A característica de combinación de correspondencia de Microsoft permítelle enviar o mesmo documento con pequenos cambios a un gran número de destinatarios. O término "fusión" provén do feito de que un documento (unha carta, por exemplo) se fusiona cun documento de orixe de datos , como unha folla de cálculo .
A característica de combinación de correspondencia de Word funciona perfectamente con datos de Excel. Mentres Word tamén permite crear a súa propia fonte de datos, as opcións para usar estes datos son limitadas. Ademais, se xa tes os teus datos nunha folla de cálculo, non ten moito sentido volver escribir toda a información na fonte de datos de Word.
Preparando os teus datos para a combinación de correspondencia
Teoricamente, pode usar calquera folla de cálculo de Excel nunha función de combinación de correo de Word sen ningunha preparación especial. Non obstante, recoméndase que tome algún tempo para preparar a súa folla de cálculo para optimizar o proceso de fusión de correspondencia .
Aquí tes algunhas pautas para observar que axudarán a que o proceso de fusión de correo sexa máis sinxelo.
Organiza os teus datos de folla de cálculo
Co risco de indicar o evidente, os teus datos deberían organizarse ordenadamente en filas e columnas. Pense en cada liña como un único rexistro e cada columna como campo que vai inserir no documento. (Consulte o tutorial da entrada de datos de Excel se precisa unha actualización).
Crear unha fila de cabeceira
Crea unha fila de cabeceira para a folla que pretendes usar para a combinación de correspondencia. Unha fila de cabeceira é unha fileira que contén etiquetas que identifican os datos nas celas a continuación. O Excel pode ser difícil falar sobre a diferenciación entre datos e etiquetas, así que deixe isto claro empregando o texto en negra, os bordos das celas e os sombreados das celas únicos á fila do cabeceira. Isto garantirá que Excel o diferencie do resto dos seus datos.
Máis tarde, cando se fusionan os datos co documento principal, as etiquetas aparecerán como os nomes dos campos de fusión, polo que non haberá confusión sobre os datos que está inserindo no documento. Ademais, é unha boa práctica etiquetar as túas columnas, xa que axuda a evitar o erro do usuario.
Coloca todos os datos nunha folla única
Os datos que pretende usar para a combinación de correspondencia deben estar nunha soa folla. Se está distribuído en varias follas, necesitará combinar as follas ou realizar varias combinacións de correo. Ademais, asegúrese de que as follas estean claramente nomeadas , xa que terá que poder seleccionar a folla que pretende empregar sen vela.
Asociación dunha fonte de datos nunha combinación de correspondencia
O seguinte paso no proceso de fusión de correspondencia é asociar a folla de cálculo preparada de Excel co documento de Word.
- Na barra de ferramentas Combinar correspondencia, faga clic no botón Abrir fonte de datos .
- No cadro de diálogo Seleccionar datos fonte, navega polas carpetas ata atopar o teu libro de Excel. Se non pode atopar o seu ficheiro Excel, asegúrese de que "Todos os orixes de datos" están seleccionados no menú despregable etiquetados como "Arquivos de tipo".
- Faga dobre clic no ficheiro fonte de orixe de Excel ou seleccione e faga clic en Abrir .
- No cadro de diálogo Seleccionar táboa, seleccione a folla de Excel que contén os datos que desexa combinar co documento.
- Asegúrese de que está marcada a caixa de verificación situada ao lado de "A primeira fila de datos contén cabeceiras de columnas".
- Faga clic en Aceptar .
Agora que a fonte de datos se asociou co documento principal, pode comezar a introducir texto e / ou editar o documento de Word. Non obstante, non podes facer cambios na túa fonte de datos en Excel; se precisa facer cambios nos datos, debe pechar o documento principal en Word antes de abrir a fonte de datos en Excel.
Inserir campos de fusión no documento é fácil seguindo estes pasos:
- Faga clic no botón Inserir campo de combinación na barra de ferramentas de combinación de correspondencia. Aparecerá o campo de diálogo Inserir caixa de combinación.
- Destaque o nome do campo que desexa inserir na lista e faga clic en Inserir .
- A caixa permanecerá aberta, o que lle permite inserir máis campos. Se inseriu máis dun campo sucesivamente, Word non engadirá automaticamente espazo entre os campos do documento; debes facelo vostede mesmo despois de pechar a caixa de diálogo. No seu documento verá o nome do campo rodeado de frechas dobres.
- Cando remate, faga clic en Pechar .
Inserción de bloques de enderezos e saúdos: use con coidado
Microsoft recentemente engadiu unha función de fusión de correo que permite inserir bloques de enderezos e liñas de saúdo. Ao facer clic no botón correspondente da barra de ferramentas, Word permítelle inserir varios campos á vez, organizados en variacións comúns.
O botón de bloqueo de enderezos de inserción é o da esquerda; a liña de saúdo da inserción está á dereita.
