Esta serie de suxestións abrangue diferentes métodos de clasificación de datos en Excel. Pódese atopar información específica nas seguintes páxinas:
- Ordenar rapidamente nunha única columna usando Sort & Filter ou Hot Keys
- Ordenar en varias columnas
- Ordenar por Datas ou Tempos
- Ordenar por días da semana, meses ou outras listas personalizadas
- Ordenar por filas - Reordenando columnas
Selección de datos a ordenar
Antes de que as informacións poidan ser ordenadas, Excel necesita saber o rango exacto que se vai ordenar e, en xeral, o Excel é bastante bo en seleccionar áreas de datos relacionados, sempre que cando se ingrese,
- non se deixaron filas nin columnas en branco nunha área de datos relacionados;
- e deixáronse filas e columnas en branco entre as áreas de datos relacionados.
Excel mesmo determinará, con bastante precisión, se a área de datos ten nomes de campo e exclúe esta fila dos rexistros a ordenar.
Non obstante, permitir que Excel seleccione o intervalo a clasificar pode ser arriscado, especialmente con grandes cantidades de datos que son difíciles de comprobar.
Para asegurarse de que se seleccionan os datos correctos, resalte o intervalo antes de iniciar o tipo.
Se o mesmo rango está a ser ordenado repetidamente, a mellor aproximación é darlle un nome .
01 de 05
Ordenar orde e ordenar ordenar
A clasificación require a utilización dunha clave de clasificación e unha orde de clasificación.
A clave de ordenación son os datos da columna ou columnas que desexa ordenar. Identifícase polo nome da columna ou o campo. Na imaxe de arriba, as posibles teclas de clasificación son ID de estudante, nome , idade , programa e mes iniciado
En forma rápida, premendo nunha única cela na columna que contén a clave de clasificación é suficiente para dicir a Excel cal é a clave de clasificación.
Para os valores de texto ou numéricos, as dúas opcións para a orde de ordenación son ascendentes e descendente .
Ao usar o botón Ordenar e filtrar na pestana Inicio da cinta, as opcións de orde de clasificación na lista despregable cambiarán dependendo do tipo de datos no intervalo seleccionado.
Ordenar rapidamente mediante Ordenar e filtro
En Excel, un tipo rápido pódese realizar usando o botón Ordenar e filtro na pestana Inicio da cinta .
Os pasos para realizar unha clasificación rápida son:
- Fai clic nunha cela da columna que contén a tecla de ordenación
- Prema na pestana Inicio da cinta se fose necesario
- Fai clic no botón Ordenar e filtro para abrir o menú desplegable das opcións de clasificación
- Fai clic nunha das dúas opcións para ordenar en orde ascendente ou descendente
- Asegúrese de que os datos foron ordenados correctamente
Ordenar datos usando cintas Hot Keys
Non hai combinación de teclas de atallo de teclado para clasificar datos en Excel.
O que hai dispoñible son teclas rápidas, que permiten empregar as teclas de teclas en lugar do punteiro do rato para seleccionar as mesmas opcións enumeradas anteriormente na pestana Inicio da cinta.
- Usar o teclado para acceder ás opcións da cinta sempre comeza coa tecla Alt .
Ordenar en orde ascendente mediante teclas rápidas
- Fai clic nunha cela na columna de sorte
- Prema as seguintes teclas no teclado:
- Alt HSS
- A táboa de datos debe ser ordenada de A a Z / menor a maior pola columna seleccionada
As teclas rápidas tradúcense en:
Tecla "Alt"> pestana "Inicio"> "Edición" grupo> "Ordenar e filtrar" menú> "Ordenar o máis pequeno ao maior" opción.
Ordenar en Orde Descendente usando teclas rápidas
Os pasos para ordenar en orde descendente usando teclas rápidas son os mesmos que se listan para un tipo ascendente, agás a combinación de teclas rápidas:
Alt HSO As teclas rápidas tradúcense en:
Tecla "Alt"> pestana "Inicio"> grupo "Edición"> menú "Ordenar e filtro"> "Ordenar entre maior e menor".
02 de 05
Ordenar en varias columnas de datos en Excel
Ademais de realizar unha clasificación rápida baseada nunha única columna de datos, a función de clasificación personalizada de Excel permítelle clasificar en varias columnas definindo varias chaves de clasificación.
Nos xéneros de varias columnas, identificáronse as teclas de ordenación seleccionando os títulos das columnas no diálogo Ordenar.
