Excel paso a paso tutorial básico

Usar Excel non é tan difícil como parece

Excel é o progam de folla de cálculo electrónico (tamén coñecido como software ) que se usa para almacenar, organizar e manipular datos.

Os datos almacénanse en celas individuais que normalmente se organizan nunha serie de columnas e filas nunha folla de cálculo. Esta colección de columnas e filas refírese a unha táboa. As táboas usan títulos na fila superior e cara abaixo do lado esquerdo da táboa para identificar os datos almacenados na táboa.

O Excel tamén pode realizar cálculos sobre os datos empregando fórmulas . E para axudar a facer máis doado atopar e ler a información nunha folla de cálculo, Excel ten unha serie de funcións de formato que se poden aplicar a celas individuais, a filas e columnas ou a táboas completas de datos.

Dado que cada folla de cálculo nas versións recentes de Excel contén miles de millóns de celas por folla de traballo, cada cela ten unha dirección coñecida como referencia de cela para que se poida referenciar en fórmulas, gráficos e outras funcións do programa.

Este tutorial cobre os pasos necesarios para crear e formatar unha folla de cálculo básica que conteña a táboa de datos, fórmulas e formato vistos na imaxe anterior.

Os temas incluídos neste tutorial son:

• Introducir os datos na táboa
• Ampliación de columnas de follas de traballo individuais
• Engadiuse a data actual e un rango nomeado á folla de cálculo
• Engadido a fórmula de dedución
• Engadido a fórmula líquida líquida
• Copiar fórmulas co controlador de recheo
• Engadir formato de número a datos
• Engadir formato de celas

01 de 08

Comezando a táboa de datos

Introducir datos nas celas de folla de cálculo sempre é un proceso en tres etapas.

Estes pasos son:

1. Fai clic na cela onde desexa que vaian os datos.
2. Escriba os datos na cela.
3. Prema a tecla Intro no teclado ou prema noutra cela co rato.

Como se mencionou, cada célula nunha folla de traballo identifícase mediante unha referencia de enderezo ou de cela , que consiste na letra de columna e número da fila que se cruzan na localización dunha cela.

Ao escribir unha referencia de cela, a letra da columna sempre está escrita primeiro seguido polo número da fila, como A5, C3 ou D9.

Ao ingresar os datos deste tutorial, é importante ingresar os datos nas celas correctas. As fórmulas introducidas nos pasos seguintes fan uso das referencias de celas dos datos introducidos agora.

Introducir os datos do titorial

1. Para seguir este tutorial, utilice as referencias das celas dos datos que se ven na imaxe superior para ingresar todos os datos nunha folla de cálculo en branco.

02 de 08

Ampliar columnas en Excel

Por defecto, o ancho dunha cela permite que se mostren só oito caracteres de entrada de datos antes de que os datos se derramen na seguinte cela á dereita.

Se a cela ou as celas á dereita están en branco, os datos ingresados ​​amósanse na folla de traballo, como se pode ver co título da folla de cálculo Cousas de dedución para os empregados ingresados ​​na cela A1.

Se a cela á dereita contén datos, os contidos da primeira cela quedan truncados aos primeiros oito caracteres.

Varias celas de datos ingresados ​​no paso anterior, como a etiqueta Dedución Rate: ingresaran na cela B3 e Thompson A. ingresaran na cela A8 truncadas porque as celas á dereita contén datos.

Para corrixir este problema para que os datos estean completamente visibles, as columnas que conteñen eses datos deben ser ampliadas.

Como en todos os programas de Microsoft, hai varias formas de ampliar as columnas . Os pasos a seguir abranguen a forma de ampliar as columnas usando o rato.

Ampliación das follas individuais

1. Sitúe o punteiro do rato na liña entre as columnas A e B no encabezado da columna .
2. O punteiro cambiará a unha frecha de dobre sentido.
3. Prema e manteña premido o botón esquerdo do rato e arrastre a frecha de dobre cabeza á dereita para ampliar a columna A ata que a entrada enteira de Thompson A. sexa visible.
4. Exclúe outras columnas para mostrar os datos segundo sexa necesario.

Ancho de columna e follas de cálculo

Xa que o título da folla de traballo é longo en comparación coas outras etiquetas da columna A, se a columna se ampliou para mostrar o título enteiro na cela A1, a folla de traballo non só parecería rara, pero dificultaría a utilización da folla de traballo por mor de as lagoas entre as etiquetas da esquerda e as demais columnas de datos.

