Como protexer os arquivos de Microsoft Office

Dependendo da versión de Microsoft Office que está a usar, pode conter varias aplicacións. A oferta base normalmente contén Word, Excel, PowerPoint e Outlook. PowerPoint non parece ofrecer ningunha seguridade inherente, pero Word, Excel e Outlook proporcionan un nivel de cifrado.

Protexendo documentos de Word

Para documentos de Microsoft Word (Word 2000 e máis recente), pode escoller un maior nivel de seguridade ao gardar un ficheiro. En vez de simplemente facer clic en "Gardar", faga clic en Ficheiro e , a continuación, Gardar como e siga estes pasos:

1. Fai clic en Ferramentas na esquina superior dereita do cadro de diálogo Gardar ficheiro
2. Fai clic en Opcións de seguridade
3. A caixa de opcións de seguridade fornece varias opcións:
   • Pode introducir un contrasinal na caixa ao lado de Contrasinal para abrir se quere que o ficheiro sexa completamente inaccesible sen o contrasinal
   • En Word 2002 e 2003, pode facer clic no botón Avanzado á beira da caixa de contrasinal para escoller un maior nivel de cifrado que é aínda máis difícil de entrar
   • Pode introducir un contrasinal na caixa ao lado de Contrasinal para modificar se está ben para que outros abran o ficheiro, pero quere restrinxir quen pode facer cambios no ficheiro
4. Na parte inferior da caixa de Opcións de seguridade tamén se proporcionan algunhas opcións para protexer a privacidade do documento:
   • Elimina información persoal das propiedades do ficheiro en gardar
   • Avisa antes de imprimir, gardar ou enviar un ficheiro que conteña cambios ou comentarios seguidos
   • Almacena o número aleatorio para mellorar a precisión da fusión
   • Fai visible o visor oculto ao abrir ou gardar
5. Faga clic en Aceptar para pechar a caixa de Opcións de seguridade
6. Seleccione un nome para o seu ficheiro e faga clic en Gardar

Protexendo os ficheiros de Excel

Excel ofrece un estilo de protección moi parecido a Microsoft Word. Só ten que premer en File , Save As e siga estes pasos:

1. Fai clic en Ferramentas na esquina superior dereita do cadro de diálogo Gardar ficheiro
2. Fai clic en Opcións xerais
3. Pode introducir un contrasinal na caixa ao lado de Contrasinal para abrir se quere que o ficheiro sexa completamente inaccesible sen o contrasinal
   • Pode facer clic no botón Avanzado á beira da caixa de contrasinal para escoller un maior nivel de cifrado que sexa aínda máis difícil de entrar
4. Pode introducir un contrasinal na caixa ao lado de Contrasinal para modificar se está ben para que outros abran o ficheiro, pero quere restrinxir quen pode facer cambios no ficheiro
5. Faga clic en Aceptar para pechar a caixa de Opcións xerais
6. Seleccione un nome para o seu ficheiro e faga clic en Gardar

Protexendo arquivos PST de Outlook

A sinatura e cifrado real das mensaxes de correo electrónico entrantes ou saíntes e os seus arquivos adxuntos é un problema por separado que se explicará outra vez. Non obstante, se pasas a exportar datos desde as túas carpetas de Microsoft Outlook nun ficheiro PST, podes engadir protección para asegurar que os demais non sexan accesibles. Simplemente siga estes pasos:

1. Faga clic en Ficheiro
2. Seleccione Importar e Exportar
3. Escolla Exportar nun ficheiro e faga clic en Seguinte
4. Selecciona o ficheiro de cartafol persoal (.pst) e fai clic en Seguinte
5. Escolla o cartafol ou cartafoles que desexa exportar (e seleccione a caixa para incluír subcartafoles se o desexa) e logo prema en Seguinte
6. Escolla unha ruta de saída e nome de ficheiro e seleccione unha das opcións para o seu ficheiro de exportación e prema Finalizar
   • Substituír duplicados cos elementos exportados
   • Permitir que se creen elementos duplicados
   • Non exporte elementos duplicados
7. En Configuración de cifrado , elixe unha das seguintes opcións
   • Non hai cifrado
   • Cifrado comprimible
   • Alta codificación
8. Na parte inferior da pantalla, introduza un contrasinal para usar para abrir o ficheiro PST encriptado (debes introducir o mesmo contrasinal nos dous caixas para verificar que escribiches o contrasinal do xeito que queres, se non podes abrir o teu propio ficheiro)
   • Seleccione se desexa Gardar este contrasinal ou non tamén na súa lista de contrasinais
9. Fai clic en Aceptar para completar a exportación do ficheiro

(Editado por Andy O'Donnell)