Como ocorre cun tipo rápido, as teclas de ordenación defínense identificando os títulos das columnas ou os nomes dos campos , na táboa que contén a tecla de ordenación.
Ordenar por exemplo en varias columnas
No exemplo anterior, seguíronse os seguintes pasos para ordenar os datos no intervalo H2 a L12 en dúas columnas de datos: primeiro por nome e despois por idade.
- Destaque o intervalo de celas que hai que ordenar
- Fai clic na pestana Inicio da cinta .
- Fai clic na icona Ordenar e filtrar na cinta para abrir a lista despregábel.
- Faga clic en Ordenar personalizado na lista despregábel para abrir a caixa de diálogo Ordenar
- No encabezado da columna, no cadro de diálogo, escolla Nome na lista despregable para clasificar primeiro os datos pola columna Nome
- A opción Sort On está definida como Valores , xa que o tipo está baseado nos datos reais da táboa
- No encabezado Ordenar orde , seleccione Z a A na lista despregábel para ordenar os datos do nome en orde descendente
- Na parte superior do cadro de diálogo, faga clic no botón Engadir o nivel para engadir a segunda opción de clasificación
- Para a segunda chave de ordenación, en Título da columna , elixe Idade na lista despregábel para ordenar rexistros con nomes duplicados na columna de idade
- Na orde Ordenar por ordenar , escolla Maior entre máis pequeno da lista despregábel para ordenar os datos de Idade en orde descendente
- Fai clic en Aceptar no cadro de diálogo para pechar o cadro de diálogo e ordenar os datos
Como resultado de definir unha segunda chave de ordenación, no exemplo anterior, os dous rexistros con valores idénticos para o campo Nome foron ordenados en orde descendente usando o campo Age , obtendo o rexistro do alumno A. Wilson de 21 anos antes o récord do segundo A. Wilson de 19 anos.
A primeira fila: encabezados ou datos de columnas?
O intervalo de datos seleccionados para a clasificación no exemplo anterior incluíu os títulos das columnas por riba da primeira liña de datos.
Excel detectou que esta liña contiña datos que eran distintos dos datos en filas posteriores polo que asumiu que a primeira fila era títulos das columnas e axustaba as opcións dispoñibles no cadro de diálogo Ordenar para incluílas.
Un dos criterios que usa Excel para determinar se a primeira fila contén títulos de columna é formatar. No exemplo anterior, o texto da primeira fila é unha fonte diferente e é unha cor diferente dos datos do resto das filas. Tamén está separado das liñas seguintes cun bordo groso.
Excel usa esa diferenza ao facer a súa determinación sobre se a primeira liña é unha liña de título e é bastante boa en facelo correctamente, pero non é infalible. Se comete un erro, a caixa de diálogo Ordenar contén unha caixa de verificación - Os meus datos teñen cabeceiras - que se poden usar para substituír esta selección automática.
Se a primeira fila non contén os encabezados, Excel usa a letra de columna, como a columna D ou a columna E, como opcións na opción Columna da caixa de diálogo Ordenar .
03 de 05
Ordenar datos por data ou hora en Excel
Ademais de clasificar alfabeticamente os datos de texto ou números de maior a menor, as opcións de clasificación de Excel inclúen valores de data de ordenación.
Os pedidos de sorteo dispoñibles para as datas son:
- Orde ascendente - máis antigo ao máis novo
- Orde Descendente - máis novo ao máis antigo
Caixa de diálogo Ordenar e orde rápido
Dado que as datas e os tempos só teñen un formato de datos de números, para os tipos nunha única columna, como Data Borrowed no exemplo da imaxe anterior, o método de clasificación rápida pode usarse correctamente.
Para os tipos que inclúen varias columnas de datas ou horarios, cómpre usar o diálogo de Ordenar , así como ao clasificar en varias columnas de datos de números ou de texto.
Ordenar por data Exemplo
Para realizar unha ordenación rápida por data en orde ascendente - a máis antiga ao máis nova - para o exemplo da imaxe de arriba, os pasos serían:
- Destaque o intervalo de celas que hai que ordenar
- Fai clic na pestana Inicio da cinta
- Fai clic na icona Ordenar e filtrar na cinta para abrir a lista despregábel
- Fai clic na opción Ordenar máis antigo ao máis recente da lista para ordenar os datos en orde crecente
- Os rexistros deberían clasificarse coas datas máis antigas da columna Prestatario na parte superior da táboa
Datas e horarios gardados como texto
Se os resultados da clasificación por data non aparecen como se esperaba, os datos da columna que conteñan a chave de clasificación poden conter datas ou horarios almacenados como datos de texto en lugar de como números (as datas e os tempos son só datos de formato con formato).
