Filtrar datos nunha folla de cálculo significa configurar as condicións para que só se mostren certos datos. Está feito para facilitar a concentración en información específica nun gran conxunto de datos ou táboa de datos. O filtrado non elimina ou modifica datos; simplemente cambia as filas ou columnas que aparecen na folla de cálculo activa de Excel.
Filtrado de rexistros de datos
Os filtros funcionan con rexistros ou filas de datos na folla de traballo. As condicións que se establecen se comparan cun ou máis campos no rexistro. Se se cumpren as condicións, amósase o rexistro. Se non se cumpren as condicións, o rexistro filtrouse para que non se amose co resto dos rexistros de datos.
O filtrado de datos segue dous enfoques diferentes dependendo do tipo de datos que se filtren: datos numéricos ou de texto.
Filtrado de datos numéricos
Os datos numéricos pódense filtrar en función de:
- se os datos son iguais a un certo número
- Se os datos son maiores ou menores que un número específico
- os datos están por riba ou por baixo do valor medio dos datos no seu conxunto
Filtrado de datos de texto
Os datos de texto pódense filtrar en función de:
- se os datos coinciden cunha determinada palabra
- Se os datos son unha palabra que contén unha ou máis letras
- se os datos son unha palabra que comeza ou remata cunha letra específica do alfabeto
Copiando rexistros filtrados
Ademais de ocultar rexistros temporalmente, Excel ofrécelle opcións para copiar os datos desexados nunha área separada da folla de cálculo . Moitas veces, este procedemento faise cando unha copia permanente da lista filtrada responde a algún requisito comercial.
Mellores prácticas para o filtrado
Afórreche algunhas molestias seguindo as pautas de mellores prácticas para traballar con datos filtrados:
- A non ser que haxa unha boa razón para iso, non afeite unha folla de cálculo compartida con filtros activos. É posible que outros usuarios non teñan en conta que o ficheiro está filtrado.
- Aínda que pode filtrarse en varias columnas simultaneamente, estes filtros son aditivos, non exclusivos. Noutras palabras, filtrar unha lista de contactos para mostrar a todos no Estado de California e que ten máis de 60 anos de idade daralle a todos os que teñen máis de 60 anos en California. Este filtro non che mostrará aos 60 anos de idade ou aos californianos.
- Os filtros de texto complexos funcionarán así como os datos subxacentes permitirá. Os datos "sucios" levarán a resultados filtrados que poden ser enganosos ou incorrectos. Por exemplo, o filtrado para persoas que viven en Illinois non atrapará ás persoas que viven en "IL" ou que viven en "Ilinois" ou "Illenois".
- Exercer cautela ao ordenar datos filtrados. A clasificación de datos parcialmente filtrados levará a unha reestructuración do ficheiro de datos: a situación normalmente mellor evitada. Se debe clasificar un conxunto de datos filtrado, cómpre os datos filtrados a unha folla de cálculo nova e logo ordenala.