Instrucións paso a paso para introducir datos
Usar o formulario de entrada de datos construído en Excel é un xeito rápido e sinxelo de introducir datos nunha base de datos de Excel.
O uso do formulario permítelle:
- iniciar unha nova táboa de base de datos ou engadir novos rexistros a un xa existente
- Desprácese polos rexistros de datos un a un
- busque rexistros que conteñan información específica
- edite ou elimine rexistros individuais segundo sexa necesario
Sobre como engadir a icona do formulario de entrada de datos á barra de ferramentas de acceso rápido
O formulario de entrada de datos é unha das ferramentas de datos incorporadas de Excel. Para usalo todo o que tes que facer é fornecer os encabezados das columnas para ser usados na túa base de datos, facer clic no ícone do formulario e Excel fará o resto.
Para que as cousas sexan máis retadores, con todo, desde Excel 2007, Microsoft decidiu non incluír o ícono Form na cinta.
O primeiro paso para usar o formulario de entrada de datos é engadir o ícone do formulario á barra de ferramentas de acceso rápido para que o poidamos usar.
Esta é unha operación dunha soa vez. Unha vez engadido, o ícone do formulario permanece dispoñible na barra de ferramentas de acceso rápido.
Atopar o botón de formulario de entrada de datos
A barra de ferramentas de acceso rápido úsase para almacenar atallos ás funcións usadas con frecuencia en Excel. Tamén é onde podes engadir os atallos ás funcións de Excel que non están dispoñibles na cinta.
Unha destas características é o formulario de entrada de datos.
O formulario de datos é un xeito rápido e sinxelo de engadir datos a unha táboa de bases de datos de Excel.
Por algunha razón, con todo, Microsoft optou por non engadir o formulario a unha das pestanas da cinta que comezan con Excel 2007.
Abaixo amósanse os pasos que mostrarán como engadir o ícono de Forma á barra de ferramentas de acceso rápido.
Engada o formulario de datos á barra de ferramentas de acceso rápido
- Fai clic na frecha cara abaixo ao final da barra de ferramentas de acceso rápido para abrir o menú desplegable.
- Escolla Máis Comandos na lista para abrir o cadro de diálogo Personalizar a barra de ferramentas de acceso rápido.
- Fai clic na frecha cara abaixo ao final da orde Eliminar comandos da liña para abrir o menú despregable.
- Escolla Todos os comandos da lista para ver todos os comandos dispoñibles en Excel 2007 no panel esquerdo.
- Percorra esta lista alfabética para atopar o comando Form .
- Faga clic no botón Engadir entre os paneis de comandos para engadir o comando Formar á barra de ferramentas de acceso rápido.
- Faga clic en Aceptar .
O botón Formulario agora debería engadirse á Barra de ferramentas de acceso rápido.
Engadindo os nomes de campo da base de datos
Como se mencionou anteriormente, todo o que necesitamos para usar o formulario de entrada de datos en Excel é proporcionar os títulos das columnas ou os nomes dos campos que se usan na nosa base de datos.
A forma máis sinxela de engadir os nomes de campo ao formulario é escribilos nas celas da folla de traballo. Pode incluír ata 32 nomes de campo no formulario.
Introduce os seguintes títulos nas celas A1 a E1:
StudentID
Apelido
Inicial
Idade
Programa
Apertura do formulario de entrada de datos
Apertura do formulario de entrada de datos
- Fai clic na celda A2 para que sexa a cela activa .
- Fai clic na icona do formulario que se engadiu á barra de ferramentas de acceso rápido na páxina 2.
- Ao facer clic no ícono do formulario aparecerá unha caixa de mensaxes de Excel que conteña varias opcións relacionadas coa adición de títulos ao formulario.
- Xa que xa escribimos os nomes de campo que queremos usar como encabezados, todo o que temos que facer é facer clic en Aceptar no cadro de mensaxes.
- O formulario que contén todos os nomes de campo debería aparecer na pantalla.
Engadir rexistros de datos co formulario
Engadir rexistros de datos co formulario
Unha vez que os títulos de datos foron engadidos ao formulario engadindo rexistros á base de datos é simplemente unha cuestión de escribir os datos na orde correcta nos campos do formulario.
