01 de 08
Xestión de datos en Excel
Ás veces, necesitamos facer un seguimento da información. Podería ser unha lista persoal de números de teléfono, unha lista de contactos para membros dunha organización ou equipo ou unha colección de moedas, tarxetas ou libros.
Se tes os datos que tes, unha folla de cálculo , como Excel, é un gran lugar para almacenalo. Excel creou ferramentas para axudarche a realizar un seguimento dos datos e atopar información específica cando o desexes. Tamén, cos seus centos de columnas e miles de filas, unha folla de cálculo Excel pode almacenar unha enorme cantidade de datos .
Excel tamén é máis sinxelo de usar que un programa de base de datos completo, como Microsoft Access. Os datos pódense inserir facilmente na folla de cálculo e, cos poucos clics do rato, pode ordenar os seus datos e atopar o que quere.
02 de 08
Creación de táboas e listas
O formato básico para almacenar datos en Excel é unha táboa. Nunha táboa, os datos ingresanse en filas. Cada fila é coñecida como un rexistro .
Unha vez creada unha táboa, as ferramentas de datos de Excel pódense empregar para buscar, clasificar e filtrar os rexistros para atopar información específica.
Aínda que hai moitas maneiras de utilizar estas ferramentas de datos en Excel, a forma máis sinxela de facelo é crear o que se coñece como unha lista dos datos dunha táboa.
03 de 08
Introducir datos correctamente
O primeiro paso para crear unha táboa é ingresar os datos. Ao facelo, é importante asegurarse de que se ingrese correctamente.
Os erros de datos, causados por unha entrada de datos incorrecta, son a fonte de moitos problemas relacionados coa xestión de datos. Se os datos ingresan correctamente ao principio, é máis probable que o programa devolva os resultados que quere.
04 de 08
As filas son rexistros
Como se mencionou, as fileiras de datos coñécense como rexistros. Ao rexistrar os rexistros, ten en conta estas orientacións:
- Non deixe filas en branco na táboa que se está a crear, nin sequera entre os títulos e a primeira fila de datos.
- Un rexistro pode conter datos sobre só un elemento específico.
- Un rexistro tamén debe conter TODOS os datos da lista sobre ese elemento. Non pode haber información sobre un elemento en máis dunha liña.
- Para crear unha lista, unha táboa de datos debe conter polo menos dous rexistros de datos.
05 de 08
As columnas son campos
Mentres as filas da táboa denomínanse rexistros, as columnas coñéceselles como campos . Cada columna necesita un encabezado para identificar os datos que contén. Estes títulos chámanse nomes de campo.
- Os nomes de campo úsanse para garantir que os datos de cada rexistro ingresan na mesma secuencia.
- Asegúrese de ingresar todos os datos dunha columna co mesmo formato. Se comeza a introducir números como díxitos (como 10 ou 20), manteña o dispositivo. Non cambie de camiño e comece a introducir números como palabras (como dez ou vinte). Sexa consistente.
- Non deixe columnas en branco na táboa.
- Para crear unha lista, unha táboa debe ter polo menos dúas columnas de ancho.
06 de 08
Creando a lista
Unha vez que os datos se ingresaron na táboa, pódese converter nunha lista . Facer así:
- Selecciona calquera das celas da táboa.
- Escolla Lista> Crear lista no menú para abrir a caixa de diálogo Crear lista .
- A caixa de diálogo mostra o intervalo de celas que se incluirán na lista. Se a táboa foi creada correctamente, Excel normalmente seleccionará o rango correcto.
- Se a selección de rango é correcta, faga clic en Aceptar .
07 de 08
Se o intervalo de lista é incorrecto
Se, por algunha ocasión, o rango amosado no cadro de diálogo Crear lista é incorrecto terá que volver a seleccionar o rango de celas que se usará na lista.
Facer así:
- Faga clic no botón de regreso na caixa de diálogo Crear lista para volver á folla de cálculo.
- O cadro de diálogo Crear lista encólvese nunha pequena caixa e o rango actual de celas pode verse na folla de traballo rodeada polas formigas marchantes.
- Arrastre co rato para seleccionar o rango correcto de celas.
- Faga clic no botón de regreso na pequena caixa de diálogo Crear lista para volver ao tamaño normal.
- Fai clic en Aceptar para finalizar a lista.
08 de 08
A lista
Unha vez creado,
- a lista terá un borde escuro ao seu redor.
- Haberá frechas apuntando cara ao lado de cada nome de campo que abra menús desplegables cando se faga clic.
- Os menús despregables conteñen opcións para clasificar a lista por calquera dos nomes de campo e para buscar a lista de rexistros que coincidan con certos criterios.
- Engádese unha liña en branco que contén un asterisco na parte inferior da lista. Pódense engadir datos adicionais á lista usando esta nova fila.