Rastrexar contactos, coleccións e outros datos cunha base de datos de Excel
Ás veces, necesitamos facer un seguimento da información e un bo lugar para iso está nun ficheiro de base de datos de Excel. Se é unha lista persoal de números de teléfono, unha lista de contactos para membros dunha organización ou equipo ou unha colección de moedas, tarxetas ou libros, un ficheiro de base de datos de Excel facilita a entrada, almacenamento e información específica.
Microsoft Excel creou ferramentas para axudarche a realizar un seguimento dos datos e atopar información específica cando o desexes. Tamén, cos seus centos de columnas e miles de filas , unha folla de cálculo Excel pode almacenar unha enorme cantidade de datos .
Introducir os datos
O formato básico para almacenar datos nunha base de datos de Excel é unha táboa.
Unha vez creada unha táboa, as ferramentas de datos de Excel pódense empregar para buscar, ordenar e filtrar rexistros na base de datos para atopar información específica.
Para seguir xunto con este tutorial, introduza os datos como se mostra na imaxe de arriba.
Introduce rápidamente a ID do alumno:
- Escriba os dous primeiros identificadores - ST348-245 e ST348-246 nas celas A5 e A6, respectivamente.
- Destaque os dous IDs para seleccionalos.
- Fai clic no identificador de recheo e arrástralo á cela A13 .
- O resto dos ID de estudante deberían ingresarse correctamente nas celas A6 a A13.
Introducir datos correctamente
Ao ingresar os datos, é importante asegurar que se ingrese correctamente. Ademais da fila 2 entre o título da folla de cálculo e os encabezados das columnas, non deixe ningunha outra liña en branco ao ingresar os datos. Ademais, asegúrese de non deixar ningunha cela baleira.
Os erros de datos , causados por unha entrada de datos incorrecta, son a fonte de moitos problemas relacionados coa xestión de datos. Se os datos ingresan correctamente ao principio, é máis probable que o programa devolva os resultados que quere.
As filas son rexistros
Cada liña individual de datos, nunha base de datos coñécese como rexistro . Ao rexistrar os rexistros, ten en conta estas orientacións:
- Non deixe filas en branco na táboa que está a ser creada. Isto inclúe non deixar unha fila en branco entre os títulos das columnas ea primeira fila de datos.
- Un rexistro pode conter datos sobre só un elemento específico.
- Un rexistro tamén debe conter TODOS os datos da base de datos sobre ese elemento. Non pode haber información sobre un elemento en máis dunha liña.
As columnas son campos
Aínda que as filas dunha base de datos Excel denomínanse rexistros, as columnas coñécense como campos . Cada columna necesita un encabezado para identificar os datos que contén. Estes títulos chámanse nomes de campo.
- Os nomes de campo úsanse para garantir que os datos de cada rexistro ingresan na mesma secuencia.
- Asegúrese de ingresar todos os datos dunha columna co mesmo formato. Se comeza a introducir números como díxitos (como 10 ou 20), manteña o dispositivo. Non cambie de camiño e comece a introducir números como palabras (como dez ou vinte). Sexa consistente.
- Non deixes columnas en branco na táboa.
Creando a táboa
Unha vez que se ingresaron os datos, pódese converter nunha táboa . Facer así:
- Destaque as celas A3 a E13 na folla de cálculo.
- Fai clic na pestana Inicio .
- Fai clic na opción Formato como táboa na cinta para abrir o menú despregable.
- Escolla a opción azul da táboa Estilo Medio 9 para abrir o cadro de diálogo Formato como táboa .
- Mentres o cadro de diálogo está aberto, as celas A3 a E13 na folla de traballo deben estar rodeadas polas formigas marchantes.
- Se as formigas marchan rodean o rango correcto de celas, faga clic en Aceptar no cadro de diálogo Formato como táboa .
- Se as formigas marchantes non rodean o rango correcto de celas, resalte o rango correcto na folla de traballo e, a continuación, fai clic en Aceptar no cadro de diálogo Formato como táboa .
- A táboa debería ter as frechas desplegables engadidas ao lado de cada nome de campo e as filas da táboa deberían formatearse con luz alterna e azul escuro.
Usando as ferramentas de base de datos
Unha vez que creou a base de datos, pode usar as ferramentas situadas baixo as frechas abertas xunto a cada nome de campo para ordenar ou filtrar os seus datos.
Clasificación de datos
- Faga clic na frecha emerxente xunto ao nome do campo Nome.
- Fai clic na opción Ordenar de A a Z para ordenar alfabeticamente a base de datos.
- Unha vez ordenado, Graham J. debería ser o primeiro récord na mesa e Wilson. R debería ser o último.
Filtrado de datos
- Fai clic na frecha abaixo ao lado do nome do campo do programa .