Exemplo de rexistros
Engada os seguintes rexistros á base de datos introducindo os datos nos campos do formulario xunto aos títulos correctos. Fai clic no botón Novo despois de introducir o primeiro rexistro para borrar os campos do segundo rexistro.
StudentID : SA267-567
Apelido : Jones
Inicial : B.
Idade : 21
Programa : Idiomas
StudentID : SA267-211
Apelido : Williams
Inicial : J.
Idade : 19
Programa : Ciencia
Consello: Ao ingresar datos moi similares, como os números de identificación do alumno (só os números despois do guión son diferentes), use copiar e pegar para acelerar e simplificar a entrada de datos.
Para engadir os rexistros restantes á base de datos de tutoriales, use o formulario para ingresar o resto dos datos que se atopan na imaxe de arriba nas celas A4 a E11.
Engadir rexistros de datos co formulario (con't)
Para engadir os rexistros restantes á base de datos de tutoria, use o formulario para ingresar o resto dos datos atopados na imaxe aquí nas celas A4 a E11.
Usando as ferramentas de datos do formulario
Un gran problema cunha base de datos é manter a integridade dos datos a medida que o arquivo creza en tamaño. Isto require:
- arranxando erros de datos ou actualizando rexistros individuais.
- eliminación de rexistros obsoletos ou duplicados.
O formulario de entrada de datos contén varias ferramentas ao longo do lado dereito que facilitan a busca e corrixir ou eliminar rexistros da base de datos.
Estas ferramentas son:
- Os botóns Find Prev e Find Next : estes permítenlle avanzar e volver á base de datos un rexistro á vez.
- O botón Borrar - isto úsase para eliminar rexistros da base de datos.
- O botón Restaurar - Este botón pode usarse para desfacer os cambios a un rexistro que se está a editar. De cando en vez, fixemos os cambios incorrectos nun rexistro ou incluso editamos o rexistro incorrecto por completo. Se é así, o botón de restauración pode usarse para desfacer estes cambios.
- Nota: o botón Restaurar só funciona sempre que un rexistro estea presente no formulario. Unha vez que acceda a outro rexistro ou pecha o formulario, o botón de restauración inactivo.
- O botón Criterios permítelle buscar na base de datos os rexistros con criterios específicos, como o nome, a idade ou o programa. Un exemplo de usar o botón Criterios está incluído no seguinte paso do tutorial.
Buscando rexistros usando un nome de campo
O botón Criterios permítelle buscar a base de datos dos rexistros usando un ou máis nomes de campo, como nome, idade ou programa.
Buscando rexistros usando un nome de campo
- Fai clic no botón Criterios no formulario.
- Ao facer clic no botón Criterios, todos os campos de formulario borraranse pero non eliminan ningún dato da base de datos.
- Fai clic no campo do programa e escribe Arts como queremos buscar todos os alumnos matriculados no programa Arts da facultade.
- Faga clic no botón Buscar seguinte . O rexistro para H. Thompson debería aparecer no formulario xa que está inscrito no programa Arts.
- Prema no botón Buscar segundo segunda e terceira vez e os rexistros de J. Graham e W. Henderson deben aparecer un despois do outro xa que tamén están inscritos no programa Arts.
O seguinte paso deste tutorial inclúe un exemplo de busca de rexistros que coinciden con varios criterios.
Buscando rexistros usando varios nomes de campos
Neste exemplo buscaremos todos os estudantes que teñan 18 anos de idade e que estean inscritos no programa Arts da facultade. Só se mostrarán no formulario os rexistros que coincidan cos dous criterios.
- Faga clic no botón Criterios no formulario.
- Fai clic no campo de idade e escribe 18.
- Fai clic no campo do programa e escribe Arts.
- Faga clic no botón Buscar o seguinte . O rexistro para H. Thompson debería aparecer no formulario xa que ten 18 anos de idade e está inscrito no programa Arts.
- Faga clic no botón Buscar por segunda vez e o rexistro de J. Graham debería aparecer porque el tamén ten 18 anos e está inscrito no programa Arts.
- Faga clic no botón Buscar seguinte por terceira vez e o rexistro de J. Graham aínda debe ser visible xa que non hai outros rexistros que coincidan con ambos os criterios.
O rexistro de W. Henderson non se debería mostrar neste exemplo porque, aínda que está inscrito no programa Arts, non ten 18 anos para que non coincida cos dous criterios de busca.