Como usar categorías de contactos como listas de distribución en Outlook

Unha alternativa para grupos e listas de distribución

As listas de distribución de Outlook son útiles para o envío rápido a un grupo de persoas. Tamén son imposibles de buscar, difíciles de administrar e un pouco imprudentes para arrincar. Os contactos categorizados fan que as listas de distribución de correo electrónico flexibles empreguen a combinación de correo de Outlook.

O Outlook permítelle asignar calquera número de categorías aos seus contactos. Pode ordenar a súa axenda de enderezos por categoría e, de seguido, aquí está a súa nova lista de distribución elegante, versátil e estable.

Use as categorías de contacto como listas de distribución en Outlook

Pode crear unha lista de distribución ou distribución con categorías en Outlook cos seguintes pasos.

1. Contactos abertos en Outlook.
   • Preme Ctrl-3 , por exemplo.
2. Asegúrese de que todos os contactos que desexa engadir á súa nova lista de distribución están resaltados.
   • Para engadir persoas que aínda non están nos teus contactos de Outlook , cree primeiro, por suposto, usando Ctrl-N .
   • Pode resaltar varias entradas mantendo premidas as teclas Maiúsc. Mentres se selecciona a eles usando o rato e cun intervalo mantendo premida a tecla Maiús .
3. Asegúrese de que a cinta Home está seleccionada e expandida.
4. Faga clic en Categorizar na sección Etiquetas .
5. Seleccione todas as categorías ... no menú despregable.
6. Faga clic en Novo ... na xanela Categorías de cor .
7. Introduza o nome que desexe a lista de distribución (por exemplo, "Amigos e familia (lista)") en Nome :.
8. Escolla Ningunha baixo a cor ou, por suposto, a cor desexada.
9. Faga clic en Aceptar .
10. Agora fai clic en Aceptar de novo despois de ter verificado que a nova categoría está marcada na xanela Categorías de cor .

Para engadir novos membros á lista de distribución en calquera momento:

1. Ir a Contactos en Outlook.
2. Resalte todos os contactos que desexa engadir á lista.
3. Asegúrese de que a cinta Home estea expandida.
4. Fai clic en Categorizar na sección de etiquetas da cinta.
5. Asegúrese de que a categoría da lista está seleccionada.
   • Se a categoría non aparece no menú:
     1. Selecciona todas as categorías ... no menú.
     2. Asegúrese de que a categoría da lista está marcada na columna Nome .
     3. Faga clic en Aceptar .

Envíe unha mensaxe á súa lista de distribución de categoría

Para compoñer unha nova mensaxe ou unha solicitude de xuntanza para todos os membros da lista de distribución da categoría:

1. Ir a Contactos en Outlook.
2. Faga clic en Buscar contactos .
   • Tamén podes premer Ctrl-E .
3. Asegúrese de que a cinta de busca estea expandida.
4. Faga clic en Categorizado na sección de Refinar da cinta de busca .
5. Seleccione a categoría desexada no menú que apareceu.
6. Abre a cinta Home .
7. Faga clic en Combinar correspondencia na sección Accións .
8. Asegúrese de que Todos os contactos da vista actual estean seleccionados en Contactos .
9. Normalmente, asegúrese
   • As letras do formulario están seleccionadas baixo o tipo de documento: e
   • Correo electrónico en Merge para: na sección Opcións de combinación .
10. Introduce o asunto do correo electrónico baixo a liña de asunto da mensaxe :.
11. Faga clic en Aceptar .
12. Escribe o texto do correo electrónico en Word.
    • Podes usar as ferramentas na sección Escribir e inserir campos da cinta Mailings para adaptar os cumprimentos para cada destinatario, por exemplo, e inserir ou usar outros campos da axenda.
    • Os resultados de vista previa permiten probar cales serán os seus campos e regras que producirán no texto do correo electrónico de cada destinatario.
13. Faga clic en Finalizar e Fusionar na sección Terminar da cinta de correo .
14. Seleccione Enviar mensaxe de correo electrónico ... no menú que apareceu.
15. Asegúrese de que o campo do libro de enderezos de correo electrónico axeitado (normalmente o correo electrónico ) está seleccionado en To: para as opcións de mensaxe .

1. Seleccione Texto plano ou HTML (inclúe formato) en formato Correo:.
   • Normalmente é mellor evitar o anexo para esta selección; enviará o texto da mensaxe como un anexo de Word, que os destinatarios normalmente non poden ler directamente senón que teñen que abrir por separado.
2. Asegúrese de que Todos son seleccionados en Enviar rexistros .
3. Faga clic en Aceptar .
4. Se se lle solicita:
   1. Faga clic en Permitir baixo. Un programa está a tentar acceder á información de enderezos de correo electrónico almacenada en Outlook.

Podes pechar e descartar ou gardar o documento en Word como queiras.

Use as categorías de contactos como listas de distribución en Outlook 2007

Para crear unha distribución ou lista de correo con categorías en Outlook 2007:

• Ir a Contactos en Outlook.
• Resalte todos os contactos que desexa engadir á súa nova lista de distribución.
  • Para engadir persoas que aínda non estean nos teus contactos de Outlook, crea-las primeiro usando Ctrl-N .
• Fai clic no botón Categorizar da barra de ferramentas.
  • Tamén pode seleccionar Accións> Categorizar no menú.
• Seleccione todas as categorías ... no menú despregable.
• Faga clic en Novo ...
• Escriba o nome desexado da lista de distribución (por exemplo, "Amigos e familia (lista)").
• Escolla Ningunha no menú despregable Color:.
• Faga clic en Aceptar .
• Fai clic en Aceptar de novo despois de ter verificado que está marcada a nova categoría.

Para engadir novos membros máis tarde, asigne a eles a categoría axeitada individualmente.

Envíe unha mensaxe á súa lista de distribución de categoría en Outlook 2007

Para compoñer unha nova mensaxe ou unha solicitude de xuntanza para todos os membros da lista de distribución da categoría:

• Ir a Contactos en Outlook.
• Seleccione Vista> Vista actual> Por categoría no menú.
• Fai clic no encabezado da categoría da lista desexada.
• Seleccione Accións> Crear> Nova mensaxe para contactar ou Accións> Crear> Nova solicitude de xuntanza para contactar desde o menú.
• Faga clic en Aceptar se Outlook infórmalle que a súa acción aplicarase a todos os elementos do grupo.
• Fai clic no campo Para ....
  • O Outlook puxo todo o enderezo no campo Para:. Para as mensaxes de lista, normalmente é mellor ter todas as direccións no campo Bcc : para evitar a revelación de enderezos. Se é o caso, pode deixar as direccións no campo Para: por suposto, ou movelas ao campo Cc:.
  • Para contactos con varios enderezos de correo electrónico, Outlook inseriu cada un. É mellor borrar os enderezos innecesarios.
• Preme Ctrl-A .
• Preme Ctrl-X .
• Asegúrese de que o campo CCO ... estea visible.
• Fai clic no campo CCO ...
• Preme Ctrl-V .
• Escriba o seu enderezo de correo electrónico no campo Para ....
• Continúa a compoñer a mensaxe ou a solicitude de reunión.

(Probado con Outlook 2007 e Outlook 2016)