Usar técnicas financeiras para xustificar a adquisición dun activo de TI
Xustificar os investimentos das TIC é unha habilidade crítica para quen traballa en tecnoloxía. Aínda que moitas decisións de investimento en TI se tomen polos líderes na organización das TIC, moitas veces as propostas de novos equipos ou servizos proveñen do persoal das TIC. É importante comprender a terminoloxía e as técnicas básicas para facer un caso para investir nunha nova peza de equipo. É unha cousa pedir para substituír o seu programa de axuda. Probablemente oirás: "imos mirar para iso - bla bla bla". Alternativamente, diga algo así como "substituír o noso programa de axuda axudará a aforrar IT $ 35,000 ao ano e pagarase por si mesmo en 3 anos", recibirá unha resposta moito máis positiva da súa xestión de TI. Podo aseguralo diso.
Este artigo daralle as habilidades básicas necesarias para analizar e crear unha valoración para un investimento de TI proposto. Debe comprender os conceptos básicos antes de tomar unha inmersión profunda nestas técnicas financeiras. Vexan artigos futuros nos que brinde técnicas analíticas máis avanzadas para xustificar un investimento informático en equipos ou servizos.
Terminoloxía básica de análise de investimento en TI
Gastos de capital (CAPEX): O capital é un termo utilizado para distinguir unha compra que teña unha vida útil superior a un ano. Por exemplo, cando unha empresa compra un portátil para un empregado, espérase que o portátil teña unha duración de 3 ou 4 anos. Os contadores esixen que este tipo de investimento das TIC se cargue durante ese período no canto de ser excarcelado no ano en que foi adquirido. A empresa normalmente ten políticas sobre a vida útil dos equipos, así como un importe mínimo en dólares por un gasto de capital. Por exemplo, un teclado que cuesta 50 dólares non se consideraría capital.
Depreciación: a depreciación é o método que se usa para difundir o gasto dun investimento de capital de TI durante a vida útil da compra. Por exemplo, supoña que a política contable do capital usa depreciación en liña recta. Isto só significa que a depreciación será o mesmo en cada ano. Digamos que compre un novo servidor por 3.000 dólares cunha vida esperada de 3 anos. A depreciación do investimento en TI será de 1.000 dólares por ano durante 3 anos. Esa é a depreciación.
Fluxo de caixa: o fluxo de caixa é o movemento de efectivo dentro e fóra do negocio. Debe entender a diferenza entre o diñeiro e os elementos non monetarios. Normalmente, o diñeiro se usa ao calcular o valor dos investimentos de TI. A depreciación é un gasto non monetario que significa que o activo subxacente xa foi pagado pero estás estendendo o gasto durante a vida do activo. A compra orixinal do investimento en TI sería considerada como a saída de efectivo ao realizar análises financeiras.
Taxa de desconto: esta é unha taxa utilizada na análise para explicar o feito de que un dólar hoxe vale máis que un dólar en 5 ou 10 anos. Usar unha taxa de desconto na análise de investimentos de TI é un método para definir os dólares futuros en termos de dólares de hoxe. A taxa de desconto en si é obxecto de moitos libros de texto. Se precisa unha taxa de desconto altamente preciso para a súa empresa, contacte co seu departamento de contabilidade. En caso contrario, usaremos algo así como o 10% que representa a inflación ea taxa que unha empresa podería ser capaz de gañar con cartos non investidos na súa peza de equipos informáticos. É un tipo de custo de oportunidade.
Técnicas de análise de inversión en TI
Existen moitos métodos para axudar na avaliación dos investimentos de TI (capital). Realmente depende do tipo de investimento que está facendo e da madurez da organización das TIC na avaliación das compras de capital. O tamaño da organización tamén pode desempeñar un papel. Pero teña en conta que isto é algo que non leva moito tempo e mesmo se traballa para unha organización pequena e mediana, este esforzo será apreciado.
Neste artigo veremos dúas sinxelas técnicas de investimento en TI. Vou animarlle a usar ambos os dous como eles din unha imaxe máis completa do valor do investimento de TI proposto.
- Valor actual neto
- Período de recuperación
Valor actual neto (NPV)
Valor neto actual é unha técnica financeira que relaciona unha serie de fluxos de caixa ao longo do tempo e descontos cada un ao período actual. O Valor Actual Net ten en conta o valor de tempo do diñeiro. É típico ver os fluxos de efectivo e os fluxos de efectivo durante un período de 3 a 5 anos e descontar o fluxo neto menos a saída neta nun único valor. Se o número é positivo, o proxecto engadirá valor á organización e se o NPV é negativo, reduciría o valor da organización. O poder real da análise NPV é cando se comparan investimentos alternativos en TI. NPV fornece un valor relativo dos escenarios de investimento en TI e o que ten o maior NPV adoita ser asumido coas outras alternativas.
A parte difícil do cálculo do Valor Actual Neto é o número real para usar na análise. No lado de saída da ecuación, pode utilizar o custo total do investimento xunto cos custos de mantemento e os gastos de implementación. O lado de entrada pode ser máis difícil de acadar. Se o investimento de TI xera ingresos incrementais, é moi sinxelo e pode usar estes números na súa análise. Cando os fluxos (ou beneficios) están no lado suave, o que significa que son máis subjetivos, como o aforro no tempo, é moito máis difícil de estimar.
