Unha pequena organización percorre moito cando está a buscar arquivos
Se gastas máis tempo en buscar os teus ficheiros de Microsoft Word do que traballas neles, entón é hora de aproveitar algunhas das características organizativas Word e a túa oferta de computador.
Gardar todos os ficheiros de Word con miniaturas
Gardando todos os ficheiros de Word cunha imaxe de previsualización ou miniatura fai que sexa máis sinxela identificar sen abri-los. Pode gardar todos os documentos de Word cunha vista previa ou imaxe en miniatura seguindo algúns pasos:
- Abre Microsoft Word.
- Fai clic en Ficheiro na barra de menú.
- Seleccione Propiedades na parte inferior do menú despregable.
- Faga clic na pestana Resumo .
- Engade unha marca de verificación ao lado Gardar imaxe de vista previa con este documento ou Gardar miniaturas para todos os documentos de Word (segundo a súa versión de Word).
- Faga clic en Aceptar .
Actualizar as propiedades do documento de Word
Se traballas con cantidades enormes de documentos de Word que teñan nomes e lugares similares, definitivamente queres aproveitar a característica de propiedades do documento de Word. Volva a Ficheiro > Propiedades > Resumo e inclúe comentarios, palabras clave, categoría, título ou información da materia, calquera cousa que che axude a distinguir os ficheiros. Cando chega a hora de facer unha busca, Word pode atopar exactamente o que precisa.
Fai cartafoles no teu ordenador e úsanos
Configure un cartafol para todos os seus documentos de Word en diante e nomee algo que non vai esquecer -como "MyWordDocs". Colócao con cartafoles con nomes que teñan sentido e usalos. Se es responsable de producir notas semanais de reunión, por exemplo, faga un cartafol para esas notas e inclúa cartafoles adicionais dentro dela durante meses ou anos.
Se ten anos de documentos de Word espallados no seu computador e non ten tempo para abrilos e decide se son ou non os mantentes, simplemente faga un cartafol para cada un dos anos desde os devanditos documentos antigos e deixe caer todos os documentos de 2010 en un cartafol, 2011 noutro e así por diante ata que teña tempo para revisitalos.
Use un sistema de nomeamento de ficheiros consistente
Establecer un sistema de nomeamento é quizais o máis importante que podes facer para axudar cando chegue a hora de atopar os ficheiros que desexes. Non hai un camiño correcto para nomear os teus ficheiros, pero escoller un sistema de nomeamento e usalo constantemente vale o esforzo. As suxestións son:
- Inclúe o tipo de documento, polo que podes contar de inmediato que calquera nome de ficheiro que contén "Contrato", "Arrendamento" ou "Boletín" non é a letra que está a procurar.
- Comezza o nome co nome do cliente (ou o apelido do destinatario se os documentos son letras).
- Inclúe a data no nome do ficheiro.
Tómate o teu tempo
Se o computador xa está cheo de arquivos, non intente resolver os problemas organizativos dunha soa vez. Rompe o traballo en pezas manexables e gasta 15 minutos ao día traballando nel. Ao redondear ficheiros de Word perdidos no seu computador, coloque os nunha das carpetas que realizou, faga un cartafol novo ou elimine-las se non as necesita. Se non podes facerche a túa mente, coloca-los nun cartafol titulado HoldUntilDate e elixe unha data suficientemente lonxe no futuro que se non abras o cartafol ata entón, sentirásche cómodo eliminándoo. Sexa cal for o tipo de carpetas que fagas, póñalles todos no teu cartafol de texto grande, así que saberás onde mirar.