Fai un seguimento das tarefas persoais e proxectos profesionais con esta sinxela ferramenta
Trello é unha ferramenta de xestión de proxectos estilo Kanban que é unha forma visual de ver todas as tarefas que vostede ou o seu equipo necesitan realizar, o que fai que sexa máis fácil ver o que todo o mundo está facendo no momento determinado. Tamén é gratuíto, o que significa que é accesible para pequenos e grandes grupos, así como para persoas que executan empresas ou que desexan realizar un seguimento das tarefas persoais. Entre as ferramentas de xestión de proxectos, Trello é un dos máis fáciles de usar e implementar, pero a súa interface en branco-lousa pode ser un pouco desalentadora. Afortunadamente, temos algúns consellos para axudarche e ao teu equipo a aproveitar o máximo proveito de Trello, non importa o que estea a usar para rastrexar.
Que é Kanban?
O estilo Kanban de xestión de proxectos está inspirado nun proceso de fabricación xaponés que Toyota implementou a finais da década de 1940. O seu obxectivo era aumentar a eficiencia nas súas fábricas mediante o seguimento do inventario en tempo real, utilizando tarxetas que pasaban entre os traballadores no chan. Cando se esgotou un material en particular, os traballadores farían unha nota sobre a tarxeta, que faría o seu camiño cara ao provedor que enviaría o material solicitado ao almacén. Estas cartas eran moitas veces chamadas Kanban, que significa signo ou cartelera en xaponés.
Entón como se traduce a xestión de proxectos? Software como Trello leva este concepto de pasar polas tarxetas e sitúase nunha interface visual, onde as tarefas están dispostas nun taboleiro e combinan coa capacidade de traballo dun equipo. Na súa forma máis básica, unha placa terá tres seccións, como se mostra na imaxe de arriba: facer, facendo (ou no proceso) e feito. Non obstante, os equipos poden usar esta ferramenta de maneira que funcione por eles. Algúns equipos poden preferir un cadro real, mentres outros queren a conveniencia dunha solución virtual, como Trello.
Como usar Trello
Trello utiliza taboleiros , que conteñen listas, que están formadas por tarxetas. As xuntas poden representar proxectos (redeseño do sitio web, renovación do baño), as listas pódense empregar para tarefas (gráficos, baldosas) e as tarxetas poden conter sub-tarefas ou opcións (contratar un deseñador, tamaños e cores).
Unha vez que decidiches como organizar as túas listas, podes comezar a engadir tarxetas, que á súa vez poden ter listas de verificación e etiquetas. As listas de comprobación son unha forma de dividir as tarefas en sub-tarefas. Por exemplo, se estás a usar Trello para planificar unhas vacacións, podes ter unha tarxeta para un restaurante que queres probar, cunha lista de comprobacións que inclúe realizar unha reserva, investigar os mellores pratos para obter e comprobar se é fillo para nenos. . As etiquetas poden ser usadas para representar o estado da tarxeta (aprobado, enviado, etc.) ou a categoría (ciencia, tecnoloxía, artes, etc.) ou calquera etiqueta que desexe. Entón podes realizar unha busca que amosará todas as tarxetas relacionadas coa ciencia ou as tarxetas aprobadas, por exemplo. Non obstante, non tes que engadir un título a unha etiqueta; tamén pode usalos para a codificación de cores (até 10 cores dispoñibles, hai unha opción de cores dispoñibles).
Cando comecen a traballar e completando as tarefas, pode arrastrar e soltar as tarxetas dunha lista a outra e, finalmente, arquivar as tarxetas e as listas unha vez que a interface faga difícil.
Pode asignar tarxetas aos membros do equipo, así como engadir comentarios, anexos de arquivos, etiquetas con código de cor e datas de vencemento. Os membros do equipo poden @ mencionar outros comentarios para iniciar unha conversa. Pode cargar ficheiros desde o seu ordenador e tamén desde servizos de almacenamento en nube, incluído Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive.
Tamén se inclúe unha integración de correo electrónico inteligente. Cada tarxeta ten un enderezo de correo electrónico único que pode usar para crear tarxetas (tarefas). Tamén pode enviar anexos a ese enderezo de correo electrónico. E mellor aínda, cando recibe unha notificación por correo electrónico, pode responder a ela directamente no canto de iniciar Trello.
As notificacións, incluídas as mencións e os comentarios, están dispoñibles nas aplicacións móbiles, nun navegador de escritorio e a través do correo electrónico. Trello ten aplicacións para iPhone, iPad, teléfonos Android, tabletas e reloxos e tabletas Kindle Fire.
Trello ofrece máis de 30 funcións complementarias e integracións, que chama power-ups. Exemplos de power-ups inclúen unha vista de calendario, un repetidor de tarxetas para tarefas recorrentes e integración con Evernote, Google Hangouts, Salesforce e moito máis. As contas gratuitas inclúen un power-up por consello.
Todas as funcións principais de Trello son gratuítas, aínda que hai unha versión paga chamada Trello Gold ($ 5 por mes ou $ 45 por ano) que engade algunhas vantaxes, incluíndo tres power-ups por bordo (en vez de un). Tamén inclúe fondos e adhesivos atractivos, emojis personalizados e cargas de anexos maiores (250 MB en lugar de 10 MB). Trello ofrece un mes gratuíto de membresía en Gold por cada persoa que chegue a unirse a Trello, ata 12 meses.
Como dixemos, a primeira vista, configurar Trello é un pouco intimidante porque non hai moitas restricións sobre como pode usalo. Por unha banda, podes crear xuntas que simplemente mostran o que terminou, o que está a traballar e cal será o seguinte. Doutra banda, pode ir máis profundo, creando listas de tarefas divididas en categorías ou departamentos.
