Tutorial de informes de bases de datos de Microsoft Access

A táboa de base de datos é onde se almacena a información real. Informes é o que Microsoft Access inclúe para nós para mellor ver os datos, como para presentacións, formatos imprimibles, informes de xestión ou mesmo como un sinxelo resumo do que representan as táboas.

Un informe pode ter seccións de cabeceira usadas para títulos ou imaxes que resumen o que representa unha columna e cada informe require unha sección de detalle que contén os datos visibles da base de datos. Os pés de páxina tamén son unha opción que resumen os datos da sección de detalle ou que describen os números de páxina.

Pódense habilitar encabezados e pés de páxina do grupo, que son áreas personalizadas separadas onde pode agrupar os seus datos.

Abaixo amósanse as instrucións para a creación de informes formatados profesionalmente desde a nosa información de base de datos. Está a poucos botóns de distancia.

Como facer un informe en MS Access

Os pasos para facer informes de MS Access son un pouco diferentes dependendo da versión de Access que estás usando:

Microsoft Access 2016

1. Cunha táboa aberta en Acceso, desprácese ata o menú Crear e, a continuación, escolla o botón Informe na sección Informes . \
2. Tome nota da sección Ferramentas de deseño de informes agora visibles na parte superior de Microsoft Access:
   1. Deseño: agrupa e clasifica elementos no informe, engade texto e enlaces, insira números de páxina e modifica as propiedades da folla, entre outras cousas.
   2. Organizar: axuste a táboa que se vai apilar, tabular, etc. mover filas e columnas cara abaixo ou esquerda e dereita; fusionar e dividir columnas e filas; controlar as marxes; e trae elementos á "fronte" ou "atrás" nun formato estratificado.
   3. Formato: Inclúe ferramentas de formato de procesadores de texto regulares como negrita, cursiva, subliñado, texto e cor de fondo, formato de número e data, formato condicional, etc.
   4. Configuración da páxina: permite axustar o tamaño xeral da páxina e alternar entre paisaxe e retrato.

Microsoft Access 2010

Se está a usar Access 2010, consulte Creación de informes en Microsoft Access 2010.

Microsoft Access 2000

Para este tutorial relevante só para MS Access 2000, imos usar a base de datos da mostra Northwind. Vexa como instalar a Northwind Sample Database antes de comezar se aínda non ten esta base de datos.

1. Unha vez que abriu Northwind, presentaráselle o menú principal de bases de datos. Continúa e fai clic na selección de Informes para ver unha lista dos distintos informes que Microsoft incluíu na base de datos de mostra.
   1. Se o desexa, faga dobre clic sobre algúns deles e séntese que os informes e os distintos tipos de información que conteñen.
2. Unha vez que teña satisfeito a súa curiosidade, faga clic no botón Novo e imos comezar o proceso de creación dun informe desde cero.
3. A seguinte pantalla que aparece pediráche que seleccione o método que desexa usar para crear o informe. Usaremos o Asistente de informes que nos percorrerá paso a paso o proceso de creación.
   1. Despois de dominar o asistente, pode querer volver a este paso e explorar a flexibilidade proporcionada polos outros métodos de creación.
4. Antes de saír desta pantalla, queremos elixir a fonte de datos para o noso informe. Se desexa recuperar información dunha única táboa, pode seleccionala na caixa despregable. Alternativamente, para informes máis complexos, podemos optar por basear o noso informe sobre a saída dunha consulta que previamente deseñamos.
   1. Para o noso exemplo, todos os datos que necesitamos están contidos na táboa dos empregados , por iso elíxao e faga clic en Aceptar .