Como crear e usar plantillas de palabras

Crea os teus propios modelos de Word para aforrar tempo, pero planifícaos primeiro

Se frecuentemente crea documentos que conteñen o mesmo formato especializado pero que non sempre conteñen o mesmo texto -como as facturas, embalaxes, cartas de formularios, etc.- pode automatizar o proceso e gardar un tempo considerable, creando un modelo en Word.

¿Que é unha plantilla?

Para aqueles que non estean familiarizados cos modelos, aquí tes unha explicación rápida: Unha plantilla de Microsoft Word é un tipo de documento que crea unha copia de si á súa vez. Esta copia ten todo o deseño e formato do modelo, como logotipos e táboas, pero pode modificalo introducindo contido sen alterar o modelo orixinal.

Pode abrir o modelo cantas veces queira, e cada vez que crea unha copia nova de si mesmo para un documento novo. O ficheiro creado gárdase como un tipo de ficheiro de Word estándar (por exemplo, .docx).

Un modelo de Word pode conter o formato, os estilos, o texto da placa de boiler, as macros , os encabezados e os pés de páxina, así como dicionarios personalizados , barras de ferramentas e entradas de texto automático .

Planificación dunha plantilla de palabras

Antes de crear o seu modelo de Word, é unha boa idea crear unha lista de detalles que desexa incluír nela. O tempo que pasas de planificación vai aforrar máis tempo a longo prazo.

Aquí tes algúns consellos sobre o que incluír:

• Calquera texto que debería en todos os documentos baseados no modelo.
• Formatar como columnas, marxes, tabulacións, notas ao final, notas ao pé de páxina, etc.
• As macros que queiras usar, pero son específicas para este documento.
• Para as letras, insira un campo de data que se actualizará automaticamente cada vez que se abra o modelo.
• Tamén para as letras, inclúa o enderezo e a información de contacto.
• Use campos ou texto automático para obter información que poida cambiar pero que sempre contén o mesmo tipo de información (por exemplo, números de páxina, título do documento, ruta do ficheiro, etc.). Este tipo de información adoita estar nos encabezados e pés de páxina.
• Se o documento contén seccións con formato diferente, pode usar texto de marcador de posición descritivo, como TITLE ou HEADING, que pode escribir na copia creada a partir do modelo. Deste xeito terá o formato específico para esa sección.

Unha vez que tes un esbozo do que desexas, deposita o documento de prototipo nun documento en branco. Inclúe todos os elementos que lista e o deseño que desexa para os seus documentos.

Gardando o seu novo modelo

Garda o documento como un modelo seguindo estes pasos:

Palabra 2003

1. Fai clic no ficheiro no menú superior.
2. Faga clic en Gardar como ...
3. Desprácese ata o lugar onde desexa gardar o seu modelo. A palabra comeza no lugar de almacenamento predeterminado para os modelos. Teña en conta que os modelos gardados en lugares que non sexan a localización predeterminada non aparecerán no cadro de diálogo Modelos ao crear documentos novos.
4. No campo "Nome de ficheiro", escriba un nome de ficheiro de modelo recoñecible.
5. Faga clic na lista despregábel "Gardar como tipo" e selecciona Modelos de documentos .
6. Faga clic en Gardar .

Word 2007

1. Faga clic no botón Microsoft Office na parte superior esquerda.
2. Coloca o punteiro do rato sobre Gardar como ... No menú secundario que se abre, faga clic en Word Template .
3. Desprácese ata o lugar onde desexa gardar o seu modelo. A palabra comeza no lugar de almacenamento predeterminado para os modelos. Teña en conta que os modelos gardados en lugares distintos da localización predeterminada non aparecerán no cadro de diálogo Modelos.
4. No campo "Nome de ficheiro", escriba un nome de ficheiro de modelo recoñecible.
5. Faga clic en Gardar .

Word 2010 e versións posteriores

1. Fai clic na pestana Ficheiro.
2. Faga clic en Gardar como ...
3. Desprácese ata o lugar onde desexa gardar o seu modelo. A palabra comeza no lugar de almacenamento predeterminado para os modelos. Teña en conta que os modelos gardados en lugares que non sexan a localización predeterminada non aparecerán no cadro de diálogo Modelos ao crear documentos novos.
4. No campo "Nome de ficheiro", escriba un nome de ficheiro de modelo recoñecible.
5. Faga clic na lista despregábel "Gardar como tipo" e selecciona Modelos de documentos .
6. Faga clic en Gardar .

O documento agora gárdase como un modelo coa extensión de ficheiro .dot ou .dotx que se pode usar para xerar novos documentos baseados nel.