Dos e non é de introducir datos en Excel

01 de 08

Descrición xeral da entrada de datos de Excel

Este tutorial abarca algunhas das DOs básicas e DON'Ts de introducir datos en programas de folla de cálculo como Excel, Google Spreadsheets e Open Office Calc.

Inserir datos correctamente a primeira vez pode evitar problemas máis tarde e facer máis doado usar unha serie de ferramentas e funcións de Excel, como fórmulas e gráficos.

As DO e DON'T son:

1. Non planifique a súa folla de cálculo
2. Non deixes filas ou columnas en branco ao ingresar datos relacionados
3. Fai gardar con frecuencia e gardar en dous lugares
4. Non empregue números como encabezados de columna e non inclúa unidades coas informacións
5. Use referencias de cela e intervalos nomeados en fórmulas
6. Non deixe as celas que conteñan fórmulas desbloqueadas
7. Ordene os seus datos

Non planifique a súa folla de cálculo

Cando se trata de introducir datos en Excel, é unha boa idea facer un pouco de planificación antes de comezar a escribir.

Sabendo que se usará a folla de traballo, os datos que contén e o que se fará con esa información podería afectar moito ao deseño final da folla de traballo.

A planificación antes de escribir podería aforrar tempo despois, se a folla de cálculo debe ser reorganizada para que sexa máis eficiente e máis fácil de traballar.

Puntos a considerar

• Cal é o propósito da folla de cálculo?
• Cantos datos manterá a folla de cálculo?
• ¿Son necesarios gráficos?
• Será impreso a folla de cálculo?

Cal é o propósito da folla de cálculo?

• O propósito da folla de cálculo axudará a determinar a localización dos datos, xa que a información máis importante debe ser visible e de fácil acceso.
• Cales son os cálculos necesarios? Os cálculos afectan cales son as fórmulas e funcións que se necesitan e onde se localizan.

Cantos datos manterá a folla de cálculo?

A cantidade de datos que a folla de cálculo inicialmente manterá e canto se engadirá máis tarde afectará o número de follas de traballo empregadas.

• Non estender os seus datos demasiado porque pode facer que a información específica sexa difícil e os cálculos que abarcan varias follas ou libros poidan comezar a afectar o rendemento de Excel.
• Para follas de cálculo grandes, ás veces é útil mostrar grandes totais de columnas por encima dos títulos das columnas, en vez de forzar aos usuarios a desprazarse ata a parte inferior da folla de cálculo para ver a información.

¿Necesítanse charts?

Se toda ou parte dos datos se mostren nunha gráfica ou gráficas, podería afectar a disposición de información,

• Dependendo do tipo de gráfico, é posible que os datos teñan que ser agrupados de forma diferente, como por exemplo, empregar un área de resumo para gráficos de torta.
• Para follas de cálculo grandes, os gráficos poden moverse a páxinas separadas para facilitar o afloamento

Será impreso a folla de cálculo?

A forma en que se organizan os datos pode verse afectada se se imprimen todos ou algúns dos datos, dependendo de se se elixe un deseño de retrato ou paisaxe e o número de follas necesarias.

• Se se usa a vista vertical sobre papel de tamaño carta normal (8 1/2 X 11), considere poñer a maior parte dos datos en filas baixo algunhas columnas, de xeito que todos os títulos estean visibles nunha folla.
• Se necesitamos varias follas, considere a impresión dos títulos das columnas na parte superior de cada páxina para facilitar a lectura dos datos.
• Se hai que imprimir moitas columnas de datos, o deseño da paisaxe pode manter todos os títulos nunha única páxina. Unha vez máis, se necesitamos varias follas, imprime os títulos das columnas na parte superior de cada páxina.
• Se os cadros deben imprimirse, movelos a unha folla separada pode simplificar a tarefa.

02 de 08

Non deixes filas ou columnas en branco en datos relacionados

Deixar filas ou columnas en branco en táboas de datos ou intervalos de datos relacionados pode dificultar a correcta utilización dunha serie de funcións de Excel, como gráficos, táboas dinámicas e determinadas funcións.

Incluso as celas en branco nunha liña ou columna que conteñan datos poden causar problemas como se mostra na imaxe anterior.

A ausencia de espazos baleiros tamén facilitará a Excel a detección e selección de todos os datos relacionados nun intervalo se se usan funcións como a clasificación , o filtrado ou o automático .

En vez de deixar filas ou columnas en branco, use bordos ou títulos de formato e etiquetas usando en negra ou subliñado para romper os datos e facilitar a lectura.

