Preséntese a ti mesmo, configure o contexto e manteña brevemente
A mensaxería instantánea pode ser un método de comunicación estándar para ti, pero algunhas persoas aínda a atopan intimidante. Se estás acostumado a mensaxes de texto ou a amigos e compañeiros de mensaxería instantánea, non podes entender como un texto pode parecer que sae do campo esquerdo a un novo contacto. Ese tipo de sorpresa é especialmente preocupante nun contexto comercial. Cando use textos en empresas, manteña a etiqueta de mensaxes de sentido común en mente e siga algunhas simples regras de conduta.
Solicitar permisos para enviar unha mensaxe de texto
A persoa que desexa enviar un texto acordou contactarse desa forma? Non asume que todo o mundo leve un teléfono móbil en todo momento para recibir mensaxes de texto ou está en liña para acceder ás mensaxes instantáneas a través dunha rede, Facebook ou outros programas de mensaxería instantánea. Preguntar en persoa ou nunha conversación telefónica como prefiren contactar os individuos. Podes descubrir que teñen un plan de mensaxes de texto limitado ou que se desanima o uso de MI nas súas estacións de traballo.
Preséntese ao enviar unha mensaxe inicial
Preséntese na súa mensaxe e fálalo. Mentres o teu nome, apelido ou número de teléfono poden aparecer, dependendo do método de mensaxería que uses, o destinatario está a ver o texto fóra de contexto. Comezar a mensaxe cunha introdución e un cadro de referencia, como por exemplo:
- "Son Joan Smith de XYZ Consultants. ¿Tes tempo para discutir a pregunta que me pediu no teléfono a semana pasada?"
- "É Brad Jones da contabilidade, teño unha pregunta sobre a túa solicitude de reembolso. ¿Ten tempo para responder agora ou debo chamarlle máis tarde?"
Ao facer isto, evita que a túa mensaxe pareza ser unha pregunta aleatoria e posiblemente incorrecta dunha persoa que o destinatario poida recordar só vagamente ou non.
Aínda que moitos programas de mensaxería instantánea teñen un arquivo que permite que a xente descubra quen é vostede eo que estivo a falar no pasado, adoita ser unha boa idea presentarse aínda máis brevemente nas conversas posteriores, especialmente se cambiou o seu alcume ou número de teléfono.
Manteña a primeira mensaxe dun breve cadea
Comezar coa introdución e o contexto só ata que a persoa responda. Se non, pode compoñer e enviar unha mensaxe detallada que nunca se vexa. Esta é unha boa práctica para todas as cadeas de mensaxes.
Seguir con amabilidade se non obtén resposta
Enviar unha mensaxe de texto ou IM e non recibir resposta pode significar varias cousas. A persoa podería estar ignorando vostede, pero a persoa máis probable non está controlando o teléfono ou a computadora para ver a súa mensaxe. Despois dun tempo axeitado, siga unha mensaxe adicional, pero tamén intente contactar coa persoa por correo electrónico ou teléfono. Cando corresponda, tamén pode parar pola mesa da persoa.
Estes protocolos remóntanse a como a xente prefire contactar. Mentres a mensaxería pode ser a única forma de comunicarse, non é a primeira opción de todos. Se desexa ter relacións de traballo produtivo, comprenda e respecto que as persoas teñen preferencias diferentes.