Definición e beneficios de Groupware, software de colaboración
O termo groupware fai referencia a varios tipos de entornos de traballo colaborativos soportados por computadora. Con énfase na interoperabilidade e no traballo colectivo nunha configuración multiusuario, o software de colaboración funciona como un portal desde o que os usuarios crean e actualizan documentos controlados por versións, xestionan contido en liña, comparten activos como calendarios e caixas de correo e confiren a través de funcións de chat e mensaxes. .
Nalgúns casos, groupware é unha ferramenta independente, como coa plataforma de colaboración de documentos de OnlyOffice ou a plataforma Intuit Quick Base para a xestión de datos. Noutros casos, o grupo funciona como un sistema de xestión de contido (como con WordPress) ou como unha intranet con todas as funcións (como con SharePoint).
O termo groupware abarca tanto implementacións de software moi amplas como moi específicas. O que é común con calquera definición, con todo, é que máis dun usuario colabora no mesmo ambiente usando as mesmas ferramentas e procesos.
Beneficios e características de Groupware
Groupware permite que tanto os traballadores no lugar como os membros do equipo dispersos geográficamente traballen entre si a través de internet ou unha intranet . Estas aplicacións de software adoitan ofrecer moitos beneficios :
- Autenticación e rexistro : formas estndar de acceso ao groupware, rexistros de quen fai o que, rexistros que cumpren os requisitos de descubrimento legal
- Ferramentas de comunicación- chat, grupos de discusión roscados, caixas de correos privadas
- Papeis de traballo interactivos , edición de arquivos en tempo real, xestión de tarefas compartidas
- Discoverability : almacenamento central de arquivos e activos de información soportados por unha ferramenta de busca robusta
- Fluxos de traballo coordinados -processos xestionados polo grupo que manexa as aprobacións, revisións, corrección de textos, etc., así como o soporte para procesos de xestión de proxectos.
- Xestión do coñecemento empresarial: wikis internacionais, documentos de referencia protexidos, marcadores de grupo, repositorios de contrasinais compartidos e historias de control de versións
- Xestión social e xestión de reputación : grupos de usuarios, emblemas de perfil, personalización de perfís dos usuarios, gamificación a través dos niveis de usuario e concursos de participación do usuario.
Non se trata só de empregados de grandes empresas que se benefician do uso de groupware. Para os empresarios e autónomos, estas ferramentas permiten compartir, colaborar e comunicarse con facilidade cos proxectos con clientes remotos, todo dende a comodidade da oficina na casa.
As distintas solucións groupware soportan diferentes funcións. A maioría dos ambientes de grupo non ofrecen todas as funcionalidades enumeradas anteriormente, pero moitas ofrecen un subconxunto en diferentes combinacións. Un desafío na selección da solución correcta de grupo para unha determinada necesidade empresarial reside no equilibrio das características que ofrece cada plataforma potencial en relación ás necesidades da organización.
Exemplos de software Groupware
O Lotus Notes de IBM (ou Lotus Software por o sitio web de Lotus de IBM) foi unha das primeiras suites de software de colaboración e aínda se usa en moitas oficinas de hoxe. Microsoft SharePoint é outra solución importante de grupo que está ben establecida nas grandes empresas.
Grandes suites de grupo completo, ademais das ofertas de IBM e Microsoft, inclúen:
- G-Suite: plataforma de correo electrónico de Google, documentos e colaboración social
- Zoho One: unha suite centrada en empresas para pequenas e medianas empresas
- Salesforce: unha plataforma para a xestión de relacións cos clientes
Ademais, un ecosistema floreciente de groupware con casos de uso específico ofrece flexibilidade para buscar as mellores solucións para o seu uso con, ou no canto de, unha suite de grupo de grupo máis cara:
- Basecamp, unha popular ferramenta de xestión de proxectos pagos
- Huddle, que ofrece unha conta gratuita e limitada e contas pagas
- Xero, que ofrece un sistema de contabilidade en liña completo na nube
- WordPress, unha plataforma gratuíta para contido baseado na web