Introduza os datos da columna sempre que sexa posible.

• Cando prepare a súa folla de cálculo, coloque un título descritivo na parte superior da primeira columna da táboa cos datos a continuación.
• Se hai máis dunha serie de datos, lista-los un despois do outro en columnas (esquerda a dereita) co título para cada serie de datos na parte superior.

Mantén os datos non relacionados separados

Aínda que manter os datos relacionados xuntos é importante, ao mesmo tempo, pode ser útil manter separados os intervalos de datos por separado.

Deixar columnas en branco ou filas entre diferentes intervalos de datos ou outros datos na folla de traballo fará que sexa máis doado para que Excel poida detectar e seleccionar correctamente intervalos ou táboas de datos relacionados.

03 de 08

Fai gardar con frecuencia

A importancia de gardar o teu traballo con frecuencia non se pode esaxerar - ou ben se indica con demasiada frecuencia.

Por suposto, se está a usar unha folla de cálculo baseada na web, como Google Spreadsheets ou Excel Online, a continuación, gardar non é un problema, xa que ningún programa ten unha opción de gardar, senón que funciona cunha función de gardado automático.

Non obstante, para os programas baseados en computador, despois de dous ou tres cambios, se está a engadir datos, facer un cambio de formato ou ingresar unha fórmula, garde a folla de cálculo.

Se iso parece demasiado, garda polo menos cada dous ou tres minutos.

Aínda que a estabilidade das computadoras e do software de ordenador mellorou drásticamente ao longo dos últimos anos, o software aínda falla, os fallos de enerxía aínda pasan e outras persoas viaxan a través do seu cable de alimentación e sacándoo do enchufe.

E cando isto ocorre, a perda de calquera cantidade de datos - grande ou pequena - só aumenta a súa carga de traballo mentres intenta reconstruír o que xa fixo.

O Excel ten unha característica de gardado automático, que normalmente funciona moi ben, pero non debe ser invocado. Considérase o costume de protexer os teus propios datos con aforros frecuentes.

Atallo para gardar

O aforro non ten que ser unha tarefa onerosa de mover o mouse á cinta e facer clic en iconas, adóitase gardar usando a combinación de atallos de teclado de:

Ctrl + S

Fai gardar en dous lugares

Outro aspecto de aforro que non se pode esmagar é a importancia de gardar os seus datos en dúas ubicacións diferentes.

A segunda situación é, por suposto, unha copia de seguridade, e moitas veces se dixo: "As respostas son como seguros: tes unha e probablemente non a necesites, non tes unha e seguramente o farás".

A mellor copia de seguridade é aquela que se atopa nun lugar físico diferente do orixinal. Despois de todo, cal é o punto de ter dúas copias dun ficheiro se elas

• están no mesmo disco duro que falla?
• na mesma computadora, que é roubado?
• no mesmo edificio que se queima ao chan?

Copias de seguridade baseadas na web

De novo, facer unha copia de seguridade non debe ser unha tarefa onerosa ou lento.

Se a seguridade non é un problema, a folla de traballo é unha lista dos teus DVD: envía unha copia usando o correo electrónico para que unha copia permaneza no servidor é probable que sexa suficiente.

Se a seguridade é un problema, o almacenamento web aínda é unha opción, aínda que sexa cunha empresa especializada nesa clase e cobra unha taxa para facelo.

No caso das follas de cálculo en liña, presumiblemente, os propietarios do programa de copia de seguridade dos seus servidores - e iso inclúe todos os datos do usuario. Pero para estar seguro, descargue unha copia do ficheiro no seu propio ordenador.

04 de 08

Non empregue números como encabezados de columna e non inclúa unidades coas informacións

Utilice os encabezados na parte superior das columnas e no inicio das filas para identificar os seus datos, xa que realizan operacións como a clasificación moito máis doado, pero non usan números como - 2012, 2013, etc. - para facelo.

Como se mostra na imaxe anterior, os encabezados de columna e de fila que son números só poden incluír inadvertidamente nos cálculos. Se as súas fórmulas conteñen funcións como:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

que selecciona automaticamente o intervalo de datos para o argumento da función.

Normalmente, estas funcións buscan primeiro as columnas de números anteriores onde están localizadas e despois á esquerda para unha liña de números e todos os encabezados que só sexan números serán incluídos no rango seleccionado.

Os números empregados como títulos de fila tamén se poden confundir con outras series de datos se se seleccionan como parte dun intervalo para un gráfico e non como etiquetas de eixes.