O mellor que podes facer é documentar presupostos e ir co teu intestino. Tomemos un exemplo onde fai un investimento de TI nun paquete de software de axuda. O beneficio de tal investimento é aforrado polo persoal das TIC e, posiblemente, a maior satisfacción da comunidade de usuarios. Se está a substituír un paquete de software de axuda existente, tamén pode aforrar diñeiro no mantemento dese sistema. Debe dividir os fluxos de entrada e saídas para realizar unha análise de Valor Actual Net (NPV) para a súa proposta de investimento en TI.
Inflows: Os fluxos ou beneficios derivados dun investimento en TI poden ser subxectivos e menos exactos. Moitas veces, o beneficio dun investimento en TI é o aforro no tempo, a satisfacción do cliente ou outros números "suaves". Aquí tes algúns exemplos de entradas.
- Custos de mantemento gardados do software xubilado
- Tempo gardado polo persoal de TI por maior eficiencia
- Aumento dos ingresos
Saídas: os saídas xeralmente son máis fáciles de estimar, pero algúns tamén poden ser subjetivos. Aquí tes algúns exemplos de saídas.
- Custo do software (tarifas de licenza, etc.)
- Mantemento
- Custos de implementación externa
Esta imaxe máis grande mostra unha sinxela análise de investimento en TI utilizando a análise de Net Present Value (NPV). Excel fai que este tipo de análises sexa realmente sinxelo. Tamén ten unha función para calcular o NPV. Como podes ver na imaxe, establecín entradas e saídas por ano e logo calculou o VAN baseado na taxa de desconto do 10%.
- Análise NPV: inversión informática Captura de pantalla (imaxe grande)
Período de recuperación
O resultado da análise do período de recuperación indica canto tarda o investimento en TI para recuperar o custo do investimento. Normalmente declárase nos anos, pero iso depende do horizonte de tempo de análise. O período de recuperación pode ser un cálculo sinxelo, pero só cun conxunto moi sinxelo de suposicións. Aquí está a fórmula para calcular o Período de Retorno por un investimento en TI. En xeral, canto menor sexa o período de recuperación, o investimento das TIC é menos arriscado.
[Custo de investimento en TI] / [Contas anuais xeradas de TI Investment]
Vexamos o escenario onde está a mercar unha peza de software de comercio electrónico por US $ 100.000. Supoña que esta peza de software aumenta os ingresos en 35.000 dólares cada ano. O cálculo do período de recuperación sería de $ 100,000 / $ 35,000 = 2,86 anos. Así, este investimento pagaría por si mesma en 2 anos e 10 meses.
Hai un inconveniente importante de calcular o período de recuperación usando un conxunto tan simple de suposicións. É moi improbable que os ingresos resultantes do investimento das TIC chegarán de forma uniforme durante un longo período de tempo. É moito máis realista que o fluxo de ingresos sexa desigual. Neste caso, tes que mirar o aumento acumulado anual de ingresos ata que o investimento orixinal de TI sexa "pagado".
Considere o mesmo exemplo de arriba. Supoñamos que no ano 1, o aumento neto dos ingresos do investimento en TI é de 17.000 dólares. Nos anos 2, 3, 4 e 5 é $ 29,000, $ 45,000, $ 51,000 e $ 33,000, respectivamente. Aínda que se trata dun incremento anual medio de ingresos de 35.000 dólares, o período de recuperación é diferente debido ás disparidades derivadas deste investimento. O período de recuperación no exemplo é en realidade máis de 3 anos que supera o cálculo orixinal cunha media. Mirando o aumento acumulado nos ingresos, podes ver cando o investimento orixinal está cuberto. Neste exemplo, basta con atopar o custo do investimento de TI ($ 100,000). Podes ver que ocorre entre o ano 3 eo ano 4.
Aumento acumulado dos ingresos:
- Ano 1 - $ 17.000
- Ano 2 - $ 46,000
- Ano 3 - 91.000 dólares
- Ano 4 - $ 142.000
- Ano 5 - $ 175.000
Bótalle un ollo a mostra da folla de cálculo Excel de investimentos de TI para a fórmula detallada para calcular o período de recuperación.
Proposta de inversión en TI
Mentres os cálculos son importantes nunha análise de investimentos de TI, non o é todo. Recomendo encarecidamente que configure unha proposta en lugar de simplemente imprimir a súa folla de cálculo ou enviar os resultados por correo electrónico. Pense no seu director financeiro como a audiencia ao configurar a proposta. En última análise, se pode acabar no seu escritorio de calquera xeito.
Recomendaría que comece a proposta cun pequeno resumo do investimento (capital) de TI que propón seguido dun breve resumo en palabras dos resultados da súa análise (xunto cos cálculos de resumo). Finalmente, anexa a análise detallada da folla de cálculo e tes unha proposta profesional que o teu xefe apreciará.
O seu paquete de proposta de investimento de TI pode incluír:
- Resumo: un parágrafo ou dous que resume o investimento de TI que propón.
- Xustificación: un parágrafo ou dous que resume os resultados da súa análise xunto coa técnica que usou (inclúe unha táboa de resumo)
- Impresión: unha copia impresa limpa da folla de cálculo de Excel que amosa a análise detallada
Mostra de folla de cálculo de Excel
A folla de cálculo de Excel mostra 3 follas, incluíndo:
- Resumo
- Cálculo de valor actual neta (NPV)
- Cálculo de recuperación
- Análise de inversión en TI - Versión Excel 97-2003
Se tes algunha dúbida sobre a xustificación dos investimentos das TIC, envíame un correo electrónico ou publique no Foro de novas tecnoloxías.