Microsoft Access ten tres compoñentes principais: táboas, consultas e formularios
Calquera empresa que está sobrecargada por grandes cantidades de datos que deben ser rastrexados ou por un sistema que use a presentación de documentos, documentos de texto ou unha folla de cálculo para realizar un seguimento da información crítica pode beneficiarse de facer o cambio a un sistema de xestión de datos. Un sistema de base de datos como Microsoft Access 2010 pode ser só o que necesita a empresa.
¿Que é unha base de datos?
No nivel máis básico, unha base de datos é unha colección organizada de datos. Un sistema de xestión de bases de datos (DBMS) como Microsoft Access fornece as ferramentas de software que necesita para organizar os datos dunha forma flexible. Inclúe instalacións para engadir, modificar e eliminar datos da base de datos, facer preguntas sobre os datos almacenados na base de datos e producir informes que sintetizan os contidos seleccionados.
Componentes de Microsoft Access 2010
Microsoft Access 2010 ofrece aos usuarios unha solución DBMS simple e flexible. Os usuarios habituais dos produtos de Microsoft aprecian o aspecto familiar de Windows e a estreita integración con outros produtos familiares de Microsoft Office.
Tres dos principais compoñentes de Access que a maioría dos usuarios de bases de datos atopan son táboas, consultas e formularios. Se só está iniciando con Access e non ten xa unha base de datos Access, lea sobre a creación dunha base de datos Access 2010 desde cero.
As táboas son os bloques de construción
As táboas son os bloques fundamentais de calquera base de datos. Se estás familiarizado coas follas de cálculo, atoparás táboas de bases de datos similares. Unha táboa de base de datos típica pode conter información do emprego, incluíndo características como nome, data de nacemento e título. Poderíase estructurar do seguinte xeito:
- ID de empregado
- Apelido
- Nome
- Título
- Salutación
- Data de nacemento
Examine a construción dunha táboa e atoparás que cada columna da táboa correspóndese cunha característica ou atributo específico do empregado nos termos da base de datos. Cada liña corresponde a un determinado empregado e contén a súa información. Isto é todo o que hai. Se iso axuda, pense en cada mesa como unha lista de información de follas de cálculo.
Consultas Recuperar información
Unha base de datos que só almacena información sería inútil; necesitas métodos para recuperar información tamén. Se simplemente desexa recuperar a información almacenada nunha táboa, Microsoft Access permítelle abrir a táboa e percorrer os rexistros contidos nel. Non obstante, o poder real dunha base de datos radica nas súas capacidades para responder consultas complexas. As consultas de acceso proporcionan a capacidade de combinar datos de varias táboas e colocar condicións específicas sobre os datos recuperados.
Imaxina que a súa organización require un método sinxelo para crear unha lista dos produtos que actualmente están a vender por enriba do seu prezo medio. Se simplemente recupera a táboa de información do produto, realizar esta tarefa esixe unha gran cantidade de clasificación a través de datos e realizar cálculos manuais. Non obstante, o poder dunha consulta permítelle solicitar que o acceso devolva só aqueles rexistros que cumpran coa condición de prezo por riba da media. Ademais, pode instruír á base de datos para listar só o nome eo prezo unitario do elemento.
Para obter máis información sobre o poder das consultas de bases de datos en Access, lea Crear unha consulta simple en Microsoft Access 2010.
Formularios Inserir información
Ata o momento, leu sobre os conceptos de organizar a información nunha base de datos e recuperar información dunha base de datos. Aínda precisas mecanismos para colocar información nas mesas en primeiro lugar. Microsoft Access ofrece dous mecanismos primarios para acadar este obxectivo. O primeiro método é abrir a táboa nunha xanela facendo dobre clic sobre ela. A continuación, engade información á parte inferior da táboa, así como engadirá información a unha folla de cálculo.
O acceso tamén fornece unha interface de formas amigables. A interface permite aos usuarios ingresar información de forma gráfica e pasar esa información de forma transparente á base de datos. Este método é menos intimidante para o operador de entrada de datos, pero require un pouco máis de traballo do administrador da base de datos. Para obter máis información, lea Creación de formularios en Acceso 2010
Informes de Microsoft Access
Os informes proporcionan a capacidade de producir resumos con formato atractivo dos datos contidos nunha ou máis táboas e consultas. A través do uso de trucos e modelos de acceso directo, os usuarios de bases de datos experimentados poden crear informes en cuestión de minutos.
Supoñamos que desexa producir un catálogo para compartir información do produto con clientes actuais e potenciais. Este tipo de información podería recuperarse da base de datos a través do uso xustificado das consultas. Non obstante, a información preséntase de forma tabular, non exactamente o material de marketing máis atractivo. Os informes permiten a inclusión de gráficos, formato atractivo e paginación. Para obter máis información, consulte Creación de informes en acceso 2010.