- Fai clic na caixa de verificación situada ao lado da opción Seleccionar todo para borrar todas as caixas de verificación.
- Fai clic na caixa de verificación á beira da opción Negocio para engadir unha marca de verificación ao recadro.
- Faga clic en Aceptar .
- Só dous alumnos: G. Thompson e F. Smith deben ser visibles xa que son os únicos dous inscritos no programa de negocios.
- Para mostrar todos os rexistros, faga clic na frecha debaixo ao lado do nome do campo de programa .
- Prema no Borrar filtro desde a opción "Programa" .
Expansión da base de datos
Para engadir rexistros adicionais á súa base de datos:
- Coloque o punteiro do rato sobre o pequeno punto no canto inferior dereito da táboa.
- O punteiro do rato cambiará a unha frecha de dúas.
- Cando isto ocorre, prema e manteña o botón dereito do rato e arrastre o punteiro para engadir unha liña en branco ao final da base de datos.
- Engada os seguintes datos a esta nova fila:
Celda - Datos
A14 - ST348-255
B14 - Christopher
C14 - A.
D14 - 22
E14 - Ciencia
Completando o Formato de Base de Datos
- Destaque as celas A1 a E1 na folla de cálculo.
- Fai clic na pestana Inicio .
- Fai clic na opción Merge e Center da cinta para centrar o título.
- Fai clic na cor do recheo (parece unha lata de pintura) na cinta para abrir a lista despregable da cor do recheo.
- Escolla Azul, Acento 1 da lista para cambiar a cor do fondo nas celas A1 - E1 a azul escuro.
- Faga clic no ícono da cor da fonte na barra de ferramentas Formato (é unha letra grande "A") para abrir a lista despregábel da cor da fonte.
- Escolla Branco da lista para cambiar a cor do texto nas celas A1 - E1 para branco.
- Resalte as celas A2 - E2 na folla de cálculo.
- Fai clic na cor do recheo na cinta para abrir a lista despregable da cor do recheo.
- Escolla azul, acento 1, isqueiro 80 da lista para cambiar a cor do fondo nas celas A2 - E2 para azul claro.
- Destaque as celas A4 - E14 na folla de cálculo.
- Fai clic na opción Centro na cinta para aliñar o texto nas celas A14 a E14.
- Neste punto, se seguiu todos os pasos deste tutorial correctamente, a súa folla de cálculo debería parecerse á folla de cálculo que figura no Paso 1 deste tutorial.
Funcións de base de datos
Sintaxe : DFunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Onde a función D é unha das seguintes:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Tipo : Base de datos
As funcións de base de datos son particularmente útiles cando se usan Follas de cálculo de Google para manter datos estruturados, como unha base de datos. Cada función de base de datos, DFunction , computa a función correspondente nun subconxunto dun intervalo de celas considerado como unha táboa de base de datos. As funcións de base de datos toman tres argumentos:
- Database_arr é un intervalo, matriz ou matriz integrada xerada por unha expresión de matriz que está estruturada de xeito que cada fila despois de Row 1 é un rexistro de base de datos e cada columna é un campo de base de datos. A fila 1 contén as etiquetas para cada campo.
- Field_str | num indica que columna (campo) contén os valores a promediar. Isto pódese expresar como o nome do campo (cadea de texto) ou o número da columna, onde a columna da esquerda será representada como 1.
- Criteria_arr é un intervalo, matriz ou matriz integrada xerada por unha expresión de matriz que está estructurada de tal xeito que a primeira fila contén o (s) nome (s) de campo ao que se aplicará o criterio (criterios) e as filas posteriores conteñen as probas condicional (s) .
A primeira fila en Criteria especifica nomes de campo. Cada outra fila en Criteria representa un filtro, que é un conxunto de restricións nos campos correspondentes. As restricións descríbense mediante a notación de consulta por exemplo e poden incluír un valor para coincidir ou un operador de comparación seguido dun valor de comparación. Exemplos de restricións son: "Chocolate", "42", "> = 42", "<> 42". Unha cela baleira non significa restrición no campo correspondente.
Un filtro coincide cunha fila de base de datos se se cumpren todas as restricións de filtro (as restricións na fila do filtro). A fila da base de datos (rexistro) satisfai os criterios se e só se polo menos un filtro corresponde. Un nome de campo pode aparecer máis dunha vez no intervalo Criterios para permitir restricións múltiples que se aplican simultaneamente (por exemplo, temperatura> = 65 e temperatura <= 82).
DGET é a única función de base de datos que non agrega valores. DGET devolve o valor do campo especificado no segundo argumento (de forma similar a un VLOOKUP) só cando exactamente un rexistro coincide con Criterios; de outro xeito, devolve un erro que indica que non hai coincidencias ou coincidencias múltiples