Hai moitas boas razóns polas que a dixitalización de documentos en papel pode ser unha gran axuda cando se trata de organizar a súa oficina na casa (ou, por ese motivo, a súa casa). Primeiro de todo, podes desfacernos dun montón de papel extra que está cheo de cajones e arquivos, ou ocupando un espazo de escritorio valioso.
Os ficheiros dixitais (incluso PDF) poden converterse en ficheiros de busca mediante o uso de software de recoñecemento de caracteres óptico (OCR) que normalmente vén coa impresora (HP ten un vídeo moi legal que explica como funciona OCR e como pode axudar a simplificar a tarefa de simplificando a túa vida).
Isto significa que non só a súa información non ten ningún espazo, tamén é moito máis fácil de atopar do que sería no papel. E podes gardar os teus ficheiros dixitais, como queiras, en CD ou DVD, nun flash drive, nunha instalación de almacenamento en liña ou en todo o anterior. Entón pode estar seguro de que cando precisa algo, pode poñerse nas mans.
Cando comeza a digitalizar os ficheiros de inicio, é o momento perfecto para crear un conxunto organizado de ficheiros que fará que a súa vida sexa máis sinxela. Pense nas categorías de documentos que necesita e configure un cartafol para cada un. Receitas de tarxetas de crédito nun só cartafol; papel de seguros de automóbil noutro; facturas de teléfono, recibos de mercado, contas de reparación domésticas, etc., todos poden ser entregados por separado. E dentro de cada cartafol, cree subcarpetas por cada ano (ou mes). É moito máis sinxelo comezar cun sistema organizado e, a continuación, simplemente engada novas papeis ao arquivo correcto mentres avanza do que é continuar tratando de reorganizar o sistema cada vez que se reciba un novo recibo.
Asegúrese de que o escáner ou a impresora vén con software OCR (o software ABBYY FineReader parece estar no paquete con moitas das impresoras e escáneres que proba). Se non atopas ningunha, non te preocupes. Hai unha boa oportunidade de que xa teña algún software OCR decente xa instalado no computador, sempre que estea usando Windows. O software Cool OCR xa o ha guiarlle polo proceso de localización e uso dese software xunto co seu escáner para crear documentos editables.
Por suposto, isto trae outro aspecto importante: necesitas ter polo menos un escáner de documentos se vas a realizar este traballo. Non debe ser caro, ou fantasía. Se non tes un, agora é un bo momento para buscar un; Comezar con estas opinións de escáneres fotográficos e escáneres de documentos para obter mellores compras. Se non queres un escáner separado, unha impresora de baixo custo fará o traballo perfectamente.
Entón, aquí está a parte difícil. A configuración do sistema non é demasiado complicada; incluso a dixitalización da túa documentación non será demasiado difícil. O que é difícil é asegurarse de facelo automáticamente cada vez que reciba novos recibos ou documentos. Se non, os papeis empezarán a apilarse de novo, e sentirás coma se estiveses gastando o teu tempo. ¡Mantéñase con iso!