Grupo de colaboración sinxelo
Google Drive é un espazo de almacenamento en nube proporcionado por Google e estruturado para traballar perfectamente coas aplicacións de Google para o procesamento de texto, follas de cálculo e presentacións, entre outros. Calquera con unha conta de Google ten 15GB de almacenamento na nube gratuíto en Google Drive, con cantidades maiores de almacenamento dispoñibles para unha taxa. Google Drive permite compartir documentos e ficheiros facilmente con calquera outra persoa que teña unha conta de Google.
Cando Google Drive era novo, os usuarios compartiron cada documento por separado. Agora, pode crear cartafoles en Google Drive e enchelos con ficheiros que conteñan todo tipo de elementos relacionados, incluídos documentos, presentacións de diapositivas, follas de cálculo, debuxos e PDF. Entón, comparte o cartafol que ten os múltiples documentos cun grupo para facilitar a colaboración.
As carpetas son coleccións
O primeiro que tes que facer antes de que poidas colaborar cos demais en Google Drive é crear un cartafol. É un binario práctico para organizar elementos que queres compartir. Para crear un cartafol en Google Drive:
- Faga clic no botón Novo na parte superior da pantalla de Google Drive.
- Seleccione Cartafol no menú despregable.
- Escriba un nome para o cartafol no campo indicado.
- Faga clic en Crear .
Comparte o teu cartafol
Agora que fixeches un cartafol, tes que compartilo.
- Faga clic no seu cartafol en Google Drive para abrilo.
- Verá a miña unidade> [nome do seu cartafol] e unha pequena frecha cara abaixo na parte superior da pantalla. Fai clic na frecha .
- Fai clic en Compartir no menú despregable.
- Introduce os enderezos de correo electrónico de todas as persoas coas que queres compartir o cartafol. Se o prefire, faga clic en Obter enlace compartido para recibir unha ligazón que pode enviar por correo electrónico a quen quere acceder ao cartafol compartido.
- De calquera xeito, terás que asignar permisos ás persoas que invitas ao cartafol compartido. Cada persoa pode ser designada como View Only, ou pode organizar, engadir e editar.
- Faga clic en Feito .
Engadir documentos á carpeta
Coa configuración do cartafol e as preferencias de uso compartido, é moi sinxelo compartir os teus ficheiros a partir de agora. Faga clic na miña unidade na parte superior da pantalla do cartafol para volver á pantalla que mostra os ficheiros que cargou. De xeito predeterminado, o teu Google Drive móstranos todos os teus ficheiros, compartidos ou non e os organiza ata a data na que foron editados recentemente. Fai clic e arrastra calquera documento ao novo cartafol para compartilo. Calquera ficheiro, cartafol, documento, presentación de diapositivas, folla de cálculo ou elemento herda os mesmos privilexios de uso que o cartafol. Engada calquera documento e boom, é compartido co grupo. Calquera que teña acceso de edición ao teu cartafol pode facer o mesmo e compartir máis ficheiros co grupo.
Podes usar o mesmo método para facer subcartafoles para organizar o contido dentro do cartafol compartido. Deste xeito, non acaba cun gran grupo de ficheiros e non hai ningún método para ordenalos.
Buscar ficheiros en Google Drive
Non necesita contar coa navegación dos cartafoles para atopar o que precisa cando traballa con Google Drive. Se dá aos seus ficheiros nomes significativos, simplemente use a barra de busca. É Google, despois de todo.
Todos os que teñen acceso de edición poden editar os seus documentos compartidos en directo, todo ao mesmo tempo. A interface ten algunhas peculiaridades aquí e alí, pero aínda é moito máis rápido para compartir documentos que usar o sistema de check-in / check-out de SharePoint .