Arquivar o correo vello en Outlook e manter o ficheiro PST pequeno

Como a pila de correo que gardas no Outlook crece, entón, normalmente, fai o tempo que leva a Outlook para facer o que queiras que faga. Limita o límite de tamaño do ficheiro PST . (O arquivo PST ou "Carpetas persoais" , por suposto, é onde Outlook mantén todos os seus datos, incluídos os calendarios , contactos e correos electrónicos).

Un pequeno ficheiro PST é un arquivo PST rápido

En calquera caso, paga a pena manter o tamaño do teu ficheiro PST principal pequeno e manexable. Pode facer que Outlook realice algo usando AutoArchive . Ou divide as mensaxes entre máis ficheiros PST, que poden ser indolores e rápidos.

Arquivar o correo vello en Outlook e manter o ficheiro PST pequeno

Para crear un arquivo de mensaxes antigas en Outlook separadas do ficheiro PST que usa todos os días:

1. • En Outlook 2007:
     1. Seleccionar ficheiro | Xestión de ficheiros de datos desde o menú de Outlook.
   • En Outlook 2016:
     1. Faga clic en Ficheiro .
     2. Vaia á categoría de información .
     3. Fai clic en Configuración da conta .
     4. Seleccione Configuración da conta ... no menú que mostrou.
     5. Vaia á pestana do ficheiro de datos .
2. Faga clic en Engadir:
   • En Outlook 2016:
     1. Introduza o nome do ficheiro baixo o nome do ficheiro:.
     2. Escolla o formato desexado en Gardar como tipo :; Normalmente, seleccione Ficheiro de datos de Outlook .
   • En Outlook 2007:
     1. Elixe o formato desexado. A non ser que poida ter acceso aos datos directamente con Outlook 2002 ou anterior, é seguro destacar o ficheiro de carpetas persoais de Office Outlook (.pst) .
     2. Faga clic en Aceptar .
     3. Introduce o nome do ficheiro desexado.
        • Os arquivos anuais funcionan ben e nomeando o arquivo PST despois do ano ten sentido. Por suposto, pode escoller arquivos mensuais se ten moitos correos grandes para xestionar ou outro esquema. Simplemente asegúrese de que os tamaños dos ficheiros PST resultantes estean en torno a 1-2 GB. Os ficheiros máis grandes adoitan ser menos eficientes.
     4. Faga clic en Aceptar .
     5. Escriba o nome desexado do arquivo PST no nome:.
        • Unha vez máis, ten sentido nomear o seu arquivo despois dos seus contidos (por valor de un ano no meu caso).

1. Opcionalmente, protexe o acceso cunha contraseña .
2. Faga clic en Aceptar .
3. Agora fai clic en Pechar .

Mover o correo ao arquivo

Para encher o seu arquivo recentemente creado PST:

• Arrastra e solta os cartafoles enteiros ao cartafol raíz que aparece de novo nas carpetas de correo .
  • Isto é práctico se xa tes unha carpeta "Arquivo" que contén, por exemplo, todo o correo do ano pasado. Só tes que soltalo no arquivo PST.
• Alternativamente, para arquivar elementos individuais:
  1. Faga clic no cartafol raíz nomeado despois do seu arquivo PST en Carpetas de correo co botón secundario do rato.
  2. Seleccione Nova Cartafol ... no menú.
  3. Escriba o nome do cartafol desexado.
  4. Asegúrese de que o correo e os elementos de envío están seleccionados baixo O cartafol contén: se desexa arquivar os correos electrónicos. Para arquivar outros elementos, elixe a categoría axeitada.
  5. Faga clic en Aceptar .
  6. Arrastra e solta individual ou grupos de correos no cartafol recén criado.
• Para mover todo o correo antes dunha determinada data nunha carpeta (ou cartafoles anidados):
  1. • En Outlook 2016:
       1. Faga clic en Ficheiro .
       2. Vaia á categoría de información .
       3. Fai clic en Ferramentas de limpeza .
       4. Seleccione Arquivo ... no menú que apareceu.
     • En Outlook 2007:
       1. Seleccionar ficheiro | Arquivar ... no menú de Outlook.
  2. Asegúrese de que Archive this folder e todos os subcartafoles: está seleccionado.
  3. Destaque o cartafol desexado.
  4. Especifique os correos de data antes de que (por exemplo, o 1 de xaneiro deste ano) que desexe mover en Arquivo elementos máis antigos que: __ .
  5. Use o botón Buscar ... para seleccionar o arquivo PST arquivo creado anteriormente.
  6. Faga clic en Aceptar .

• Opcionalmente, compacta o teu ficheiro PST en directo para reclamar espazo recentemente liberado de inmediato.

Pecha o arquivo PST Arquivo

Despois de arquivar todos os elementos, pode pechar o ficheiro PST en Outlook:

1. Faga clic no cartafol raíz do seu arquivo PST en Cartafol de correo co botón dereito do rato.
2. Selecciona Pechar "___" no menú.

Acceda a mensaxes desde un ficheiro PST arquivo pechado

Para recuperar mensaxes dun arquivo PST arquivo que pechou:

1. • En Outlook 2016:
     1. Faga clic en Ficheiro .
     2. Seleccione Abrir e Exportar .
     3. Faga clic en Abrir o ficheiro de datos de Outlook .
   • En Outlook 2007:
     1. Seleccionar ficheiro | Abrir | Ficheiro de datos de Outlook ... no menú de Outlook.
2. Destaque o ficheiro PST desexado.
3. Faga clic en Abrir .

O ficheiro PST e os seus cartafoles aparecerán baixo as Carpetas de correo listas para a acción.