Formatear números no título das celas como texto ou crear etiquetas de texto precedendo cada número cun apóstrofo (') - como' 2012 e '2013. O apóstrofe non aparece na cela, pero cambia o número a datos de texto.

Manteña unidades nas títulos

Non: introduza moeda, temperatura, distancia ou outras unidades en cada cela cos datos numéricos.

Se o fas, hai unha boa oportunidade de que Excel ou Google Spreadsheets vexan todos os teus datos como texto.

En vez diso, coloque unidades nos encabezados que se atopan na parte superior da columna, o cal, como sucede, asegurarase de que estes títulos sexan, como mínimo, de texto e non crearán o problema anteriormente mencionado.

Texto á esquerda, números á dereita

Unha forma rápida de saber se ten datos de texto ou números é comprobar o aliñamento dos datos nunha cela. De xeito predeterminado, os datos de texto están aliñados á esquerda en Excel e as follas de cálculo de Google e os datos numéricos están aliñados á dereita nunha cela.

Aínda que esta aliñación predeterminada pode ser facilmente modificada, o formato non se aplica normalmente ata que se ingresaron todos os datos e fórmulas, polo que a aliñación predeterminada pode darlle unha pista antes de que algo non apareza na folla de cálculo.

Porcentaxe e símbolos de moeda

A mellor práctica para introducir todos os datos nunha folla de traballo é ingresar só o número sinxelo e formatear a cela para mostrar o número correctamente e isto inclúe as porcentaxes e as cantidades monetarias.

Excel e Google Spreadsheets, con todo, aceptan por cento de símbolos que se escriben nunha cela xunto co número e ambos tamén recoñecen símbolos de moeda común, como o signo de dólar ($) ou o símbolo de libra esterlina (£) se se ingresaran nun celular xunto con datos de números, pero outros símbolos de moeda, como o Rand sudafricano (R), probablemente serán interpretados como texto.

Para evitar posibles problemas, siga as mellores prácticas mencionadas e insira a cantidade e, a continuación, formatee a cela pola moeda en lugar de escribir o símbolo monetario.

05 de 08

Use referencias de cela e intervalos nomeados en fórmulas

As dúas referencias de celas e intervalos nomeados poden ser e deben ser usados ​​en fórmulas para facer máis rápido e sinxelo manter as fórmulas e, por extensión, a folla de cálculo completa, sen erros e actualizada.

• As referencias de cela son unha combinación da letra de columna e do número de fila dunha cela (como A1, B23 e W987) e úsanse para identificar a localización dos datos nunha folla de cálculo.
• Un intervalo nomeado ou un nome definido é similar a unha referencia de cela xa que se usa para identificar unha cela ou un intervalo de celas nunha folla de cálculo.

Referencia de datos en fórmulas

As fórmulas son utilizadas en Excel para realizar cálculos, como a suma ou a resta.

Se os números reais están incluídos nas fórmulas, como:

= 5 + 3

Cada vez que os datos cambian, digamos a 7 e 6, a fórmula necesita ser editada e os números cambian para que a fórmula se faga:

= 7 + 6

Se, en cambio, os datos ingresanse nas celas da folla de traballo, as referencias de cela ou os nomes de intervalo poden usarse na fórmula e non nos números.

Se o número 5 ingrese na cela A 1 e 3 na cela A2, a fórmula converteuse en:

= A1 + A2

Para actualizar os datos, cambia o contido das celas A1 e A2, pero a fórmula mantense igual: Excel actualiza automaticamente os resultados da fórmula.

O aforro de tempo e esforzo aumenta se a folla de traballo contén fórmulas máis complicadas e se varias fórmulas reflicten os mesmos datos xa que os datos só se deben cambiar nun só lugar e todas as fórmulas que a fan referencia actualizaranse.

Usar referencias de cela ou intervalos nomeados tamén fai que a súa folla de traballo sexa máis segura, xa que permite protexer as fórmulas de cambios accidentais deixando as celas de datos que cambian de accesibilidade.

Apuntando aos datos

Outra característica de Excel e Google Spreadsheets é que lle permiten ingresar referencias móbiles ou nomes de intervalos en fórmulas empregando apuntamentos , o que implica facer clic nunha cela para introducir a referencia na fórmula.

O sinal reduce a posibilidade de que se produzan erros ao teclear a referencia da cela incorrecta ou a un nome incorrecto.

Use os intervalos nomeados para seleccionar datos

Dando unha área de datos relacionados un nome pode facer moito máis doado seleccionar os datos ao realizar tipos ou operacións de filtrado.