Na imaxe de arriba, o rexistro de A. Peterson terminou no fondo da lista, cando, en función da data de préstamo - 5 de novembro de 2014 -, o rexistro debería ser colocado por enriba do rexistro para A. Wilson, que tamén ten unha data de préstamo do 5 de novembro.
A razón dos resultados inesperados é que a data de préstamo para A. Peterson foi almacenada como texto, en lugar de como un número
Datos mixtos e series rápidas
Cando se usa o método de ordenación rápida se os rexistros que conteñen datos de texto e números se mesturan entre si, Excel clasifica os datos de números e de texto por separado: colocar os rexistros con datos de texto na parte inferior da lista ordenada.
Excel tamén pode incluír os títulos das columnas nos resultados de clasificación: interpretalos como só outra liña de datos de texto en vez de como os nomes de campo da táboa de datos.
Advertencias de clasificación - Ordenar o cuadro de diálogo
Como se mostra na imaxe de arriba, se se usa o diálogo Ordenar , mesmo para tipos nunha columna, Excel mostra unha mensaxe que lle avisa de que atopou os datos almacenados como texto e dálle a opción de:
- Ordena todo o que pareza un número como número
- Ordene os números e os números almacenados como texto por separado
Se elixe a primeira opción, Excel intentará colocar os datos de texto na localización correcta dos resultados de clasificación.
Escolla a segunda opción e Excel colocará os rexistros que conteñan datos de texto na parte inferior dos resultados de clasificación, como ocorre con tipos rápidos.
04 de 05
Ordenación de datos por días da semana ou por meses en Excel
Ordene por días da semana ou por meses do ano usando a mesma lista personalizada incorporada que usa Excel para engadir días ou meses a unha folla de traballo usando o identificador de recheo .
Estas listas permiten ordenar por días ou meses cronoloxicamente máis que por orde alfabética.
No exemplo anterior, os datos foron ordenados polo mes en que os estudantes iniciaron o seu programa de estudos on-line.
Do mesmo xeito que con outras opcións de clasificación, os valores de ordenación dunha lista personalizada poden mostrarse en ascendente (de domingo a sábado / xaneiro a decembro) ou en orde decrecente (sábado a domingo / decembro a xaneiro).
Na imaxe anterior, seguíronse os seguintes pasos para clasificar a mostra de datos no intervalo H2 a L12 por meses do ano:
- Destaque o intervalo de celas que hai que ordenar
- Fai clic na pestana Inicio da cinta .
- Fai clic na icona Ordenar e filtrar na cinta para abrir a lista despregábel.
- Faga clic en Ordenar personalizado na lista despregábel para abrir a caixa de diálogo Ordenar
- No encabezado da columna, no cadro de diálogo, escolla o Mes iniciado na lista despregábel para ordenar os datos nos meses do ano
- A opción Sort On está definida como Valores , xa que o tipo está baseado nos datos reais da táboa
- No encabezado Ordenar orde , fai clic na frecha para abaixo á beira da opción predeterminada de A a Z para abrir o menú despregable
- No menú, selecciona Lista personalizada para abrir a caixa de diálogo Listaxes personalizadas
- Na ventá da esquerda do cadro de diálogo, prema unha vez na lista: xaneiro, febreiro, marzo, abril ... para seleccionalo
Fai clic en Aceptar para confirmar a selección e volver ao cadro de diálogo Ordenar o
A lista elixida - xaneiro, febreiro, marzo, abril - amósase baixo o título da Orde
Fai clic en Aceptar para pechar o cadro de diálogo e ordenar os datos por meses do ano
Nota : De xeito predeterminado, as listas personalizadas amósanse só en orde ascendente no cadro de diálogo Listaxes personalizadas . Para ordenar os datos en orde descendente usando unha lista personalizada despois de ter seleccionado a lista desexada para que se amose baixo o título da orde no diálogo Ordenar :
- Fai clic na frecha cara abaixo á beira da lista mostrada, como xaneiro, febreiro, marzo, abril ... para abrir o menú despregable
- No menú, selecciona a opción de lista personalizada que se mostra en orde descendente - como decembro, novembro, outubro, setembro ...
Faga clic en Aceptar para pechar o cadro de diálogo e ordenar os datos en orde descendente usando a lista personalizada
05 de 05
Ordenar por filas para reordenar columnas en Excel
Como se mostra coas opcións de clasificación previas, os datos normalmente están ordenados usando títulos de columna ou nomes de campo e o resultado é o reordenamiento de filas completas ou rexistros de datos.