Como non hai outras entradas na fila 1, non é incorrecto simplemente deixar o título coma se estivese aberto ás celas á dereita. Alternativamente, Excel ten unha función chamada merge e center que se utilizará nun paso posterior para centrar rapidamente o título sobre a táboa de datos.

03 de 08

Engadindo a data e un intervalo nomeado

Descrición xeral da función de data

É normal engadir a data a unha folla de cálculo, moitas veces para indicar cando a folla se actualizou por última vez.

Excel ten unha serie de funcións de data que fan que sexa fácil ingresar a data nunha folla de cálculo.

As funcións son só fórmulas incorporadas en Excel para facilitar a realización de tarefas comúnmente realizadas, como engadir a data a unha folla de cálculo.

A función TODAY é fácil de usar porque non ten argumentos , que son datos que deben ser entregados á función para que funcione.

A función TODAY é tamén unha das funcións volátiles de Excel, o que significa que se actualiza cada vez que se recalcula, o que xeralmente é sempre a apertura da folla de cálculo.

Engadido a data coa función HOXE

Os pasos a seguir engadirán a función HOXE á cela C2 da folla de cálculo.

1. Faga clic na cela C2 para que sexa a célula activa
2. Fai clic na pestana Fórmulas da cinta
3. Fai clic na opción Data e hora da cinta para abrir a lista de funcións de data
4. Fai clic na función Hoxe para abrir a caixa de diálogo da función
5. Faga clic en Aceptar no cadro de diálogo para ingresar a función e volver á folla de cálculo
6. Debe engadirse a data actual á cela C2

Vendo ###### Símbolos en lugar de Data

Se aparece unha liña de símbolos de etiqueta de hash na cela C2 no canto da data despois de agregar a función HOXE a esa cela, é porque a cela non é suficientemente aberta para mostrar os datos formatados.

Como se mencionou anteriormente, os números sen formato ou os datos de texto derramanse para baleirar as celas á dereita se é demasiado ancho para a cela. Os datos formateados como un tipo de número específico, como a moeda, as datas ou o tempo, non se derraman á seguinte cela se son máis anchas que a cela onde se atopan. En vez diso, mostran o erro ######.

Para corrixir o problema, ensanche a columna C usando o método descrito no paso anterior do tutorial.

Engadindo un intervalo chamado

Un rango nomeado créase cando unha ou máis celas teñen un nome para que o rango sexa máis doado de identificar. Os intervalos nomeados poden ser utilizados como sustituto da referencia de cela cando se usan en funcións, fórmulas e gráficos.

A forma máis sinxela de crear intervalos nomeados é usar o cadro de nome situado na esquina superior esquerda da folla de traballo por riba dos números de fila.

Neste tutorial, a taxa de nome darase á célula C6 para identificar a taxa de dedución aplicada aos salarios dos empregados. O rango nomeado será usado na fórmula de dedución que se engadirá ás celas C6 a C9 da folla de cálculo.

1. Seleccione a cela C6 na folla de cálculo
2. Escriba "taxa" (sen comiñas) no cadro de nome e prema a tecla Intro no teclado
3. A célula C6 agora ten o nome de "taxa"

Este nome será usado para simplificar a creación das fórmulas de Deducións no seguinte paso do tutorial.

04 de 08

Entrando na fórmula de deducións dos empregados

Descrición xeral das fórmulas de Excel

As fórmulas de Excel permítenlle realizar cálculos sobre datos de número entrados nunha folla de cálculo .

As fórmulas de Excel pódense usar para o cruxido de números básicos, como a suma ou a resta, así como cálculos máis complexos, como atopar a media dun alumno nos resultados das probas e calcular os pagamentos das hipotecas.

• As fórmulas en Excel sempre comezan co signo igual ( = )
• O sinal igual está sempre escrito na cela onde quere que apareza a resposta
• A fórmula completada presionando a tecla Intro no teclado

Usar referencias de cela en fórmulas

Unha forma común de crear fórmulas en Excel implica ingresar os datos da fórmula nas celas de folla de cálculo e logo usar as referencias das celas para os datos da fórmula, no canto dos datos en si.

A principal vantaxe deste enfoque é que, se máis tarde faise necesario cambiar os datos , é unha simple cuestión de substituír os datos nas celas en lugar de reescribir a fórmula.

