Como usar regras personalizadas de formato condicional para datas en Excel

Engadindo formato condicional a unha cela en Excel permítelle aplicar diferentes opcións de formato, como a cor, cando os datos nesa cela cumpren coas condicións que configurou.

Para facer que o uso do formato condicional sexa máis doado, hai opcións predefinidas dispoñibles que abarcan situacións de uso común, como por exemplo:

• Datas
• Datos duplicados
• Valores por riba ou por baixo do valor medio dun rango de celas

No caso das datas, as opcións predefinidas facilitan a comprobación dos datos para datas próximas á data actual, como o de onte, mañá, a semana pasada ou o próximo mes.

Se desexa verificar datas que non se atopen nas opcións listadas, con todo, pode personalizar o formato condicional engadindo a súa propia fórmula empregando unha ou máis das funcións de data de Excel.

01 de 06

Comprobando as datas 30, 60 e 90 días anteriores

Personalizar o formato condicional usando fórmulas faise establecendo unha nova regra que segue Excel ao avaliar os datos nunha cela.

O exemplo paso a paso aquí establece tres novas regras de formato condicional que comprobarán se as datas ingresadas nun rango seleccionado de celas son pasados ​​30 días, pasados ​​60 días ou últimos 90 días.

As fórmulas usadas nestas regras restan un determinado número de días a partir da data actual nas celas C1 a C4.

A data actual calcúlase usando a función TODAY .

Para que este tutorial funcione, debes introducir datas que se atopan dentro dos parámetros indicados anteriormente.

Nota : Excel aplica o formato condicional na orde, de arriba a abaixo, de que as regras aparecen na caixa de diálogo do Xestor de Normas de Formalización Condicional, como se pode ver na imaxe de arriba.

Aínda que se poden aplicar varias regras a algunhas celas, a primeira regra que cumpre a condición aplícase ás celas.

02 de 06

Comprobando as datas 30 días anteriores

1. Destaque as celas C1 a C4 para seleccionalas. Este é o alcance ao que imos aplicar as regras de formato condicional
2. Faga clic na pestana Inicio do menú da cinta .
3. Faga clic na icona Formato condicional para abrir o menú despregable.
4. Seleccione a opción Nova regra . Isto abre a caixa de diálogo Nova Norma de formato.
5. Faga clic no botón Usar unha fórmula para determinar que celas formatar a opción.
6. Introduza a seguinte fórmula na caixa debaixo dos valores de Formato onde este valor é verdadeiro na parte inferior da caixa de diálogo:
   = HOXE () - C1> 30
   Esta fórmula comproba se as datas das celas C1 a C4 teñen máis de 30 días de antelación
7. Faga clic no botón Formato para abrir o diálogo Formatar celas.
8. Fai clic na lingüeta de recheo para ver as opcións de cores de recheo de fondo.
9. Selecciona unha cor de recheo de fondo para que coincida co exemplo deste tutorial, elixe a luz verde.
10. Fai clic na pestaña Fonte para ver as opcións do formato de letra
11. Na sección de cores, estableza a cor da fonte en branco para que coincida con este tutorial.
12. Fai clic en Aceptar dúas veces para pechar o cadro de diálogo e volver á folla de cálculo.
13. A cor de fondo das celas C1 a C4 cambiará a cor do recheo escollido, aínda que non hai datos nas celas.

03 de 06

Engadindo unha regra para datas Máis de 60 días no pasado

Usando a opción Xestionar regras

En vez de repetir todos os pasos anteriores para engadir as dúas regras seguintes, faremos uso da opción Xestionar regras que nos permitirá engadir as regras adicionais dunha soa vez.

1. Destaque as celas C1 a C4, se é necesario.
2. Fai clic na pestana Inicio do menú da cinta.
3. Fai clic na icona Formato condicional para abrir o menú despregable.
4. Escolla a opción Xestionar regras para abrir o cadro de diálogo Administrador de regras de formato condicional.
5. Fai clic na opción Nova regra na esquina superior esquerda do cadro de diálogo
6. Faga clic no botón Usar unha fórmula para determinar que celas formatar a opción da lista na parte superior da caixa de diálogo.
7. Introduza a seguinte fórmula na caixa debaixo dos valores de Formato onde este valor é verdadeiro na parte inferior da caixa de diálogo :
   = HOXE () - C1> 60

   Esta fórmula verifica se as datas nas celas C1 a C4 son superiores a 60 días.

8. Faga clic no botón Formato para abrir o diálogo Formatar celas.
9. Fai clic na lingüeta de recheo para ver as opcións de cores de recheo de fondo.
10. Seleccione unha cor de recheo de fondo; para coincidir co exemplo deste tutorial, escolla o amarelo.
11. Faga clic en Aceptar dúas veces para pechar a caixa de diálogo e volver ao cadro de diálogo do xestor de normas de formato condicional.

04 de 06

Engadindo unha regra para datas Máis de 90 días no pasado

1. Repita os pasos 5 a 7 anteriores para engadir unha nova regra.
2. Para o uso da fórmula:
   = HOXE () - C1> 90
3. Seleccione unha cor de recheo de fondo; para coincidir co exemplo deste tutorial, escolla laranxa.
4. Establece a cor da fonte en branco para que coincida con este tutorial.
5. Faga clic en Aceptar dúas veces para pechar a caixa de diálogo e volver ao cadro de diálogo do xestor de normas de formato condicional
6. Fai clic de novo en Aceptar para pechar este cadro de diálogo e volver á folla de cálculo .
7. A cor de fondo das celas C1 a C4 cambiará á última cor de escolla elixida.

05 de 06

Probar as regras do formato condicional

Como se pode ver na imaxe tutorial, podemos probar as regras de formato condicional nas celas C1 a C4 introducindo as seguintes datas:

• A data actual: a cela debe cambiar ao fondo branco por defecto con texto negro, xa que non se aplican ningunha regra de formato condicional.
• 40 días antes da data actual: a cela debe cambiar a un fondo verde claro con texto branco.
  
  (Nota: Se ten problemas para calcular tal data, como se viu na imaxe de arriba, a fórmula = TODAY () - 40 ingresará a data 40 días antes da data actual.)
• 70 días antes da data actual: a cela debe cambiar a un fondo amarelo con texto branco.
• 100 días antes da data actual: a cela debe cambiar a un fondo vermello escuro con texto branco.

06 de 06

Regras alternativas de formatación condicional

Se a súa folla de traballo xa mostra a data actual e a maioría das follas de traballo, unha fórmula alternativa ás anteriores pode usar unha referencia de cela á cela onde se amosa a data actual en lugar de usar a función TODAY.

Por exemplo, se a data se mostra na cela B4, a fórmula introducida como a regra para formatar condicionalmente datas que sexan máis de 30 días despois de vencer poderían ser:

= $ B $ 4> 30

Os signos de dólar ($) que rodean a referencia de célula B4 impiden que a referencia das celas cambie se a regra de formato condicional copia noutras celas na folla de cálculo.

Os signos de dólar crean o que se coñece como referencia de cela absoluta .

Se se omiten os sinais de dólar e se copia a regra de formato condicional, a célula ou as celas de destino probablemente mostren un #REF. mensaxe de erro.