Unha opción de clasificación menos coñecida e, polo tanto, menos utilizada en Excel é ordenar por fila, que ten como efecto reordenar a orde das columnas esquerda a dereita nunha folla de cálculo
Unha das razóns para clasificar por fila é coincidir coa orde das columnas entre táboas de datos diferentes. Coas columnas da mesma esquerda á orde correcta, é máis fácil comparar rexistros ou copiar e mover datos entre as táboas.
Personalización da orde da columna
Non obstante, moi raramente, as columnas da orde correcta son unha tarefa directa debido ás limitacións das opcións de orde de orde ascendente e descendente para os valores.
Normalmente, é necesario usar unha orde de ordenación personalizada e Excel inclúe opcións para clasificar por cela ou cor de letra ou por iconas de formato condicional .
Estas opcións, como se describe na parte inferior desta páxina, aínda son bastante intensivas e non son tan fáciles de usar.
Probablemente o xeito máis sinxelo de dicir a Excel a orde das columnas é engadir unha fila por riba ou por baixo da táboa de datos que contén os números 1, 2, 3, 4 ... que indican a orde das columnas de esquerda a dereita.
Ordenar por liñas convértese nunha simple cuestión de ordenar as columnas máis pequenas e maiores pola fila que contén os números.
Unha vez que se realiza o tipo, a fila engadida de números pode ser eliminada facilmente .
Ordenar por exemplo de filas
Na mostra de datos utilizada para esta serie en opcións de clasificación de Excel, a columna ID do alumno sempre foi a primeira á esquerda, seguida de Nome e, a continuación, normalmente Idade .
Nesta instancia, como se mostra na imaxe de arriba, as columnas reorganizáronse de xeito que a columna do programa estea primeiro á esquerda seguido de Comezado por mes , nome, etc.
Usáronse os seguintes pasos para cambiar a orde da columna para o visto na imaxe de arriba:
- Insira unha fila en branco por riba da liña que contén os nomes de campo
- Nesta nova fila, introduza os seguintes números de esquerda a dereita a partir de
columna H: 5, 3, 4, 1, 2 - Destaque o intervalo de H2 a L13
- Fai clic na pestana Inicio da cinta .
- Fai clic na icona Ordenar e filtrar na cinta para abrir a lista despregábel.
- Faga clic en Ordenar personalizado na lista despregábel para abrir a caixa de diálogo Ordenar
- Na parte superior do cadro de diálogo, faga clic en Opcións para abrir a caixa de diálogo Opcións de clasificación
- Na sección Orientación deste segundo cadro de diálogo, faga clic en Ordenar de esquerda a dereita para ordenar a orde das columnas de esquerda a dereita na folla de cálculo.
- Fai clic en Aceptar para pechar este cadro de diálogo
- Co cambio de orientación, o título da columna no diálogo de Ordenar cambia a Fila
- No título da fila , escolla ordenar pola fila 2 - a fila que contén os números personalizados
- A opción Sort On está definida como Valores
- No encabezado da orde Ordenar , escolla Menor a Maior da lista despregábel para ordenar os números na fila 2 en orde crecente
- Faga clic en Aceptar para pechar o cadro de diálogo e ordenar as columnas de esquerda a dereita polos números da liña 2
- O pedido das columnas debe comezar co programa seguido polo inicio do mes , o nome , etc.
Usar as opcións de ordenación personalizadas de Excel para reordenar columnas
Como se mencionou anteriormente, mentres os tipos personalizados están dispoñibles no cadro de diálogo Ordenar en Excel, estas opcións non son fáciles de usar cando se trata de reordenar columnas nunha folla de cálculo.
As opcións para crear un orden de clasificación personalizado dispoñible no diálogo Ordenar son ordenar os datos por:
E, a non ser que cada columna tivese aplicado o formato orixinal, como fontes diferentes ou cores de celas, o formato ten que ser engadido ás celas individuais na mesma fila para que se reordenen as columnas.
Por exemplo, para usar a cor da fonte para reordenar as columnas na imaxe de arriba
- Fai clic en cada nome de campo e cambia a cor da fonte para cada un, como por exemplo a vermello, verde, azul, etc.
- No cadro de diálogo Ordenar, estableza a opción Ordenar en Cor de fonte
- En orde, configure manualmente a orde das cores dos nomes de campo para que coincida coa orde das columnas desexadas
- Despois da clasificación, reinicie a cor da fonte para cada nome de campo