Como compartir ficheiros con persoas de forma segura
SharePoint Online, o servizo baseado na nube hospedado por Microsoft, forma parte do plan Office 365, ou se pode obter como complemento para SharePoint Server. O principal interese en servizos novos e actualizados de SharePoint Online é mellorar as conversas interactivas en liña e facer que sexa máis sinxelo e seguro para compartir documentos en calquera lugar.
Se xa é usuario de SharePoint Online, pode anticipar os servizos actualizados. SharePoint Online agora inclúe o uso en teléfonos móbiles e tabletas e unha experiencia social perfecta. Tamén incluído no Office 365 é OneDrive for Business, unha versión profesional de OneDrive para o almacenamento de documentos na nube que permite sincronizar cos ficheiros almacenados no computador ou o servidor da empresa.
Organización de permisos e usuarios en grupos
Os permisos para compartir documentos en SharePoint Online fanse de acordo co acceso desexado ao usuario. Os niveis de permisos para SharePoint Online inclúen:
- Visitantes : ver documentos nun navegador
- Membros : edita ou contribúe documentos
- Propietarios : teñen permiso de control completo do sitio web de SharePoint Online
Para que os visitantes descarguen documentos, os permisos deben incluír o acceso de "lectura".
Pódense crear nomes de grupos novos para establecer un grupo de usuarios específicos ou unha colaboración de equipo . "Designadores de sitios", "autores" e "Clientes" son exemplos.
Compartindo documentos fóra da túa organización
Os usuarios externos normalmente son provedores, consultores e clientes que queren compartir documentos de cando en vez.
Os propietarios de SharePoint Online que teñen permiso de control completo poden compartir documentos con usuarios externos. Os usuarios externos poden engadirse a grupos de usuarios de Visitantes ou membros para xestionar mellor os permisos para compartir documentos.
- Comparte enlaces convidados. É posible compartir unha ligazón de convidado por correo electrónico para ver documentos desde unha biblioteca de documentos de SharePoint Online. Para minimizar o risco de que os documentos se compartan con calquera outra persoa, pode esixir que os usuarios externos inicien sesión. Este paso require que configure persoas no grupo de permisos (ou usuarios non licenciados con acceso de lectura) para garantir que as ligazóns de convidados non poidan ser aberto por usuarios anónimos.
- Compartir cos membros. Se os seus usuarios externos teñen unha suscripción a Office 365 ou son membros do seu sitio, pode esixir que inicien sesión antes de acceder aos documentos compartidos. Este paso presupón que os engadiu ao grupo de permisos dos membros. Os usuarios externos sen Microsoft Office poden descargar o ficheiro, sempre que teñan acceso de lectura.
- Comparte a ligazón pública de OneDrive for Business. OneDrive é unha área de almacenamento de documentos alojada en Office 365 se o seu servizo foi actualizado. OneDrive úsase mellor para compartir ficheiros con usuarios públicos externos separados da biblioteca de documentos de SharePoint Online. OneDrive pódese considerar como a versión final dun documento para a visualización pública: para publicar como unha ligazón dun sitio web ou blog, por exemplo. A súa biblioteca de documentos de SharePoint Online pode ser a fonte, entón faga unha copia para OneDrive para axudarche a distinguir as dúas áreas, se optas por usar OneDrive deste xeito.
- Compartindo documentos dentro da súa organización. Os usuarios internos son persoas da súa organización ou doutros departamentos. Normalmente comparte documentos de forma diferente, dependendo de se traballa e colabora nun grupo ou que publica documentos nunha intranet para que outros poidan ver o estado actual do coñecemento ou a versión do documento.
- Compartir cos membros. O uso de Office 365 con SharePoint Online proporciona acceso a Office Web Apps, o servizo lixeiro baseado no navegador que pode usar para crear, editar e compartir documentos en liña. Os usuarios con Microsoft Office poden sincronizar ficheiros desde a súa computadora con ficheiros almacenados en SharePoint Online para compartir cos membros. Ademais, os usuarios con Microsoft Office poden sincronizar ficheiros e cartafoles de SharePoint Online a unha computadora ou dispositivo móbil para que funcione sen conexión.
- Comparte con non membros. Supoñendo que non todos os membros da súa organización teñen unha suscripción a Office 365, os documentos poden ser compartidos en función do grupo de permisos. Por exemplo, os membros non membros, como os equipos executivos da súa organización, deben ter que valorar unha biblioteca de documentos de mercadotecnia na que se captan intelixencia de mercado ou experiencias de clientes no campo.
- Comparte desde OneDrive. Podes compartir ficheiros con usuarios internos de OneDrive. Pode usar OneDrive como unha área de escenificación antes de mover documentos nunha biblioteca de documentos de SharePoint Online.