Excel non ten as capacidades de xestión de datos dos programas de base de datos relacionales como SQL Server e Microsoft Access. O que pode facer, con todo, serve como unha base de datos simple ou plana que enche en moitos casos os requisitos de xestión de datos.
En Excel, os datos están organizados en táboas usando as filas e as columnas dunha folla de cálculo. As versións máis recentes do programa teñen unha función de táboa , o que facilita a entrada, edición e manipulación de datos .
Cada ficha individual ou información sobre un asunto, como un número de parte ou o enderezo dunha persoa, almacénase nunha cela de folla de cálculo separada e chámase campo.
Termos da base de datos: táboa, rexistros e campos en Excel
A base de datos é unha colección de información relacionada almacenada nun ou máis ficheiros informáticos de forma organizada.
Normalmente a información ou os datos están organizados en táboas. Unha base de datos simple ou plana, como Excel, ten toda a información sobre un tema nunha única táboa.
As bases de datos relacionales, por outra banda, consisten nunha serie de táboas con cada táboa que contén información sobre temas diferentes pero relacionados.
A información nunha táboa está organizada de maneira que poida ser facilmente:
- Actualizado
- Ordenado
- Corrixido
- Filtrou ou buscou información específica
Rexistros
Na terminoloxía da base de datos, un rexistro contén toda a información ou datos sobre un obxecto específico que se ingresou na base de datos.
En Excel, os rexistros normalmente están organizados en filas de follas de traballo con cada cela da liña que contén un elemento de información ou valor.
Campos
Cada elemento individual de información nun rexistro de base de datos -como un número de teléfono ou número de rúa- chámase campo .
En Excel, as celas individuais dunha folla de traballo serven de campos, xa que cada cela pode conter unha soa información sobre un obxecto.
Nomes de campo
É vital que os datos se inscriban de forma organizada nunha base de datos para que poida ser ordenada ou filtrada para atopar información específica.
Para garantir que os datos se ingresen no mesmo orde para cada rexistro, engádense títulos a cada columna dunha táboa. Estes títulos das columnas denomínanse nomes de campo.
En Excel, a fila superior dunha táboa contén os nomes de campo da táboa. Esta liña adoita referirse como unha fila de cabeceira .
Exemplo
Na imaxe de arriba, toda a información recolleita para un alumno almacénase nunha fila ou rexistro individual na táboa. Cada estudante, non importa o que nin se teña pouca información, ten unha fila separada na táboa.
Cada cela dentro dunha fileira é un campo que contén unha peza desa información. Os nomes de campo na fila de cabeceiras axudan a garantir que os datos permanecen organizados mantendo todos os datos nun tema específico, como nome ou idade, na mesma columna para todos os alumnos.
Ferramentas de datos de Excel
Microsoft incluíu unha serie de ferramentas de datos para facilitar o traballo coas grandes cantidades de datos almacenados nas táboas de Excel e axudar a mantelo en boas condicións.
Usando un formulario para rexistros
Unha das ferramentas que facilita o traballo con rexistros individuais é o formulario de datos. Pode empregar un formulario para atopar, editar, ingresar ou eliminar rexistros en táboas que conteñan ata 32 campos ou columnas.
O formulario predeterminado inclúe unha lista de nomes de campo na orde que están ordenados na táboa para garantir que os rexistros se introduzan correctamente. Ao lado de cada nome de campo hai un cadro de texto para ingresar ou editar os campos individuais de datos.
Aínda que é posible crear formularios personalizados, crear e usar o formulario predeterminado é moito máis sinxelo e moitas veces é todo o que se necesita.
Eliminar rexistros de datos duplicados
Un problema común con todas as bases de datos son erros de datos. Ademais de simples erros de ortografía ou campos perdidos de datos, os rexistros de datos duplicados poden ser unha gran preocupación xa que a táboa de datos medra en tamaño.
Outra das ferramentas de datos de Excel pode usarse para eliminar estes rexistros duplicados: duplicados exactos ou parciais.
Clasificación de datos
A clasificación significa reorganizar datos segundo unha propiedade específica, como ordenar unha táboa alfabéticamente por apelido ou cronoloxicamente desde o máis antigo ao máis novo.
As opcións de clasificación de Excel inclúen a clasificación por un ou máis campos, clasificación personalizada, por data ou hora e clasificación por liñas que permiten reordenar os campos dunha táboa.