Unha introdución ás características e fundamentos
¿Estás abrumado polas grandes cantidades de datos que hai que seguir na túa organización? Quizais estea a usar actualmente un sistema de arquivo en papel, documentos de texto ou unha folla de cálculo para realizar un seguimento da súa información crítica. Se está a buscar un sistema de xestión de datos máis flexible, unha base de datos pode ser só a salvación que está a buscar e Microsoft Access 2013 ofrece unha excelente opción.
¿Que é unha base de datos?
No nivel máis básico, unha base de datos é simplemente unha colección organizada de datos. Un sistema de xestión de bases de datos (DBMS) como Microsoft Access, Oracle ou SQL Server fornece as ferramentas de software que precisa para organizar os datos de forma flexible. Inclúe instalacións para engadir, modificar ou eliminar datos da base de datos, facer preguntas (ou consultas) sobre os datos almacenados na base de datos e producir informes que sintetizan os contidos seleccionados.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 ofrece aos usuarios unha das solucións DBMS máis sinxelas e flexibles no mercado hoxe. Os usuarios habituais dos produtos de Microsoft gozarán do aparencia familiar de Windows, así como a estreita integración con outros produtos familiares de Microsoft Office. Para obter máis información sobre a interface Access 2010, lea o noso Tour de interface de usuario de Access 2013 .
Imos examinar primeiro tres dos principais compoñentes de Access que a maioría dos usuarios de bases de datos atoparán: táboas, consultas e formularios. Se aínda non ten unha base de datos de Access, pode querer ler sobre a creación dunha base de datos Access 2013 desde cero ou crear unha base de datos Access 2013 desde unha plantilla.
Táboas de acceso de Microsoft
As táboas constitúen os bloques fundamentais de calquera base de datos. Se estás familiarizado coas follas de cálculo, atoparás táboas de bases de datos extremadamente similares.
Unha táboa de base de datos común pode conter información do emprego, incluíndo características como nome, data de nacemento e título. Poderíase estructurar do seguinte xeito:
- ID de empregado
- Apelido
- Nome
- Título
- Salutación
- Data de nacemento
Examine a construción da táboa e atoparás que cada columna da táboa corresponde a unha característica específica do empregado (ou atributo nos termos da base de datos). Cada liña corresponde a un determinado empregado e contén a súa información. Isto é todo o que hai para iso. Se axuda, pense en cada unha destas táboas como unha lista de información de follas de cálculo. Para obter máis información, lea Agregar táboas a unha base de datos Access 2013
Recuperando información dunha base de datos de acceso
Obviamente, unha base de datos que só almacena información sería inútil: necesitamos métodos para recuperar información tamén. Se simplemente desexa recuperar a información almacenada nunha táboa, Microsoft Access permítelle abrir a táboa e percorrer os rexistros contidos nel. Non obstante, o poder real dunha base de datos reside nas súas capacidades para responder a solicitudes ou consultas máis complexas. As consultas de acceso proporcionan a capacidade de combinar datos de varias táboas e colocar condicións específicas sobre os datos recuperados.
Imaxina que a súa organización require un método sinxelo para crear unha lista dos produtos que actualmente están a vender por enriba do seu prezo medio. Se simplemente recuperou a táboa de información do produto, o cumprimento desta tarefa requiriría unha gran cantidade de clasificación a través de datos e realizando cálculos manuais. Non obstante, o poder dunha consulta permítelle simplemente solicitar que Access devolva só aqueles rexistros que cumpran coa condición de prezo por riba da media. Ademais, pode instruír á base de datos para que só indique o nome eo prezo unitario do elemento.
Para obter máis información sobre o poder das consultas de bases de datos en Access, lea Crear unha consulta simple en Microsoft Access 2013.
Inserir información nunha base de datos de acceso
Ata agora, aprendeu os conceptos de organizar a información nunha base de datos e recuperar información dunha base de datos. Aínda necesitamos mecanismos para colocar información nas mesas en primeiro lugar. Microsoft Access ofrece dous mecanismos primarios para acadar este obxectivo. O primeiro método é simplemente abrir a táboa nunha xanela facendo dobre clic sobre el e engadindo información ao fondo, así como se engadirá información a unha folla de cálculo.
O acceso tamén fornece unha interface de formularios amigable que permite aos usuarios introducir información de forma gráfica e transmitir esa información de forma transparente á base de datos. Este método é menos intimidante para o operador de entrada de datos , pero require un pouco máis de traballo do administrador da base de datos. Para obter máis información, lea Crear formularios en Access 2013
Informes de Microsoft Access
Os informes proporcionan a capacidade de producir rápidamente resumos con formato atractivo dos datos contidos nunha ou máis táboas e / ou consultas. A través do uso de trucos e modelos de acceso directo, os usuarios de bases de datos poden crear informes en literalmente cuestión de minutos.
Supoña que desexa producir un catálogo para compartir a información do produto cos clientes actuais e potenciais. Nos apartados anteriores, descubrimos que este tipo de información podería recuperarse da nosa base de datos a través do uso acertado das consultas. Non obstante, recordemos que esta información foi presentada de forma tabular, non exactamente o material de marketing máis atractivo. Os informes permiten a inclusión de gráficos, formato atractivo e paginación. Para obter máis información, consulte Creación de informes en acceso 2013.