Mail merge é unha ferramenta que simplifica a creación dun conxunto de documentos que son similares pero que conteñen elementos de datos únicos e variables. Isto faise mediante a conexión dunha base de datos que contén eses elementos de datos a un documento, que contén campos de combinación onde se cumprirán os datos únicos.
A fusión de correo afórrasche tempo e esforzo automatizando o proceso de entrada de pezas estandarizadas de datos como nomes e enderezos nun documento. Por exemplo, pode vincular unha carta de formulario a un grupo de contactos en Outlook; esta carta pode ter un campo de combinación para a dirección de cada contacto e outro para o nome do contacto correspondente como parte do saludo da carta.
Usos de combinación de correo
A combinación de correspondencia, para moitas persoas, xera pensamentos de correo lixo. Mentres que os comerciantes sen dúbida usan a combinación de correo electrónico para xerar grandes cantidades de correo de xeito rápido e sinxelo, moitos outros usos poden sorprender e cambiar a forma de crear algúns dos seus documentos.
Podes usar combinación de correspondencia para crear calquera tipo de documento impreso, así como documentos distribuídos electronicamente e faxes. Os tipos de documentos que pode crear mediante unha combinación de correspondencia son practicamente ilimitadas. Aquí tes algúns exemplos:
- Catálogos
- Inventarios
- Facturas
- Etiquetas
- Sobres
- E, por suposto, cartas
Cando se usa de forma intelixente, a combinación de correspondencia pode mellorar a súa produtividade. Tamén pode aumentar a eficacia dos documentos que creas. Por exemplo, ao personalizar cartas cos nomes dos destinatarios ou outros elementos específicos de cada destinatario, presenta unha imaxe pulida e persoal que establece o escenario para o resultado que desexe.
Anatomía dunha combinación de correspondencia
A combinación de correo consta de dúas partes principais: o documento ea fonte de datos , tamén coñecida como a base de datos. Microsoft Word simplifica o seu traballo permitindo que use outras aplicacións de Office como Excel e Outlook como fontes de datos. Se ten o paquete completo de Office, usando unha das súas aplicacións como fonte de datos é doado, cómodo e moi recomendable. Usar contactos que xa ingresou nos seus contactos de Outlook, por exemplo, o gardará de volver ingresar esa información a outra fonte de datos. Usar unha folla de cálculo de Excel xa lle proporciona unha maior flexibilidade cos seus datos que a fonte de datos que Word creará.
Se só ten o programa Word, con todo, aínda pode usar a función de combinación de correspondencia. Word ten a capacidade de crear unha fonte de datos totalmente personalizable para que use a súa combinación de correspondencia.
Configurar unha fusión de correo
A combinación de correo electrónico pode parecer complicada, e os documentos complexos e pesados que dependen de grandes bases de datos poden ser certo. A palabra, sen embargo, simplifica a configuración dunha combinación de correspondencia para usos comúns a través de asistentes que o invitan ao proceso de ligar o documento a unha base de datos. Xeralmente, pode completar o proceso en menos de 10 pasos bastante sinxelos, incluíndo atopar e corrixir erros. Isto é menos que preparar o documento manualmente, e con moito menos tempo e problemas.