As opcións de validación de datos de Excel inclúen a creación dunha lista despregable que limite os datos que se poden introducir nunha cela específica nunha lista predefinida de entradas.
Cando se engade unha lista despregábel a unha cela, móstrase unha frecha ao seu carón. Ao facer clic na frecha, abrirase a lista e permitiralle seleccionar un dos elementos da lista para entrar na cela.
Os datos utilizados na lista poden ser localizados:
- na mesma folla de traballo que a lista
- nunha folla de traballo diferente no mesmo libro
- nun libro diferente
Tutorial: Usar datos almacenados nun libro diferente
Neste tutorial, crearemos unha lista despregábel usando unha lista de entradas situadas nun libro diferente.
As vantaxes de usar unha lista de entradas situadas nun libro diferente inclúen centralizar os datos da lista se é usado por varios usuarios e protexer os datos dun cambio accidental ou intencionado.
Nota: Cando os datos da lista están gardados nun libro de traballo separado ambos libros deben estar abertos para que a lista funcione.
Seguindo os pasos que aparecen nos temas de tutorial deba aí a través da creación, o uso e a modificación da lista despregábel similar á vista na imaxe de arriba.
Estas instrucións de tutorial, non obstante, non inclúen pasos de formato para as follas de cálculo.
Isto non interfire coa realización do tutorial. A súa folla de traballo será diferente do exemplo da páxina 1, pero a lista despregábel lle dará os mesmos resultados.
Temas de tutoria
- Apertura de ficheiros e gardar os datos do titorial
- Creando dous intervalos nomeados
- Apertura do cuadro de diálogo Validación de datos
- Introducir a fonte de datos e completar a lista despregable
- Cambiar os elementos da lista
- Opcións para protexer a lista despregable
01 de 06
Introducir os datos do titorial
Apertura de dous libros de traballo Excel
Como mencionado anteriormente, para este tutorial os datos da lista despregable estarán situados nun libro diferente da lista despregábel.
Para este tutorial siga estes pasos:
- Abre dous libros en branco en Excel
- Garda un libro co nome data-source.xlsx - este libro contén os datos da lista despregable
- Garda o segundo caderno de traballo co nome drop-down-list.xlsx - este caderno contén a lista despregábel
- Deixar os dous libros abertos despois de gardar.
Introducir os datos do titorial
- Insira os datos a continuación nas celas A1 a A4 do libro de datos-fonte.xlsx como se ve na imaxe de arriba.
- A1 - Gingerbread A2 - Limón A3 - Pasa de avena A4 - Chocolate Chip
- Garda o libro e o deixa aberto
- Insira os datos a continuación nas celas B1 do cadro de lista desplegable.xlsx .
- B1 - Tipo de galleta:
- Garda o libro e o deixa aberto
- A lista despregable engadirase á cela C1 deste libro
02 de 06
Creando dous intervalos nomeados
Creando dous intervalos nomeados
Un intervalo nomeado permítelle consultar un intervalo específico de celas nun libro de Excel.
Os rangos con nome teñen moitos usos en Excel, incluídos os empregados nas fórmulas e á hora de crear gráficos.
En todos os casos, emprégase un rango nomeado en lugar dun rango de referencias celulares que indique a localización dos datos nunha folla de cálculo.
Cando se usa nunha lista despregable situada nun libro de traballo distinto, deben utilizarse dous intervalos nomeados.
- Crese un para os elementos da lista no libro onde se atopan os datos
- A segunda créase no libro onde se atopa a lista despregábel. Este segundo rango chamado únese ao rango nomeado no primeiro libro
Pasos de titorial
O primeiro nomeado
- Seleccione as celas A1 - A4 do libro de datos-fonte.xlsx para resaltalas
- Fai clic no cadro de nome situado arriba da columna A
- Escriba "Cookies" (sen comiñas) no cadro de nome
- Prema a tecla ENTER no teclado
- As celas A1 a A4 do libro de datos-fonte.xlsx agora teñen o nome de alcance de Cookies
- Garda o libro
O segundo rango chamado
Este segundo rango chamado non usa referencias móbiles no cadro de lista despregábel.xlsx .
Pola contra, engadirá , como mencionado, un enlace ao nome do intervalo de cookies no libro de datos-fonte.xlsx .
Isto é necesario porque Excel non aceptará referencias de cela desde un libro diferente para un alcance nomeado. Non obstante, excepto outro nome de alcance.
A creación do segundo rango nomeado, polo tanto, non se fai usando o cadro de nome senón usando a opción Xestor de nomes que se atopa na pestana Fórmulas da cinta.
