Tutorial da base de datos de Excel 2003

01 de 09

Descrición xeral da base de datos de Excel 2003

Ás veces, necesitamos facer un seguimento da información e un bo lugar para iso está nun ficheiro de base de datos de Excel. Se é unha lista persoal de números de teléfono, unha lista de contactos para membros dunha organización ou equipo ou unha colección de moedas, tarxetas ou libros, un ficheiro de base de datos de Excel facilita a entrada, almacenamento e información específica.

Excel creou ferramentas para axudarche a realizar un seguimento dos datos e atopar información específica cando o desexes. Tamén, cos seus centos de columnas e miles de filas, unha folla de cálculo Excel pode almacenar unha enorme cantidade de datos.

Consulte tamén o tutorial relacionado: Excel 2007/2010/2013 Paso a paso Tutorial da base de datos .

02 de 09

Táboas de datos

O formato básico para almacenar datos nunha base de datos de Excel é unha táboa. Nunha táboa, os datos ingresanse en filas. Cada fila é coñecida como un rexistro .

Unha vez creada unha táboa, as ferramentas de datos de Excel pódense empregar para buscar, ordenar e filtrar rexistros na base de datos para atopar información específica.

Aínda que hai moitas maneiras de utilizar estas ferramentas de datos en Excel, a forma máis sinxela de facelo é crear o que se coñece como unha lista dos datos dunha táboa.

Para seguir este tutorial:

• introduce os datos como se mostra na imaxe de arriba.

Consello: para ingresar rápidamente o ID de estudante:

1. Escriba as dúas primeiras ID-ST348-245 e ST348-246 nas celas A5 e A6 respectivamente.
2. Destaque os dous IDs para seleccionalos.
3. Fai clic no identificador de recheo e arrástralo á cela A13.
4. O resto dos ID de estudante deberían ingresarse correctamente nas celas A6 a A13.

03 de 09

Introducir datos correctamente

Ao ingresar os datos, é importante asegurar que se ingrese correctamente. Ademais da fila 2 entre o título da folla de cálculo e os encabezados das columnas, non deixe ningunha outra liña en branco ao ingresar os datos. Ademais, asegúrese de non deixar ningunha cela baleira.

Os erros de datos, causados ​​por unha entrada de datos incorrecta, son a fonte de moitos problemas relacionados coa xestión de datos. Se os datos ingresan correctamente ao principio, é máis probable que o programa devolva os resultados que quere.

04 de 09

As filas son rexistros

Como se mencionou, as fileiras de datos, nunha base de datos coñécense como rexistros. Ao rexistrar os rexistros, ten en conta estas orientacións:

• Non deixe filas en branco na táboa que se está a crear, nin sequera entre os títulos e a primeira fila de datos.
• Un rexistro pode conter datos sobre só un elemento específico.
• Un rexistro tamén debe conter TODOS os datos da base de datos sobre ese elemento. Non pode haber información sobre un elemento en máis dunha liña.
  

05 de 09

As columnas son campos

Aínda que as filas dunha base de datos Excel denomínanse rexistros, as columnas coñécense como campos . Cada columna necesita un encabezado para identificar os datos que contén. Estes títulos chámanse nomes de campo.

• Os nomes de campo úsanse para garantir que os datos de cada rexistro ingresan na mesma secuencia.
• Asegúrese de ingresar todos os datos dunha columna co mesmo formato. Se comeza a introducir números como díxitos (como 10 ou 20), manteña o dispositivo. Non cambie de camiño e comece a introducir números como palabras (como dez ou vinte). Sexa consistente.
• Non deixe columnas en branco na táboa.

