Formateando números negativos, longos e especiais en Excel

01 de 04

Formatar números en Excel

A información sobre formatos numéricos específicos pódese atopar nas seguintes páxinas:

Páxina 1: números negativos (abaixo);
Páxina 2: mostra números decimais como fraccións;
Páxina 3: números especiais - códigos postais e formato de número de teléfono;
Páxina 4: Formatear números longos, como números de tarxeta de crédito, como texto.

O formato de número en Excel úsase para cambiar a aparencia dun número ou valor nunha cela na folla de cálculo.

O formato de número está conectado á cela e non ao valor da cela. Noutras palabras, o formato de número non cambia o número real da cela, pero só o xeito en que aparece.

Por exemplo, a aplicación de moeda, porcentaxe ou formato de número a datos só é visible na cela onde se atopa o número. Ao facer clic nesta cela aparecerá o número sinxelo e sen formato na barra de fórmulas que se atopa sobre a folla de cálculo.

Predeterminado xeral

O formato estándar para as celas que conteñen todos os datos é o estilo xeral . Este estilo non ten un formato específico e, de xeito predeterminado, mostra números sen signos ou comas de dólar e números mixtos (números que conteñen un compoñente fraccionario), non se limitan a un número específico de decimais.

O formato de número pode ser aplicado a unha única cela, columnas ou filas completas, un intervalo de selección de celas ou a folla de cálculo completa.

Formato numérico negativo

Por defecto, os números negativos son identificados usando o signo ou dash negativo (-) á esquerda do número. Excel ten varias outras opcións de formato para mostrar números negativos situados no cadro de diálogo Formatar celas . Estes inclúen:

• texto vermello
• corchetes redondos
• soportes redondos e texto vermello

Amosando números negativos en vermello pode facelo máis fácil atopalos, especialmente se son os resultados das fórmulas que poden ser difíciles de rastrexar nunha folla de cálculo grande.

Os parénteses son frecuentemente utilizados para facilitar a identificación dos números negativos para os datos que se imprimirán en branco e negro.

Cambiar o formato de número negativo no cadro de diálogo de celas de formato

1. Destaque os formatos de datos
2. Fai clic na pestana Inicio da cinta
3. Faga clic no menú da caixa de diálogo - a pequena frecha cara a abaixo na esquina inferior dereita do grupo de iconas Número na cinta para abrir o cadro de diálogo Formato de celas
4. Fai clic en Número baixo a sección Categoría do cadro de diálogo
5. Escolla unha opción para amosar números negativos: vermello, parénteses ou vermello e parénteses
6. Faga clic en Aceptar para pechar a caixa de diálogo e volver á folla de cálculo
7. Os valores negativos nos datos seleccionados agora deberían formatearse coas opcións elixidas

02 de 04

Formatar números como fraccións en Excel

Mostrar números decimais como fraccións

Use o formato Fracción para mostrar números como fraccións reais, en lugar de decimais. Como se indica na columna Descrición da imaxe de arriba, as opcións dispoñibles para fraccións inclúen:

• mostrando decimales como fraccións de un, dous ou tres díxitos na parte do denominador do número;
• mostrando decimais como fraccións comúnmente usadas, como a metade e a cuarta parte.

Formato en primeiro lugar, segundo de datos

Normalmente, o mellor é aplicar o formato de fracción ás celas antes de ingresar os datos para evitar resultados inesperados.

Por exemplo, se as fraccións con numeradores entre un e 12, como 1/2 ou 12/64, introdúcense en celas co formato Xeral , os números cambiaranse a datas como:

• 1/2 será devolto como 2 de xaneiro
• 12/64 serán devoltos como xaneiro -64 (xaneiro de 1964)

Así mesmo, as fraccións con numeradores maiores de 12 serán convertidas en texto e poden causar problemas se se usan nos cálculos.

Formatear números como fraccións no cadro de diálogo Formatar celas

1. Destaque as celas para formatar como fraccións
2. Fai clic na pestana Inicio da cinta
3. Faga clic no menú da caixa de diálogo - a pequena frecha cara a abaixo na esquina inferior dereita do grupo de iconas Número na cinta para abrir o cadro de diálogo Formato de celas
4. Faga clic en Fracción na sección Categoría do cadro de diálogo para mostrar a lista de formatos de fraccións dispoñibles no lado dereito do cadro de diálogo
5. Escolla un formato para mostrar números decimais como fraccións da lista
6. Faga clic en Aceptar para pechar a caixa de diálogo e volver á folla de cálculo
7. Os números decimais numerados no rango formateado deberían aparecer como fraccións

03 de 04

Formatar números especiais en Excel

Limitacións de formato xerais e de números

Se usa Excel para almacenar números de identificación, como códigos postais ou números de teléfono, pode atopar o número que se modifica ou se amosa con resultados inesperados.

Por defecto, todas as celas dunha folla de cálculo Excel usan o formato xeral e as características deste formato inclúen:

• eliminan os ceros portadores nos números,
• Os números con máis de 11 díxitos son convertidos a notación científica (ou exponencial).

Do mesmo xeito, o formato de número está limitado a mostrar números de 15 díxitos de lonxitude. Calquera díxitos máis alá deste límite redondeado a cero

Para evitar problemas con números especiais, pódense empregar dúas opcións en función do tipo de número que se está a gardar nunha folla de cálculo:

• a categoría de formato especial no cadro de diálogo Formato de celas (consulte a continuación);
• formateando números como texto (páxina seguinte).