Ademais, cando fai clic en calquera dos botóns, Word mostra un cadro de diálogo que lle dá algunhas opcións sobre os campos que desexa inserir, como desexa que estean organizados, cales son os signos de puntuación e outros. Aínda que isto pareza sinxelo e é que se usa unha fonte de datos creada en Word, pode resultar confusa se está a usar unha folla de cálculo de Excel.
Teña en conta que cando se recomenda a adición dunha fila de cabeceira na súa folla de traballo na páxina 1 deste artigo? Ben, se nomeou un campo que non sexa o que Word usa como nome de campo para obter datos similares, Word podería igualar os campos incorrectamente.
O que isto significa é se usa o bloque de enderezos de inserción ou insira os botóns de liña de saúdo , os datos poden aparecer nunha orde diferente á especificada, simplemente porque as etiquetas non coinciden. Afortunadamente, Microsoft anticipou isto e construíu unha función de campos de partida que lle permite combinar os seus nomes de campo cos usos de Word nos bloques.
Usar campos de coincidencia para etiquetar correctamente as etiquetas de campo
Para combinar campos, siga estes pasos:
- Fai clic no botón Colocar campos na barra de ferramentas.
- No cadro de diálogo Campos de coincidencia, verá unha lista dos nomes de campo de Word á esquerda. Na parte dereita da caixa, verás unha columna de caixas desplegables. O nome en cada caixa desplegable é o campo que usa Word para cada campo respectivo no bloque de enderezos ou o bloque de liña de saúdo. Para facer calquera cambio, simplemente seleccione o nome do campo no cadro de lista despregábel.
- Unha vez feito o cambio, fai clic en Aceptar .
Tamén pode abrir o cadro de diálogo Campos de coincidencia facendo clic no botón Colocar campos na parte inferior dos cadros de diálogo Inserir enderezos de bloque ou de saída, os dous aparecen cando fas clic no botón da barra de ferramentas correspondente.
Visualización de documentos de combinación de correo
Antes de pasar a vista previa e imprimir os seus documentos fusionados, unha nota sobre o formato: Ao inserir campos de fusión nun documento, Word non excede o formato dos datos da fonte de datos.
Aplicando formatos especiais desde a folla de cálculo de orixe
Se desexa aplicar formatos especiais como a cursiva, negra ou subliñada, debes facelo en Word. Se estás a ver o documento cos campos, debes seleccionar as frechas dobres nos dous lados do campo ao que desexas aplicar o formato. Se estás a ver os datos combinados no documento, basta con resaltar o texto que desexas cambiar.
Lembre que calquera cambio realizará todos os documentos fusionados, non só o individual.
Vista previa dos documentos combinados
Para obter unha vista previa dos seus documentos combinados, faga clic no botón Ver datos combinados na barra de ferramentas Combinar correspondencia. Este botón funciona como un interruptor de conmutación, polo que se quere volver ver os campos e non os datos que conteñen, faga clic novamente.
Pode navegar polos documentos combinados empregando os botóns de navegación na barra de ferramentas Combinar correspondencia. Son, de esquerda a dereita: Primeiro Rexistro , Rexistro Anterior , Ir a Rexistro , Seguinte Rexistro , Último Rexistro .
Antes de fusionar os seus documentos, ten que previsualizalos todos ou o maior número posible para verificar que todo se fusiona correctamente. Preste atención particular a cousas como puntuación e espazamento ao redor dos datos combinados.
Finaliza o teu documento de combinación de correo
Cando estea listo para fusionar os seus documentos, ten dúas opcións.
Fusionar á impresora
O primeiro é fusionalos á impresora. Se elixe esta opción, os documentos enviaranse á impresora sen ningunha modificación. Podes fusionar coa impresora simplemente facendo clic no botón Combinar a impresora .
Fusionar nun novo documento
Se precisa personalizar algúns ou todos os documentos (aínda que sería aconsellable engadir un campo de notas na fonte de datos para notas personalizadas) ou facer calquera outro cambio antes de imprimir, pode unificalos nun novo documento; se se fusiona cun novo documento, o documento principal de fusión de correspondencia e fonte de datos permanecerá intacto, pero terá un segundo ficheiro que contén os documentos fusionados.
Para facelo, basta con premer no botón Combinar a nova barra de documentos .
Independentemente do método que elixa, presentaráselle un cadro de diálogo no que podes dicir a Palabra para fusionar todos os rexistros, o rexistro actual ou un intervalo de rexistros.
Fai clic no botón de opción que se atopa ao carón da opción desexada e, a continuación, fai clic en Aceptar .
Se desexa combinar un intervalo, terá que poñer o número inicial eo número final dos rexistros que desexa incluír na fusión antes de facer clic en Aceptar .
Se decidiu imprimir os documentos, despois de que apareza o cadro de diálogo, aparecerá co cadro de diálogo Imprimir. Pode interactuar con el do mesmo xeito que faría con calquera outro documento.