06 de 09

Creando a lista

Unha vez que os datos se ingresaron na táboa, pódese converter nunha lista . Facer así:

1. Destaque as celas A3 a E13 na folla de cálculo.
2. Faga clic en Datos> Lista> Crear lista no menú para abrir a caixa de diálogo Crear lista .
3. Mentres o cadro de diálogo está aberto, as celas A3 a E13 na folla de traballo deben estar rodeadas polas formigas marchantes.
4. Se as formigas marchan rodean o rango correcto de celas, faga clic en Aceptar no cadro de diálogo Crear lista .
5. Se as formigas marchantes non rodean o rango correcto de celas, resalte o rango correcto na folla de traballo e logo prema en Aceptar no cadro de diálogo Crear lista .
6. A táboa debe estar rodeada por un borde escuro e engadir frechas abertas xunto a cada nome de campo.

07 de 09

Usando as ferramentas de base de datos

Unha vez que creou a base de datos, pode usar as ferramentas situadas baixo as frechas abertas xunto a cada nome de campo para ordenar ou filtrar os seus datos.

Clasificación de datos

1. Fai clic na frecha de despregamento que se atopa ao lado do nome do campo de apelido.
2. Prema na opción Ordenar Ascendente para ordenar alfabeticamente a base de A a Z.
3. Unha vez ordenado, Graham J. debería ser o primeiro récord na mesa e Wilson R. debería ser o último.

Filtrado de datos

1. Fai clic na frecha abaixo ao lado do nome do campo do programa .
2. Fai clic na opción Negocio para filtrar os estudantes, non no programa de negocios.
3. Faga clic en Aceptar.
4. Só dous alumnos: G. Thompson e F. Smith deben ser visibles xa que son os únicos dous inscritos no programa de negocios.
5. Para amosar todos os rexistros, faga clic na frecha abaixo ao lado do nome do campo de programa .
6. Fai clic na opción Todos .
   

08 de 09

Expansión da base de datos

Para engadir rexistros adicionais á súa base de datos:

• Unha fila en branco que contén un asterisco (celas A14 a E14) engádese á parte inferior da base de datos cando se crea.
• Pódense engadir datos adicionais á base de datos usando esta fila en branco.
• Engade os seguintes datos:
  
  Celda - Datos
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Ciencia

09 de 09

Completando o Formato de Base de Datos

Nota : Este paso implica o uso de íconos situados na barra de ferramentas Formato , que normalmente se atopa na parte superior da pantalla de Excel 2003. Se non está presente, lea como atopar as barras de ferramentas de Excel para axudarche a localizalo.

1. Destaque as celas A1 a E1 na folla de cálculo.
2. Faga clic no ícono Fusionar e Centro na barra de formateo para centrar o título.
3. Coas celas A1 a E1 aínda seleccionadas, faga clic no ícone de recheo da barra de ferramentas Formato (pareza un lata de pintura) para abrir a lista despregábel de cor de fondo.
4. Escolla Sea Green da lista para cambiar a cor de fondo das celas A1 - E1 para verde escuro.
5. Faga clic no ícono da fonte da cor na barra de ferramentas Formato (é unha letra grande "A") para abrir a lista despregábel da cor da fonte.
6. Escolla Branco da lista para cambiar a cor do texto nas celas A1 - E1 para branco.
7. Resalte as celas A2 - E2 na folla de cálculo.
8. Faga clic no ícono de recheo da barra de ferramentas Formato para abrir a lista despregábel da cor de fondo.
9. Escolla Verde claro da lista para cambiar a cor de fondo das celas A2 - E2 para verde claro.
10. Destaque as celas A3 - E14 na folla de cálculo.
11. Escolla Formato> Formato automático dos menús para abrir o cadro de diálogo Formato automático .
12. Escolle a lista 2 da lista de opcións para formatear as celas A3 - E14.
13. Destaque as celas A3 - E14 na folla de cálculo.
14. Faga clic no Centro optionicon na barra de ferramentas de formatado para centrar o texto nas celas A3 a E14.
15. Neste punto, se seguiu todos os pasos deste tutorial correctamente, a súa folla de cálculo debería parecerse á folla de cálculo que figura no Paso 1 deste tutorial.