Se o tamaño dunha área de datos cambia, o rango dun nome pode ser editado facilmente usando o Xestor de nomes .

06 de 08

Non deixes celas que conteñen fórmulas sen protección

Despois de pasar tanto tempo facendo correcta as súas fórmulas e usando as referencias de celas correctas, moitas persoas cometen o erro de deixar esas fórmulas vulnerables a cambios accidentais ou intencionales.

Ao colocar datos nas celas da folla de traballo e despois referenciar os datos en fórmulas, permite que as celas que conteñan as fórmulas se bloqueen e, se é necesario, protexido por contrasinal para mantelas a salvo.

Ao mesmo tempo, as celas que conteñen os datos poden deixarse ​​desbloqueadas para que se poidan ingresar facilmente os cambios para manter a folla de cálculo actualizada.

Protexer unha folla de cálculo ou libro de traballo é un proceso de dous pasos:

1. Asegúrese de que as celas correctas están bloqueadas
2. Aplique a opción protexer a folla e, se o desexa, engade un contrasinal

07 de 08

Ordene os seus datos

Ordene os seus datos despois de ter terminado de ingresar.

Traballar con pequenas cantidades de datos non distribuídos en Excel ou Google Spreadsheets non adoita ser un problema, pero a medida que aumenta a cantidade de datos aumenta a dificultade de traballar con iso de forma eficiente.

Os datos ordenados son máis fáciles de entender e analizar e algunhas funcións e ferramentas, como VLOOKUP e SUBTOTAL, requiren datos ordenados para devolver os resultados correctos.

Ademais, ordenar os seus datos de maneira diferente pode facilitar a detección de tendencias que non son obvias nun principio.

Selección de datos a ordenar

Antes de que os datos poidan ser ordenados, Excel necesita saber o rango exacto que se vai ordenar e, normalmente, o Excel é bastante bo en seleccionar áreas de datos relacionados, sempre que cando se ingrese,

1. non se deixaron filas nin columnas en branco nunha área de datos relacionados;
2. e deixáronse filas e columnas en branco entre as áreas de datos relacionados.

Excel mesmo determinará, con bastante precisión, se a área de datos ten nomes de campo e exclúe esta fila dos rexistros a ordenar.

Non obstante, permitir que Excel seleccione o intervalo a clasificar pode ser arriscado, especialmente con grandes cantidades de datos que son difíciles de comprobar.

Usar nomes para seleccionar datos

Para asegurarse de que se seleccionan os datos correctos, resalte o intervalo antes de iniciar o tipo.

Se o mesmo rango está a ser ordenado repetidamente, a mellor aproximación é darlle un nome.

Se se define un nome para o intervalo que se vai ordenar, escriba o nome no cadro de nome ou seleccione a lista desplegable asociada e Excel resaltará automaticamente o rango correcto de datos na folla de cálculo.

Filas e columnas escondidas e clasificación

As filas ocultas e as columnas de datos non se moven durante a clasificación, polo que deben ser desactivadas antes de que se produza o tipo.

Por exemplo, se a fila 7 está oculto e forma parte dun intervalo de datos que está ordenado, permanecerá como a fila 7 en lugar de moverse á súa localización correcta como resultado do tipo.

O mesmo sucede coas columnas de datos. A clasificación por filas implica a reordenación de columnas de datos, pero se a columna B está oculto antes do tipo, permanecerá como a columna B e non se reordenará coas outras columnas no intervalo ordenado.

08 de 08

Todos os números deben ser tendas como números

Problema: comprobe que todos os números se almacenan como números. Se os resultados non son o que esperaba, a columna pode conter os números almacenados como texto e non como números. Por exemplo, os números negativos importados desde algúns sistemas de contabilidade ou un número inserido cun '(apostrophe)' líder son almacenados como texto.

Cando clasifica rápidamente os datos co botón AZ ou ZA, as cousas poden ir terriblemente mal. Se hai unha fila en branco ou columnas en branco dentro dos datos, a parte dos datos pode ser ordenada, mentres outros datos son ignorados. Imaxina a desorde que terás, se os nomes e o número de teléfono xa non coinciden, ou se as ordes van aos clientes equivocados.

A forma máis sinxela de asegurar que o rango correcto de datos sexa seleccionado antes de ordenar é darlle un nome.

