Problemas de chamada de conferencia de audio e como dirixilos
As chamadas de conferencia de audio parecen interesantes cando pensas nos beneficios que levan para o teu negocio ou reunións sociais. Pero cando pensa nos problemas asociados coa súa configuración e funcionamento sinxelo, pronto se dá conta de que participar nun ou realizar un é bastante desafiante. Ao organizar unha conferencia, hai unha serie de problemas que debe incluír na súa planificación, para evitar problemas que poidan causar un fallo.
1. Ruído de fondo
Este é calquera ruído que provén dun participante ademais da súa voz, como cadeiras, persoas que falan detrás delas, ruídos de máquinas, ruidos de papel, etc. Recibe estes ruídos principalmente con participantes que utilizan VoIP , porque o teléfono tradicional dedicouse e é curto -Entre os micrófonos, mentres que VoIP funciona cun micrófono transmitido por dispositivos que é máis sensato. Un exemplo é o sistema de matriz de micrófono que ten a maioría das últimas computadoras portátiles. Algunhas persoas participan en conferencias usando os seus dispositivos mans libres.
O único xeito de remediar esta situación é facer que os participantes teñan coñecemento da perturbación que están causando, o que se realiza mellor coa comunicación antes da convocatoria. Por exemplo, como o organizador, pode querer circular un correo electrónico nas etiquetas para unha conferencia antes da sesión.
2. Eco
O eco pode ser parte do ruído de fondo, pero é máis técnico que iso. Alguén que participe na conferencia pode ter condicións co seu teléfono ou pode estar usando un teléfono que carece de cancelación de eco. Ler máis sobre como deixar de producir eco .
Alguén con eco normalmente pídelle que colgar. Entón, de novo, a conciencia adecuada sobre algúns problemas técnicos cos teléfonos e outros equipos utilizados nunha conferencia é importante.
3. Xestión da presenza
Nunha conferencia de audio, estará a usar só un dos seus sentidos: a súa audición. Non verás persoas coas que estás falando ou escoitando. Isto significa que, a non ser que fagas seguimento de cada entrada e saia na túa conferencia, é posible que non teñas en conta a presenza no teu público unha vez na conferencia.
Este problema foi ata agora sen solucións para a conferencia de audio, ata o desenvolvemento de ferramentas que permiten unha certa xestión de presenza. A primeira ferramenta que dá isto é UberConference, onde podes ver quen está falando cando o fan, quen está aquí e quen non o está, e así sucesivamente. Numerosas ferramentas crearon recentemente, algunhas con interesantes interfaces visuais que representan aos participantes con íconos.
4. Música en espera
As persoas adoitan preparar a súa interfaz telefónica para persoas físicas, pero nunca para chamadas de conferencia. Aínda que pode ser bo para alguén que foi posto en espera para escoitar música, definitivamente será molesto nunha conferencia. Algúns participantes poden manter a conferencia en espera mentres atenden a outra chamada ou tarefa, engadindo así un ambiente rítmico á conferencia. Aquí nuevamente, a campaña de concienciación preliminar da ética será de valor.
5. Liderado
Nalgúns casos, se un grupo non ten un líder, o caos levará. Isto pode suceder nunha conferencia, especialmente aquela que implica cuestións sensatas, onde non hai unha persoa que teña as rendas. Ese líder debe asegurarse de que se lles dite moito tempo para falar e prestar atención. Tamén deberían ter a posibilidade de que as cousas volvan á pista se hai conflitos desviados ou directamente.
6. Materiais e documentos
Moitas conferencias, especialmente as de negocios, inclúen referencias feitas a documentos, materiais e ferramentas. A difusión errónea desta información fai que algúns participantes estean na escuridade en determinados puntos, provocando así o desinterese. Por conseguinte, debe tomarse o coidado de difundir a información e os documentos necesarios a todas as partes requiridas ben antes da iniciación da conferencia. Outro e mellor xeito é empregar ferramentas de colaboración en liña, onde a referencia aos documentos e outros materiais non só será pasiva, senón que tamén pode haber produtividade activa durante a sesión de traballo en liña.
7. Mala calidade de voz
Non me refiro á voz de alguén con dor de gorxa aquí, senón á voz de alguén que usa un servizo telefónico que ofrece mala calidade de chamada. Agora isto ocorre con frecuencia co servizo de VoIP, que depende dunha certa cantidade de factores , incluíndo ancho de banda , códecs utilizados, teléfonos e outros dispositivos usados. Desafortunadamente, non hai moito que podes facer neste asunto se é o líder da conferencia ou o organizador. O participante que sofre mala calidade de voz necesita mellorar as cousas ao seu lado.