¿Que é unha macro en Excel e cando se usa?
Unha macro de Excel é un conxunto de instrucións de programación almacenadas no que se coñece como código VBA que se pode empregar para eliminar a necesidade de repetir os pasos das tarefas realizadas habitualmente varias veces.
Estas tarefas repetitivas poden implicar cálculos complexos que requiren o uso de fórmulas ou poden ser tarefas simples de formateo, como engadir formato de números a novos datos ou aplicar formatos de follas e celas como bordos e sombreado.
Outras tarefas repetitivas para as que se poden usar macros para gardar inclúen:
- engadindo ou eliminando filas e columnas
- protexendo ou desprotexendo follas de traballo
- seleccionando un intervalo de celas
- engadindo a data actual a unha folla de cálculo
Desencadear unha macro
As macros poden ser activadas por un atallo de teclado, icona da barra de ferramentas ou un botón ou ícono engadido a unha folla de cálculo.
Macros vs Modelos
Ao empregar macros pode ser un gran aforro de tempo para tarefas repetitivas, se rutineiramente engade certas funcións de formateo ou contido, como títulos ou logotipo da empresa a novas follas de cálculo, sería mellor crear e gardar un ficheiro de modelo que conteña todos estes elementos en lugar de crialos novamente cada vez que inicia unha nova folla de cálculo.
Macros e VBA
Como se mencionou, en Excel, as macros están escritas en Visual Basic para aplicacións (VBA). As macros que escriben usando VBA fanse na ventá do editor de VBA, que se pode abrir facendo clic no ícono de Visual Basic na páxina de Desenvolvedores da cinta (consulte a continuación as instrucións sobre a adición da pestaña Developers á cinta se é necesario).
Gravadora de macro de Excel
Para quen non pode escribir o código VBA, ten unha gravadora de macro integrada que permite gravar unha serie de pasos usando o teclado e o rato que Excel convértese en código VBA para ti.
Do mesmo xeito que o editor de VBA mencionado anteriormente, o Macro Recorder está situado na pestana Developers da cinta.
Engadir a páxina de programador
De forma predeterminada en Excel, a pestana Desenvolvedor non está presente na cinta. Para engadila:
- Fai clic na pestana Ficheiro para abrir a lista despregábel das opcións
- Na lista despregábel, faga clic en Opcións para abrir a caixa de diálogo Opcións de Excel
- No panel esquerdo do cadro de diálogo, faga clic en Personalizar Cinta para abrir a fiestra de Personalizar Cinta
- Na sección de pestañas principais na xanela dereita, faga clic na caixa de verificación que se atopa xunto a Desenvolvedor para engadir esta guía á fita.
- Faga clic en Aceptar para pechar a caixa de diálogo e volver á folla de cálculo.
O desarrollador debería estar presente, normalmente no lado dereito da cinta
Usando o Macro Recorder
Como mencionado anteriormente, a Macro Recorder simplifica a tarefa de crear macros, mesmo ás veces, para os que poden escribir o código VBA, pero hai algúns puntos que ter en conta antes de comezar a usar esta ferramenta.
1. Planifica a macro
A gravación de macros con Macro Recorder implica un pouco de curva de aprendizaxe. Para simplificar o proceso, planifique antes de tempo - ata ao punto de escribir o que está destinado a facer a macro e os pasos que serán necesarios para realizar a tarefa.
2. Manteña as macros pequenas e específicas
Canto maior sexa a macro en canto á cantidade de tarefas que realice, o máis complicado será planificar e rexistrar con éxito.
As macros maiores tamén funcionan máis lentamente, especialmente aquelas que inclúen moitos cálculos en grandes follas de traballo e son máis difíciles de depurar e corrixir se non funcionan correctamente por primeira vez.
Mantendo as macros pequenas e específicas en uso, é máis sinxelo verificar a precisión dos resultados e ver a onde se equivocaron se as cousas non van como estaba previsto.
3. Nomear as macros de forma adecuada
Os nomes de macro en Excel teñen varias restricións de nomeamento que deben observarse. Primeiro e máis importante é que un nome de macro debe comezar cunha letra do alfabeto. Os caracteres posteriores poden ser números, pero os nomes macro non poden incluír espazos, símbolos ou signos de puntuación.
Tampouco o nome dunha macro pode conter un número de palabras reservadas que forman parte dos VBA como parte do seu linguaxe de programación como If , GoTo , New ou Select .
Aínda que os nomes de macro poden ter ata 255 caracteres de lonxitude, raramente é necesario ou aconsellable usar aqueles que conteñan un nome.
Por unha banda, se ten moitas macros e planea executalos desde o cadro de diálogo de macro, os nomes longos só causan a conxestión facendo máis difícil elixir a macro que estea despois.
Unha mellor aproximación sería manter os nomes curtos e facer uso da área de descrición para dar detalles sobre o que fai cada macro.
A subestimar e a capitalización interna en nomes
Dado que os nomes de macro non poden incluír espazos, un carácter que está permitido e que facilita a lectura de nomes de macro é o carácter baixo que pode ser usado entre palabras en lugar dun espazo, como Change_cell_color ou Addition_formula.
Outra opción é empregar capitalización interna (ás veces referida como Camel Case ) que inicia cada palabra nova nun nome cunha letra maiúscula, como ChangeCellColor e AdditionFormula.
Os nomes de macro curtos son máis fáciles de escoller no cadro de diálogo de macro, especialmente se unha folla de traballo contén varias macros e grava moitas macros, para que poida identificalas nel. O sistema tamén fornece un campo para a Descrición, aínda que non todos o usan.
4. Utiliza referencias relativas vs. Absolutas
As referencias de cela , como B17 ou AA345, identifican a localización de cada cela nunha folla de cálculo.
De xeito predeterminado, no Macro Recorder todas as referencias de celas son absolutas, o que significa que as localizacións exactas de celas están gravadas na macro. Alternativamente, as macros pódense configurar para usar referencias de celas relativas que significan que os movementos (canto columnas esquerda ou dereita move o cursor da cela) son rexistrados en lugar de locais exactos.
O que usa depende do que estea configurado. Se desexa repetir os mesmos pasos, como formatar columnas de datos, unha e outra vez, pero cada vez que está formateando columnas diferentes nunha folla de traballo, sería apropiado empregar referencias relativas.
Se, por outra banda, desexa formatar o mesmo rango de celas (como A1 a M23), pero en diferentes follas de traballo, entón as referencias de celas absolutas poderían usarse de xeito que cada vez que se execute a macro, o primeiro paso é mover a cursor das celas á cela A1.
Cambiar as referencias de cela de relativo a absoluto faise fácilmente facendo clic na icona Use referencias relativas na páxina Desenvolvedores da cinta.
5. Usar teclas de teclado contra o rato
Tendo unha macro tecla de rexistro de teclas cando se move o cursor da cela ou se selecciona un intervalo de celas, normalmente é preferible ter movementos de rato rexistrados como parte da macro.
Usando combinacións de teclas de teclado (como Ctrl + End ou Ctrl + Maiús + tecla de frecha dereita) para mover o cursor da cela aos bordos da área de datos (aquelas celas que conteñen datos na folla de cálculo actual) en lugar de premer repetidamente a frecha ou a pestana As teclas para mover varias columnas ou filas simplifican o proceso de uso do teclado.
Incluso cando se trata de aplicar comandos ou seleccionar opcións de cinta usando teclas de atallo de teclado é preferible usar o rato.