Se che gusta a maioría dos usuarios, probablemente non gastes demasiado tempo pensando en que nomear os teus documentos cando os garda. Desafortunadamente, isto pode dificultarche atopar o ficheiro que queres sen un pouco de busca. Podes ter que abrir varios arquivos para atopar o que queiras.
Desenvolver un sistema de nomenclatura para os seus documentos e poñerse a costume de usalo aforrará tempo e frustración cando chega a hora de localizar o documento que necesita. En vez de buscar numerosos documentos con nomes de arquivos imprecisos, un sistema de nomeamento axudarache a acelerar a túa busca.
O sistema de nomeamento correcto
Non hai un camiño correcto para nomear os teus ficheiros e os sistemas de nomeamento varían de usuario a usuario. O importante é atopar o método que ten sentido para ti, e logo aplicalo de forma coherente. Aquí tes algúns consellos para comezar:
- Inclúe a data en que se compuxo o documento no seu nome de ficheiro: este é potencialmente un dos elementos máis útiles para incluír nun nome de ficheiro, especialmente cando se trata de correspondencia. Mesmo se non recorda exactamente cando compuxo un documento, probablemente será capaz de limitar a súa busca a un período de tempo específico.
- Inclúe o nome do destinatario no seu nome de ficheiro: Esta é unha práctica particularmente valiosa cando se traballa con letras, pero pode ser un elemento práctico para outros tipos de documentos, como contratos, notas e notas.
- Indique que tipo de documento ten o ficheiro: de novo, isto parecerá dado a algúns usuarios, e iso é porque é unha parte tan importante do nome dun ficheiro. Se está a buscar unha carta que escribiu, pode eliminar un ficheiro que teña "contrato" ou "notas" no nome.
- Preste atención á forma en que ordena os elementos do nome do ficheiro: aínda que isto non o axude a diferenciar os seus ficheiros, axudaralle a ordenalos cando estea buscando. Usando os controis de selección no cadro de diálogo Abrir en Word ou no Explorador de Windows, pode ordenar os seus ficheiros alfabéticamente (ou numéricamente) para que sexan ordenados polo primeiro carácter no nome do ficheiro.
Esta non é unha lista exhaustiva de consellos para nomear arquivos, pero é un bo lugar para comezar. Unha vez que inicia unha práctica de nomear os teus ficheiros dun xeito coherente, desenvolverás un sistema que funcione mellor para ti e que probabelmente teñas algúns trucos.