Os resultados da fórmula actualizaranse automaticamente unha vez que os datos cambien.

Uso de intervalos nomeados en fórmulas

Unha alternativa ás referencias de celas é usar intervalos nomeados , como o tipo de intervalo nomeado creado no paso anterior.

Nunha fórmula, un rango nomeado funciona igual que unha referencia de cela, pero normalmente úsase para valores que se usan varias veces en fórmulas diferentes, como unha taxa de dedución de pensións ou beneficios para a saúde, unha taxa impositiva ou unha base científica constante - mentres que as referencias celulares son máis prácticas en fórmulas que fan referencia a datos específicos só unha vez.

Nos pasos a seguir, as dúas referencias de celas e un rango nomeado úsanse na creación de fórmulas.

Entrando na fórmula de deducións dos empregados

A primeira fórmula creada na célula C6 multiplicará o salario bruto do empregado B. Smith pola taxa de dedución da célula C3.

A fórmula terminada na cela C6 será:

Taxa = B6 *

Usando apuntando para introducir a fórmula

Aínda que só se pode escribir a fórmula anterior na cela C6 e ter a resposta correcta, é mellor empregar apuntando para engadir as referencias de celas ás fórmulas para minimizar a posibilidade de erros creados escribindo na referencia de cela incorrecta.

O sinalar implica facer clic na cela que contén os datos co punteiro do rato para engadir a referencia da cela ou o rango nomeado á fórmula.

1. Fai clic na cela C6 para que sexa a célula activa
2. Escriba o signo igual ( = ) na cela C6 para comezar a fórmula
3. Prema na cela B6 co punteiro do rato para engadir esa referencia de cela á fórmula despois do signo igual
4. Escriba o símbolo de multiplicación ( * ) na cela C6 despois da referencia da cela
5. Prema na célula C3 co punteiro do rato para engadir o rango de intervalo nomeado á fórmula
6. Prema a tecla Intro no teclado para completar a fórmula
7. A resposta 2747.34 debería estar presente na célula C6
8. Aínda que a resposta á fórmula móstrase na cela C6, facendo clic nesa celda aparecerá a fórmula = B6 * na barra de fórmulas arriba da folla de cálculo

05 de 08

Entrando na fórmula de salario neto

Entrando na fórmula de salario neto

Esta fórmula créase na cela D6 e calcúlase o salario neto dun empregado restando o importe de dedución calculado na primeira fórmula do Salario Bruto .

A fórmula terminada na cela D6 será:

= B6 - C6

1. Prema na célula D6 para que sexa a célula activa
2. Escriba o signo igual ( = ) na cela D6
3. Prema na cela B6 co punteiro do rato para engadir esa referencia de cela á fórmula despois do signo igual
4. Escriba un signo menos ( - ) na cela D6 despois da referencia da cela
5. Prema na célula C6 co punteiro do rato para que a referencia de célula á fórmula
6. Prema a tecla Intro no teclado para completar a fórmula
7. A resposta 43.041.66 debería estar presente na célula D6
8. Para ver a fórmula na cela D6, faga clic nesa cela para mostrar a fórmula = B6 - C6 na barra de fórmulas

Referencias de celas relativas e fórmulas de copia

Ata agora, as fórmulas de Deducións e salarios nacionais foron engadidos a só unha única cela na folla de cálculo - C6 e D6, respectivamente.

Como resultado, a folla de cálculo está completada só para un empregado: B. Smith.

En vez de percorrer a tarefa lenta de recrear cada fórmula para os demais empregados, Excel permite, en determinadas circunstancias, que as fórmulas sexan copiadas noutras celas.

Estas circunstancias adoitan implicar o uso dun tipo específico de referencia celular (coñecido como referencia de célula relativa ) nas fórmulas.

As referencias de celas que se introduciron nas fórmulas nos pasos anteriores foron referencias de celas relativas e son o tipo de referencia por defecto de celas en Excel, co fin de facer copiar as fórmulas o máis sinxelo posible.

O seguinte paso do tutorial usa o Control de recheo para copiar as dúas fórmulas nas liñas seguintes para completar a táboa de datos para todos os empregados.

06 de 08

Copiar as fórmulas co controlador de recheo

Vista xeral do recheo

O identificador de recheo é un pequeno punto negro ou cadrado no ángulo inferior dereito da cela activa .

