os teus próximos. Preste especial atención aos comentarios relacionados coa presentación, xa que compón o núcleo do webinar.