Usando Microsoft Access na súa pequena empresa

A maioría das empresas están familiarizadas co que se pode facer en Microsoft Word e Excel, pero entender o que Microsoft Access pode facer é un pouco máis difícil de comprender. A idea de crear bases de datos e tentar mantelos parece un uso innecesario de recursos. Non obstante, para as pequenas empresas, este programa pode proporcionar varias vantaxes distintas, especialmente cando se trata de xestionar o crecemento ea organización.

Microsoft Access proporciona un xeito moito máis robusto para que as pequenas empresas poidan rastrexar datos e proxectos que Excel ou Word. O acceso pode levar máis tempo para aprender que as aplicacións Microsoft máis utilizadas, pero tamén ten o maior valor engadido para rastrexar proxectos, orzamentos e crecemento. Todos os datos necesarios para executar un pequeno negocio para a comparación e análise mantense nun único programa, o que facilita a execución de informes e gráficos que calquera outro programa. Microsoft ofrece unha serie de modelos para simplificar o proceso de aprendizaxe e os usuarios poden personalizar os modelos a medida que van. A comprensión dos fundamentos de Microsoft Access pode axudar ás pequenas empresas a ver o seu valor total nas súas operacións diarias.

Se xa estás a usar unha folla de cálculo, é fácil converter a túa folla de cálculo Excel nunha base de datos de Access.

Mantemento da información do cliente

A base de datos permite ás empresas seguir toda a información necesaria para cada cliente ou cliente, incluíndo enderezos, información de pedidos, facturas e pagamentos. Mentres a base de datos se almacene nunha rede onde todos os empregados poidan acceder a ela, os usuarios poden asegurarse de que a información mantense actual. Debido a que a información do cliente é fundamental para cada pequena empresa, a base de datos pode ser asegurada. A adición de formularios á base de datos axuda ás pequenas empresas a que os datos son constantemente inseridos por todos os empregados.

A medida que os usuarios se familiarizan co programa, pódense engadir compoñentes máis elaborados, como o mapeo aos enderezos do cliente. Isto permite aos empregados verificar enderezos para novos clientes ou planificar rutas para entregas. Tamén permite ás empresas crear facturas e poder enviar correos electrónicos ou correos electrónicos e poder rastrexar cando e como foron pagadas as facturas. Actualizar e almacenar datos de clientes en Access é máis fiable que unha folla de cálculo ou documento de Word e axiliza a xestión desta información.

Seguimento de datos financeiros

Moitas empresas compran software específicamente para rastrexar finanzas, pero para un pequeno negocio que non só é innecesario, adoita crear un traballo extra. Ademais de poder crear e seguir as facturas, todos os gastos e transaccións comerciais poden rexistrarse a través do mesmo programa. Para as empresas que dispoñen da completa Microsoft Office Suite, incluíndo Outlook e Access, os recordatorios de pago en Outlook pódense conectar á base de datos. Cando apareza o recordatorio, os usuarios poden realizar os pagos necesarios, ingresar os datos en Access e, a continuación, rematar o recordatorio.

Pode ser necesario adquirir software máis sofisticado a medida que a empresa creza e as empresas teñen vantaxe se todos os seus datos financeiros están almacenados en Access. Moitos outros programas poden acomodar datos exportados de Access, o que facilita a migración da información cando chega o momento.

Xestión de Marketing e Vendas

Unha das formas máis usadas pero máis poderosas de usar Access é monitorear a información de marketing e vendas. Coa información do cliente existente xa almacenada na base de datos, é sinxelo enviar correos electrónicos, flyers, cupóns e publicacións regulares a aqueles que poidan estar interesados ​​en vendas ou ofertas especiais. As pequenas empresas poden seguir o número de clientes que responderon despois dunha campaña de mercadotecnia.

Para os clientes novos, as campañas completas poden ser creadas e controladas desde unha única localización. Isto facilita aos empregados ver o que xa se completou e o que queda por facer ou cales son os seguimentos necesarios.

Seguimento de produción e inventario

Do mesmo xeito que o seguimento do cliente, poder rastrexar datos sobre inventario, recursos e inventario é fundamental para calquera empresa. O acceso facilita a entrada de datos sobre envíos a almacéns e saber cando é hora de pedir máis dun determinado produto. Isto é especialmente crítico para os fabricantes que requiren diversos recursos para completar un produto, como pezas de avións ou ingredientes farmacéuticos activos.

Aínda que as industrias de servizos teñen que manter o inventario e ter toda esa información nun só lugar, fai máis doado ver cal computadora está asignada a ese empregado ou determinar cando debe actualizarse o equipo de oficina. Se o seguimento de vehículos, dispositivos móbiles, números de serie, información de rexistro, rexistros de usuarios ou dispositivos de vida de hardware, as pequenas empresas poderán rastrexar o hardware de forma máis sinxela.

Ademais do hardware, as empresas deben poder seguir o software. Do rexistro e do número de computadoras autorizadas a utilizar o software para a versión de información e usuario, é vital para que as empresas poidan tirar información rápida e precisa das súas configuracións actuais. O remate recente de soporte para Windows XP serve como un recordatorio de por que é importante saber que software e sistemas operativos están en ordenadores e dispositivos comerciais.

Execución de informes e análises

Quizais o aspecto máis poderoso de Access é a capacidade do usuario para xerar informes e gráficos de todos os datos. Ser capaz de compilar todo o almacenado nas diferentes bases de datos é o que converte a Microsoft Access nunha potencia para as pequenas empresas. Un usuario pode xerar rapidamente un informe que compara os custos de recursos fronte aos prezos actuais, crea un gráfico que ilustra canto está en stock para unha próxima campaña de mercadotecnia ou que realice unha análise que identifique os clientes que están detrás dos pagos. Cun pouco de coñecemento extra sobre as consultas, as pequenas empresas poden tomar o control de como ven os datos.

Aínda máis importante, Microsoft Access pódese empregar a outros produtos de Microsoft. As pequenas empresas poden revisar un informe, buscar datos do cliente e xerar facturas en Word. A fusión de correo pode crear cartas publicadas regularmente mentres o usuario xera un correo electrónico simultaneamente en Outlook. Os datos poden ser exportados a Excel para obter unha visión máis aprofundada dos detalles e desde aquí enviarse a PowerPoint para unha presentación. A integración con todos os outros produtos de Microsoft é quizais o mellor motivo para usar Access para centralizar toda a información dunha empresa.