- Faga clic na cela C1 no cadro de lista despregábel.xlsx
- Faga clic en Fórmulas> Xestor de nomes na cinta para abrir o diálogo Xestor de nomes
- Prema no botón Novo para abrir a caixa de diálogo Novo nome
- No tipo de liña de nome: datos
- No referente ao tipo de liña: = 'data-source.xlsx'! Cookies
- Faga clic en Aceptar para completar o intervalo con nome e volver ao cadro de diálogo Xestor de nomes
- Faga clic en Pechar para pechar a caixa de diálogo Xestor de nomes
- Garda o libro
03 de 06
Apertura do cuadro de diálogo Validación de datos
Apertura do cuadro de diálogo Validación de datos
Todas as opcións de validación de datos en Excel, incluídas as listas desplegables, establécense mediante a caixa de diálogo de validación de datos.
Ademais de agregar listas desplegables a unha folla de cálculo, a validación de datos en Excel tamén se pode usar para controlar ou limitar o tipo de datos que se poden introducir en celas específicas nunha folla de cálculo.
Pasos de titorial
- Prema na cela C1 do cadro de lista despregábel.xlsx para que sexa a cela activa - aquí é onde se atopará a lista despregábel
- Fai clic na pestana Datos do menú da cinta situada encima da folla de cálculo
- Fai clic na icona da Validación de datos na cinta para abrir o menú desplegable
- Faga clic na opción Validación de datos do menú para abrir a caixa de diálogo de Validación de datos
- Deixar a caixa de diálogo aberta para o seguinte paso no tutorial
04 de 06
Usar unha lista para a validación de datos
Selección dunha lista para a validación de datos
Como se mencionou, hai unha serie de opcións para a validación de datos en Excel ademais dunha lista desplegable.
Neste paso escolleremos a opción Lista como o tipo de validación de datos que se usará para a cela D1 da folla de cálculo.
Pasos de titorial
- Faga clic na pestana Configuración na caixa de diálogo
- Fai clic na frecha cara abaixo ao final da liña Permitir abrir o menú despregable
- Faga clic en Lista para seleccionar unha lista despregábel para a validación de datos na cela C1 e para activar a liña Fonte no cadro de diálogo
Introducir a fonte de datos e completar a lista despregable
Xa que a fonte de datos da lista despregábel está situada nun libro diferente, o segundo rango nomeado creado anteriormente ingresarase na liña Fonte no cadro de diálogo.
Pasos de titorial
- Fai clic na liña de orixe
- Tipo "= Datos" (sen comiñas) na liña Fonte
- Faga clic en Aceptar para completar a lista despregábel e peche o cadro de diálogo de Validación de datos
- Unha pequena icona de frecha cara abaixo situada no lado dereito da cela C1
- Ao premer na frecha cara a abaixo debe abrir a lista despregábel que contén os catro nomes das cookies inseridas nas celas A1 a A4 do libro de datos fonte.xlsx
- Ao facer clic nun dos nomes debe introducir ese nome na cela C1
05 de 06
Cambiar a lista despregable
Cambiar os elementos da lista
Para manter actualizada a lista despregábel cos cambios nos nosos datos, pode que sexa necesario cambiar periódicamente as opcións da lista.
Xa que usamos un rango chamado como fonte para os nosos elementos da lista en lugar dos nomes da lista, cambiando os nomes da cookie no rango chamado situado nas celas A1 a A4 do caderno de datos-source.xlsx cambia inmediatamente os nomes no menú desplegable lista.
Se os datos ingresan directamente no cadro de diálogo, facer cambios na lista implica volver ao cadro de diálogo e editar a liña de orixe.
Neste paso cambiaremos o limón ao shortbread na lista despregable cambiando os datos na cela A2 do rango nomeado no libro de datos-fonte.xlsx .
Pasos de titorial
- Prema na célula A2 no libro de datos-source.xlsx (Lemon) para facelo a cela activa
- Escriba Shortbread na cela A2 e prema a tecla Enter no teclado
- Fai clic na frecha para abaixo para a lista despregábel na cela C1 do cadro de lista despregábel.xlsx para abrir a lista
- O elemento 2 na lista agora debería ler Shortbread en vez de Lemon
06 de 06
Opcións para protexer a lista despregable
Opcións para protexer a lista despregable
Dado que os nosos datos están nunha folla de traballo diferente das opcións de lista despregábel dispoñibles para protexer os datos da lista inclúen:
- Protexa a folla de traballo que implica bloquear as celas A1 a A4 na folla 2
- Esixir un contrasinal para modificar o libro
- Tendo o libro aberto como só de lectura