Podes usar Trello para rastrexar calquera cousa desde tarefas persoais ata proxectos profesionais para a planificación do evento, pero aquí tes algúns exemplos do mundo real para comezar.
Usando Trello para xestionar unha renovación doméstica
Digamos que está a planear renovar unha ou máis cuartos na súa casa. Se algunha vez sobreviviu a unha renovación, sabes que hai moitas pezas móbiles e moitas sorpresas, non importa o coidado que prepares. Organizar todas as decisións que precisas facer en Trello pode axudar a manter o desenvolvemento do proxecto. Digamos que está a planear unha renovación da cociña. Neste caso, podes crear un cadro chamado Renovación de cociña e engadir listas dedicadas a cada elemento que estás a substituír.
A tarxeta de renovación da cociña pode incluír listas para:
- Contratistas potenciais
- Cada aparello que estás a substituír
- Armarios
- Mostradores e backsplash
- Pisos
- Fontanería
- Eléctrica
As tarxetas para cada lista incluirían as dimensións, o orzamento e deberán ter características, así como os modelos que estea a considerar. As tarxetas para a canalización poden incluír a substitución de tubos, a nova liña de auga, así como o prezo estimado e as preocupacións relacionadas, como as paradas de auga. Pode engadir facilmente imaxes dos materiais e dispositivos que está a considerar, e ligar a listas de produtos para que poida comprar prezos. Unha vez que tomas unha decisión, podes usar as etiquetas para nomear ou colorear o produto ou o material.
Finalmente, para cada tarxeta, pode crear listas de verificación. Por exemplo, unha tarxeta de frigorífico podería ter unha lista de comprobación que inclúe a eliminación da vella heladera e a instalación dunha liña de auga para o xeado.
Se estás a renovar varias salas, só tes que crear unha placa para cada unha e repasar todo o que tes que ter en conta. engade continuamente listas e tarxetas e mova elementos ao redor segundo sexa necesario.
Invita outros membros da familia ás túas xuntas e asigna tarxetas para distribuír o traballo necesario, como investigación de produtos e prezos, programación e outras loxísticas. Trello ten unha tarxeta de renovación de vivendas públicas que pode copiar na súa conta.
Planificación de vacacións con Trello
Viaxar con varios familiares ou amigos pode complicarse rápidamente. Use Trello para escoller un destino, planificar actividades e programar o transporte. Neste caso, podería ter unha tarxeta que conteña lugares posibles para visitar e outra para a viaxe unha vez que decida onde ir.
A xuntanza de viaxe pode incluír listas para:
- Opcións de voo
- Transporte terrestre
- Hoteis, listas de Airbnb, aluguer de cabinas e lugares de acampada
- Atraccións turísticas
- Restaurantes e tendas de alimentos
Baixo a tarxeta de destinos potenciais, crearía unha lista para cada lugar, con tarxetas para o tempo de viaxe, orzamento, pros / contras e calquera outra consideración. As listas na tarxeta de viaxe incluirían cartas para compañías aéreas, coches de aluguer, unha notable cociña na zona e atraccións como museos, tendas e barrios para explorar. Se decides ir nun cruceiro, podes crear listas para facer cousas a bordo e para as paradas previstas, así como o transporte necesario para chegar ao barco. Use etiquetas para indicar os elementos escollidos ou para resaltar os contendentes despois de que reduciu as opcións. Engade listas de verificación a tarxetas para reserva e programación de paseos ou eventos de cruceiro. Trello tamén ten un taboleiro de vacacións público que pode usar como punto de partida.
Seguimento de obxectivos e proxectos persoais
Se estás buscando limpar a desorde na túa casa ou garaxe, tomar un hobby ou exercitar máis, podes rastrealo con facilidade en Trello. Crea placas para as resolucións de ano, ou para proxectos de varios pasos, como a limpeza do faiado ou a organización da oficina principal.
Para unha táboa de resolucións, cree unha lista para cada resolución e, a continuación, use tarxetas para que poidas implementarlas, como unirse a un ximnasio, ir a paseos diarios ou comprar equipos de exercicio doméstico. Use as listas dun proxecto persoal para desglosar as grandes tarefas, con tarxetas para sub-tarefas. Por exemplo, un taboleiro de limpeza de primavera podería incluír listas para salas e outras áreas da casa. As listas terían tarxetas para tarefas asociadas, como a limpeza necesaria, un inventario dos elementos que quere vender, doar ou tirar e as tarefas que desexa subcontratar, como limpeza de fiestras ou eliminación de árbore.
Xestionar un negocio independente ou consultivo
Finalmente, se executas o teu propio negocio, Trello pode ser o teu asistente de primeira liña. As xuntas poden representar proxectos, con listas para cada etapa ou fito e tarxetas para tarefas relacionadas. Os escritores autónomos poden usar Trello para xestionar traxectorias e traballos publicados.
Digamos que ten unha placa de proxecto para rediseñar un sitio web. As túas listas poden incluír tarefas importantes, como contratar un deseñador e outros papeis importantes, así como marcos importantes, como escoller un esquema de cores, xestionar disposicións e obter aprobacións ao longo do camiño. As tarxetas incluirían esquemas de cores e esquemas propostos e os pasos necesarios para prepararse para as reunións. Un escritor independente podería ter placas para ideas de historias, publicacións e marketing. As listas poden representar etapas, como en proceso, enviadas e publicadas, ou pode usar etiquetas para facelo.
Trello é unha ferramenta sinxela, pero poderosa, e vale a pena dedicar un tempo a xogar con el. Se non estás seguro de onde comezar, navega pola comunidade de usuarios de Trello, que inclúe as placas públicas que podes copiar na túa conta.