O identificador de recheo ten varios usos, incluíndo a copia do contido dunha cela nas celas adxacentes. encher celas cunha serie de números ou etiquetas de texto e copiar fórmulas.

Neste paso do tutorial, o identificador de recheo úsase para copiar as fórmulas de Dedución e Salario Recto das celas C6 e D6 ata as celas C9 e D9.

Copiar as fórmulas co controlador de recheo

1. Destaque as celas B6 e C6 na folla de cálculo
2. Coloque o punteiro do rato sobre o cadrado negro no canto inferior dereito da cela D6 - o punteiro cambiará a un signo máis "+"
3. Prema e manteña premido o botón esquerdo do rato e arrastre o control de enchido cara á cela C9
4. Solte o botón do rato - as celas C7 a C9 deberían conter os resultados da fórmula de dedución e as celas D7 a D9 a fórmula Salario Neto

07 de 08

Aplicando formato de números en Excel

Descrición xeral de formatado de Excel

O formato de número refírese á adición de símbolos de moeda, marcadores decimais, signos de porcentaxe e outros símbolos que axudan a identificar o tipo de datos que se atopan nunha cela e que facilitan a lectura.

Engadindo o símbolo de porcentaxe

1. Seleccione a cela C3 para resaltala
2. Fai clic na pestana Inicio da cinta
3. Fai clic na opción Xeral para abrir o menú desplegable do formato de número
4. No menú, fai clic na opción Porcentaxe para cambiar o formato de valor na cela C3 do 0,06 ao 6%

Engadindo o símbolo de moeda

1. Selecciona as celas D6 a D9 para resaltarlas
2. Na pestana Inicio da cinta, fai clic na opción Xeral para abrir o menú despregable de formato de número
3. Prema na Moeda no menú para cambiar o formato dos valores nas celas D6 a D9 á moeda con dous decimais

08 de 08

Aplicación de formato de celas en Excel

Descrición xeral do formatado de celas

O formato de cela refírese ás opcións de formato, como a aplicación de formatos en negra a texto ou números, modificando o aliñamento de datos, engadindo bordos a celas ou empregando funcións de fusión e centro para cambiar a aparencia dos datos nunha cela.

Neste tutorial, os formatos celulares mencionados anteriormente aplicaranse a celas específicas na folla de traballo para que coincida coa folla de cálculo rematada presentada na páxina 1 do tutorial.

Engadir formato en negra

1. Seleccione a cela A1 para resaltala.
2. Fai clic na pestana Inicio da cinta .
3. Prema na opción de formatado en negrita como se identifica na imaxe de arriba para en negra os datos da cela A1.
4. Repita a secuencia anterior de pasos para en negra os datos nas celas A5 a D5.

Cambio de aliñamento de datos

Este paso cambiará o aliñamento esquerdo predeterminado de varias celas ao aliñamento central

1. Seleccione a cela C3 para resaltala.
2. Fai clic na pestana Inicio da cinta.
3. Fai clic na opción de aliñamento do centro como se indica na imaxe de arriba para centrar os datos na cela C3.
4. Repita a secuencia anterior de pasos para centrar os datos en celas A5 a D5.

Merge e Center Cells

A opción Combinar e Centro combina unha serie de seleccionados nunha única cela e centra a entrada de datos na maioría das celas da esquerda a través da nova cela combinada. Este paso combinará e centrará o título da folla de traballo - Cálculos de dedución para empregados ,

1. Selecciona as celas A1 a D1 para resaltarlas.
2. Fai clic na pestana Inicio da cinta.
3. Faga clic na opción Merge & Center como se identifica na imaxe de arriba para combinar celas A1 a D1 e centrar o título a través destas celas.

Engadindo bordos inferiores a celas

Este paso engadirá bordos inferiores ás celas que conteñen datos nas liñas 1, 5 e 9

1. Seleccione a cela combinada A1 a D1 para resaltala.
2. Fai clic na pestana Inicio da cinta.
3. Fai clic na frecha cara abaixo á beira da opción Borde como se identifica na imaxe de arriba para abrir o menú despregábel dos bordos.
4. Fai clic na opción Bordo inferior do menú para engadir un borde ao fondo da cela combinada.
5. Repita a secuencia anterior de pasos para engadir un bordo inferior ás celas A5 a D5 e ás celas A9 a D9.