Rompendo a diferenza entre unha folla de cálculo e unha base de datos
Unha das razóns polas que as empresas dubidan en utilizar Microsoft Access é a falta de comprensión da diferenza entre unha folla de cálculo e unha base de datos. Isto leva a moitas persoas a crer que o seguimento da información do cliente, as ordes de compra e os detalles do proxecto nunha folla de cálculo é adecuada ás súas necesidades. O resultado final é que é difícil manter o control de configuración, os arquivos perden a corrupción e os empregados accidentalmente sobrescriben a información pertinente. Con un pouco de coñecemento sobre o poder e moitos usos dunha base de datos, é máis doado para as pequenas empresas ver cando unha folla de cálculo é suficiente para un traballo e cando se debe crear unha base de datos.
É importante ter unha comprensión básica do que é unha base de datos. A maioría das persoas accederon a bases de datos antes, como as da biblioteca pública, pero simplemente a utilización deles non deixa en claro como as follas de cálculo e as bases de datos son diferentes. Pasar uns minutos aprendendo sobre bases de datos axudará a facer máis clara a comparación.
Organización de datos
Quizais a diferenza máis evidente entre unha folla de cálculo e unha base de datos é a forma de organizar os datos. Se os datos son relativamente planos, unha folla de cálculo é perfecta. A forma de determinar se unha táboa plana é mellor, pregunta se todos os puntos de datos se poden trazar facilmente nunha táboa ou nunha táboa? Por exemplo, se unha empresa quere rastrexar as ganancias mensuais ao longo dun ano, unha folla de cálculo é perfecta. As follas de cálculo están destinadas a manexar moitos do mesmo tipo de datos, mapeando o progreso dalgúns puntos clave.
En comparación, as bases de datos teñen unha estrutura de datos relacional. Se o usuario tiña datos, haberá moitos puntos a ter en conta. Por exemplo, se unha empresa quere seguir os seus ingresos mensuais e comparalos cos competidores nos últimos cinco anos, hai unha relación entre estes puntos de datos, pero non un só foco. Facer unha única táboa para informar resultados será difícil, se non imposible. As bases de datos están deseñadas para facilitar aos usuarios a xerar informes e realizar consultas.
Complexidade de datos
A forma máis sinxela de comparar se os datos deben ser mantidos nunha folla de cálculo ou unha base de datos é analizar a complexidade dos datos. Isto axuda a aclarar como se deben organizar os datos se o usuario aínda non está seguro.
Os datos da folla de cálculo son simples. Pódese engadir fácilmente a unha única táboa ou a unha gráfica e engadiuse a unha presentación sen ter que excluír a información. É fácil de manter, xa que só hai algúns valores numéricos clave. Se só se necesitan algunhas filas e columnas, os datos mellor gardados nunha folla de cálculo.
As bases de datos albergan moitos tipos diferentes de datos que teñen relación cos outros datos da base de datos. Por exemplo, as empresas gardan unha cantidade importante de datos sobre os seus clientes, de nomes e enderezos ao pedido e ás vendas. Se un usuario intenta recompilar miles de filas nunha folla de cálculo, as probabilidades son boas que se deben mover a unha base de datos.
Repetición de datos
Só porque os datos deben ser actualizados non significa necesariamente que se precise unha base de datos. Haberá os mesmos datos repetidos constantemente? E a empresa está interesada en seguir eventos ou accións?
Se os puntos de datos cambian pero o tipo de datos é o mesmo e rastrexa un único evento, esa información probablemente sexa plana. Un exemplo é o importe das vendas ao longo dun ano. O período de tempo cambiará e os números fluctuarán e non haberá datos repetidos.
Se algunhas partes dos datos permanecerán iguais, como a información do cliente, mentres que outros cambian, como o número de pedidos e a puntualidade dos pagos, as probabilidades son que se están a seguir as accións. É cando se debe empregar unha base de datos. As accións teñen moitos compoñentes diferentes para eles e tentar rastrexar a todos requiren unha base de datos.
Obxectivo primario de datos
As follas de cálculo son excelentes para eventos que non requiren o seguimento de moitos aspectos. Para proxectos que precisan dunha ou dúas gráficas ou táboas para unha presentación antes de ser arquivada, unha folla de cálculo é o mellor camiño a percorrer. Se o equipo ou a empresa deben poder calcular resultados e determinar as porcentaxes, é por iso que as follas de cálculo son as máis útiles.
As bases de datos son para proxectos máis longos nos que os datos poden usarse unha e outra vez. Se se necesitan notas e comentarios, os datos deben ser trasladados a unha base de datos. As follas de cálculo non foron deseñadas para rastrexar os detalles, só algúns puntos numéricos clave.
Número de usuarios
O número de usuarios podería ser o factor decisivo sobre a utilización dunha folla de cálculo ou base de datos. Se un proxecto require que un gran número de usuarios poidan actualizar datos e facer cambios, isto non debería facerse nunha folla de cálculo. É moito máis difícil manter o control de configuración axeitado cunha folla de cálculo. Se hai só algúns usuarios para actualizar os datos, xeralmente entre tres e seis, unha folla de cálculo debería ser adecuada (aínda que asegúrese de establecer regras antes de avanzar con ela).
Se todos os participantes dun proxecto ou departamentos completos precisan facer cambios, a base de datos é a mellor opción. Mesmo se unha empresa é pequena e só ten unha ou dúas persoas no departamento agora, considere cantas persoas poidan terminar nese departamento en cinco anos e preguntar se todos deben facer cambios. Canto máis usuarios que precisen de acceso, máis probable é que unha base de datos sexa a mellor opción.
Tamén debe ter en conta a seguridade dos datos. Se hai moita información confidencial que debe ser asegurada, as bases de datos ofrecen unha mellor seguridade. Antes de facer a mudanza, asegúrese de ler sobre os problemas de seguridade que deben ter en conta antes de crear unha base de datos.
Se estás preparado para facer o mergullo, lea o noso artigo Convertendo follas de cálculo a bases de datos para comezar a súa viaxe.