Para asegurarse de que os números especiais aparecen correctamente cando se introduzan, formatee a cela ou as celas usando un dos dous formatos a continuación antes de ingresar o número.

Categoría de formatos especiais

A categoría especial no cadro de diálogo Formatos de celas aplica automaticamente un formato especial para números tales como:

• números de teléfono: inclúe os tres primeiros díxitos dun número de 10 díxitos entre parénteses e separa os sete díxitos restantes en dous grupos separados por un guión. Por exemplo: (800) 555-1212
• Números da Seguridade Social: separa nove díxitos en grupos de tres, dous e catro separados por guións. Por exemplo: 555-00-9999

• códigos postais - mantén os ceros principais en números, que son eliminados con formatos de números regulares. Por exemplo: 00987

• código postal + 4 : separa nove díxitos en grupos de cinco díxitos e catro separados por guión. Tamén conserva os ceros principais. Exemplo: 00987-5555

Local sensible

A lista despregábel baixo o menú local dá opcións para formatar números especiais apropiados para países específicos. Por exemplo, se o Local se cambia a inglés (Canadá), as opcións dispoñibles son Número de teléfono e Número de seguro social , que son comúnmente usados ​​números especiais para ese país.

Usando Formato especial para números no cadro de diálogo Formatar celas

1. Destaque as celas para formatar como fraccións
2. Fai clic na pestana Inicio da cinta
3. Faga clic no menú da caixa de diálogo - a pequena frecha cara a abaixo na esquina inferior dereita do grupo de iconas Número na cinta para abrir o cadro de diálogo Formato de celas
4. Faga clic en Especial na sección Categoría do cadro de diálogo para mostrar a lista dos formatos especiais dispoñibles no lado dereito do cadro de diálogo
5. Se cómpre, fai clic na opción Local para cambiar as localizacións
6. Escolla unha das opcións de formato para mostrar números especiais da lista
7. Faga clic en Aceptar para pechar a caixa de diálogo e volver á folla de cálculo
8. Os números apropiados inseridos no rango formatado deberían mostrarse como co formato especial seleccionado

04 de 04

Formatar números como texto en Excel

Limitacións de formato xerais e de números

Para garantir que os números longos, como a tarxeta de crédito e os números de tarxetas bancarios de 16 díxitos, aparecen correctamente cando se introduzan, formatee a cela ou as celas usando o formato de texto , preferentemente antes de ingresar os datos.

Por defecto, todas as celas dunha folla de cálculo Excel usan o formato xeral e unha das características deste formato é que os números con máis de 11 díxitos son convertidos a notación científica (ou exponencial) como se mostra na cela A2 na imaxe de arriba.

Do mesmo xeito, o formato de número está limitado a mostrar números de 15 díxitos de lonxitude. Calquera díxitos máis alá deste límite redondeado a cero.

Na cela A3 anterior, o número 1234567891234567 modifícase a 123456789123450 cando a cela está configurada para formatear números.

Usar datos de texto en fórmulas e funcións

Por outra banda, cando se usa un formato de texto: a cela A4 anterior - o mesmo número móstrase correctamente e, dado que o límite de caracteres por cela para o formato de texto é 1.024, é probable que só sexa números irracionales como Pi (Π) e Phi (Φ) que non se poden mostrar na súa totalidade.

Ademais de manter o número idéntico á forma en que se introduciu, os números con formato de texto aínda se poden usar en fórmulas utilizando operacións matemáticas básicas, como engadir e restar como se mostra na cela A8 anterior.

Non poden, porén, usalo en cálculos con algunhas das funcións de Excel, como SUM e AVERAGE , xa que as celas que conteñen os datos son tratadas como baleiras e devolven:

• un resultado de cero para SUM - celular A9
• o valor de erro # DIV / 0! para AVERAGE - A10 celular

Pasos para formatar unha cela para o texto

Do mesmo xeito que con outros formatos, é importante formatar a cela para obter datos de texto antes de ingresar o número; doutra forma, verase afectada polo formateo actual da cela.

1. Fai clic na cela ou selecciona un intervalo de celas que queres converter ao formato de texto
2. Fai clic na pestana Inicio da cinta
3. Fai clic na frecha para abaixo situada ao lado da caixa do formato Número - mostra o Xeral por defecto - para abrir o menú desplegable das opcións de formato
4. Desprácese ata a parte inferior do menú e faga clic na opción Texto - non hai opcións adicionais para o formato de texto

Texto á esquerda, números á dereita

Unha pista visual para axudarlle a determinar o formato dunha cela é mirar o aliñamento dos datos.

De xeito predeterminado en Excel, os datos do texto están aliñados á esquerda nunha célula e os datos numéricos á dereita. Se a aliñación predeterminada dun rango formateado como texto non se modificou, os números ingresados ​​a ese rango deberían mostrarse no lado esquerdo das celas como se mostra na cela C5 na imaxe de arriba.

Ademais, como se mostra nas celas A4 a A7, os números con formato de texto tamén mostrarán un pequeno triángulo verde na esquina superior esquerda da cela que indica que os datos poden formatearse incorrectamente.