O segundo suposto afecta exactamente o tipo de Excel. Se ten unha única cela seleccionada, Excel estende a selección para seleccionar un intervalo (así como presionar Ctrl + Maiús + 8) limitado por unha ou máis columnas e filas en branco. A continuación, examina a primeira fila do intervalo seleccionado para determinar se contén información de cabeceira ou non.

Aquí é onde a clasificación coas ferramentas da barra de ferramentas pode resultar complicada: o seu cabeceiro (supoñendo que ten un) debe cumprir algunhas pautas bastante estritas para que Excel recoñezao como cabeceira. Por exemplo, se hai células en branco na fila do cabeceira, Excel pode pensar que non é un cabeceiro. Do mesmo xeito, se a fila do cabeceiro ten o mesmo formato que as demais filas do intervalo de datos, pode que non o recoñeza. Así mesmo, se a táboa de datos consiste integramente en texto e a súa fila de cabeceiras non contén nada de texto, Excel -por prácticamente todo o tempo- non recoñece a fila do cabeceira. (A fila semella outra fila de datos como Excel).

Só despois de seleccionar o alcance e determinar se hai unha fila de cabeceira Excel fará a clasificación real. Como está satisfeito cos resultados depende se Excel obtivo tanto a selección de rango como a determinación da liña de cabeceira. Por exemplo, se Excel non pensa que ten unha fila de cabeceira, e o fai, entón o seu cabeceiro clasificarase no corpo dos datos; isto xeralmente é algo malo.

Para asegurarse de que o seu rango de datos sexa recoñecido correctamente, use o atallo Ctrl + Maiús + 8 para ver que selecciona Excel; isto é o que se ordenará. Se non coincide coas súas expectativas, necesitará modificar o carácter dos datos na súa táboa ou terá que seleccionar o intervalo de datos antes de usar o diálogo Ordenar.

Para asegurarse de que o seu título sexa recoñecido correctamente, use o atallo Ctrl + Maiús + 8 para seleccionar o intervalo de datos e, a continuación, mire á primeira fila. Se o seu cabeceiro ten celas en branco entre os seleccionados na primeira fila ou a primeira fila ten o mesmo formato que a segunda liña, ou ten máis dunha fila de cabeceira seleccionada, entón Excel asume que non ten fila de cabeceira en absoluto. Para corrixir isto, fai cambios na súa fila de cabeceira para asegurarse de que o Excel recoñeza correctamente.

Finalmente, todas as apostas poderían estar desactivadas se a táboa de datos usa cabeceiras de varias filas. Excel ten dificultade para recoñecelos. Compuxo o problema cando esperas que inclúa filas en branco nese cabeceiro; só non pode facelo automaticamente. Podes, con todo, simplemente seleccionar todas as filas que queiras ordenar antes de facer o tipo. Noutras palabras, sexa específico no que desexa ordenar Excel; Non deixes que Excel faga as suposicións por ti.
Datas e horarios gardados como texto

Se os resultados da clasificación por data non aparecen como se esperaba, os datos da columna que conteñan a chave de clasificación poden conter datas ou horarios almacenados como datos de texto en lugar de como números (as datas e os tempos son só datos de formato con formato).

Na imaxe de arriba, o rexistro de A. Peterson terminou no fondo da lista, cando, en función da data de préstamo - 5 de novembro de 2014 -, o rexistro debería ser colocado por enriba do rexistro para A. Wilson, que tamén ten unha data de préstamo do 5 de novembro.

A razón dos resultados inesperados é que a data de préstamo para A. Peterson foi almacenada como texto, en lugar de como un número
Datos mixtos e series rápidas.

Ao usar o método de clasificación rápida de rexistros que conteñen datos de texto e número mestúranse, Excel clasifica o número e os datos de texto por separado: colocar os rexistros con datos de texto na parte inferior da lista ordenada.

Excel tamén pode incluír os títulos das columnas nos resultados de clasificación: interpretalos como só outra liña de datos de texto en vez de como os nomes de campo da táboa de datos.
Advertencias de clasificación - Ordenar o cuadro de diálogo

Como se mostra na imaxe de arriba, se se usa o diálogo Ordenar, mesmo para tipos nunha columna, Excel mostra unha mensaxe que lle avisa de que atopou os datos almacenados como texto e dálle a opción de:

Ordena todo o que pareza un número como número
Ordene os números e os números almacenados como texto por separado

Se elixe a primeira opción, Excel intentará colocar os datos de texto na localización correcta dos resultados de clasificación.

Escolla a segunda opción e Excel colocará os rexistros que conteñan datos de texto na parte inferior dos resultados de clasificación, como ocorre con tipos rápidos.